VR-design omvandlar framtidens kontor

Under de senaste tio åren har kontoret genomgått en av sina mest betydande omvandlingar sedan införandet av öppna kontorslandskap under efterkrigstiden. Ny teknik och ett behov av mer flexibilitet skapar nya möjligheter för företag över hela världen.

Enligt Frank Lloyd Wright, arkitekten som skapade det första öppna kontorslandskapet, representerade hans byggnader – som uppfördes mot en bakgrund av politisk extremism på 1930-talet – ”frihetens och demokratins arkitektur”. Spolar du fram till 2000-talet anammar många av världens största företag fortfarande Wrights vision om den demokratiska arbetsplatsen, om än med tillägg av samlingsutrymmen och fotbollsbord.

Och det är dessa företag, