Reuniones de equipo: Aprender a trabajar en la realidad virtual

Estoy tan nerviosa antes de mi primera reunión en la realidad virtual que me pongo el visor que me prestaron 10 minutos antes de que empiece. Aparezco en el espacio de reunión y, lógicamente, no hay nadie. Me saco el visor, camino de un lado a otro de la habitación durante unos minutos, y regreso en el horario programado como si recién llegara.

Todo eso a pesar de que el equipo de Arthur Technologies organizó un tutorial ayer en el que respondieron amablemente a varias de mis preguntas más urgentes, por ejemplo, "¿Cómo me paro?" y "¿Cómo me deshago de este bloc de notas flotante gigante que creé por accidente?”

Durante la sesión de capacitación, también me enseñaron otras habilidades esenciales para hacer entrevistas en VR, como la forma correcta de beber champán virtual, cómo teletransportarme (que para mí es más como saltar), y cómo poner los brazos para que mi avatar no parezca un velociraptor.

¿Por qué me someto a todo esto? Porque hablaré con el fundador y CEO de Arthur, Christoph Fleischmann. Las presentaciones transcurren sin inconvenientes: el avatar de Chris es fácil de reconocer en VR porque lo crearon a partir de una fotografía. El mío también: usaron una foto de mi perfil de LinkedIn. Y sí, podemos elegir qué ropa usar. El equipo de Arthur me vistió con un elegante conjunto de blazer y jeans combinado con un par de zapatillas blancas que aportan un toque más informal. Ojalá me vistieran para todas mis reuniones.

Chris creció en Viena, lejos de los centros más importantes del sector, y se sentía aislado de la comunidad de TI global. Cuando tuvo su primer contacto con la tecnología de realidad aumentada, hace 10 años, cuando la mayoría de las personas creía que era un truco de marketing. ¿Recuerdan cuando a todos nos pedían que escaneáramos un código QR para hacer aparecer un logotipo virtual? Pero, en el caso de Chris, quedó sembrada la semilla de una idea mucho más grande. Pensó que esta podría ser la solución que igualara el campo de juego y le permitiera conectarse de manera diferente, más significativa, con una comunidad que evoluciona a la velocidad del rayo.

Lo genial de Arthur —una empresa cuyo software ayuda a las empresas a reunirse, a colaborar y a gestionar el trabajo en VR— se puede describir mejor con la historia del hackeo de un dispositivo. Uno de sus primeros clientes, el grupo de TI de una gran empresa automotriz, llevaba unos meses trabajando con ellos. En aquel entonces, la mayor parte de la planificación corporativa se hacía de manera presencial: todos se reunían y pegaban notas adhesivas en la pared. La reunión con el equipo de Arthur, en cambio, fue en VR.

Al parecer, el cliente de TI de Arthur había hackeado el software y había ampliado el espacio de la reunión para incluir un área más social, no muy distinta del espacio al que ingresé para mi conversación con Chris (que admite con orgullo que Arthur adoptó la idea). Todos "salieron" y descansaron allí, charlando sobre sus vidas sin salir de la realidad virtual.

"Fue un momento bastante mágico", recuerda Chris. "Nos dimos cuenta de que esto es más que una sala de reuniones para ellos. Es un lugar donde trabajan y socializan".

Noto que ofrecen cierto tipo de libertad, una invitación a un tipo de conexión más informal, algo que promueven los suaves tonos de puesta del sol que utiliza nuestra vista virtual. Chris me recuerda que eso se debe a que mi cerebro está siendo engañado: mi conciencia espacial cambió sutilmente sin que me diera cuenta. Si me acercara a los límites de este espacio de VR, por ejemplo, probablemente sentiría un cosquilleo en los pies.

La presencia es la base sobre la que se construyó Arthur. Todo está diseñado para hacer que las personas se sientan cómodas, para que sientan que pueden expresarse. Sin embargo, para lograr que las organizaciones empresariales adoptaran la solución a gran escala, la conexión emocional no era suficiente.

A Chris le gusta hablar del diagrama de Venn que existe entre presencia y productividad, y de cómo muchas empresas se esfuerzan para lograr que ambos elementos se complementen, en lugar de elegir uno a expensas del otro. En Arthur, "la productividad desarrollada correctamente te hace sentir más presente y te ayuda a participar". Describe una reunión de 10 personas. En una videollamada con tantas personas, es difícil que todos participen activamente y de manera sostenida. Aquí, "todo el mundo participa, toma notas, mueve las cosas en la pizarra o inicia conversaciones paralelas".

El audio encapsula gran parte del poder del medio. Si Chris se mueve a mi izquierda durante la conversación, la dirección del sonido de su voz cambia. Si se aleja, me cuesta más oír lo que dice. Por diseño, algunas salas de reunión de Arthur están "insonorizadas" de modo que, si hay alguien del otro lado de la puerta, no pueda oír a los que están dentro ni hablarles. Lo descubrí por las malas durante la introducción al espacio, cuando un "salto" accidental me sacó del rango de la conversación.

Mi mayor miedo durante esos saltos, que son una función importante y necesaria para navegar por Arthur, es caer accidentalmente sobre alguien del otro lado. Desde ya, ocurre exactamente eso. Como los avatares no tienen peso, nadie resulta herido durante la colisión, y nos lo tomamos con humor. Chris ya debe estar acostumbrado. Espero.

"Se podría construir una prueba de personalidad en torno a la realidad virtual", me dice. Surgen nuevas tecnologías y formas de conectarse, pero ciertas verdades de la experiencia humana no cambian: las personas tienen diferentes preferencias y diferentes necesidades. Algunas prefieren espacios pequeños y con diseño complejos. Otras se desenvuelven mejor en salas abiertas creadas para reunirse.

Para las empresas, es muy positivo contar con soluciones como Arthur, que les permiten respaldar a su equipo en una variedad de contextos, desde salas de reunión creadas para proponer ideas hasta anfiteatros con capacidad para reuniones de toda la organización o terrazas ideales para hacer brindis. "Agregamos la realidad mixta —dice Chris— para que las personas puedan invitar a sus compañeros de trabajo a su sala de estar". Empiezo a preocuparme inmediatamente por mi elección de cojines.

Mientras Chris me lleva a una sala de trabajo virtual y me muestra cómo el software puede importar datos y ofrecer lo mismo que otras soluciones para el lugar de trabajo, como las pizarras, las notas adhesivas y los flujos de kanban, imagino las reuniones que podría tener con mi equipo en este espacio para explorar ideas o planificar el trimestre. Dicho eso, me alegro de que no me pida que escriba una nota. Sigo teniendo dudas sobre mi habilidad para interactuar sin problemas con Arthur. Todas las funciones son accesibles y fáciles de usar. Pero sé que, al menos hoy, en cámara, seguramente me vea torpe intentándolo.

Cuando lo admito, Chris me tranquiliza: "No debería sentirse como algo normal, porque no lo es. Si no fuera extraño, el cambio no sería suficientemente grande. Es un cambio enorme".

Tal vez eso sea una nota acerca de los pioneros en la adopción de soluciones como Arthur y de plataformas como la realidad virtual en general. Esta tecnología es para cualquier persona dispuesta a aceptar cosas un poquito extrañas en busca de la siguiente frontera.

"Es lógico que haya un grado de aprendizaje y que se necesite dedicar tiempo y atención para familiarizarse con esta experiencia", dice Chris.

Como si quisiera confirmar el argumento, en medio de la oración, me empieza a picar muchísimo la nariz. No se puede evitar. Voy a tener que ingeniármelas para bajar el controlador y subir el visor para solucionarlo. No tengo idea de cómo se verá afectado mi avatar ni de qué verán los demás. Siento la obligación de advertirles y nos reímos de ello. Es otro momento (pequeño, pero poderoso), que remarca la fuerza y la realidad de nuestra presencia compartida.

Así y todo, me alegra no haber tenido que estornudar.

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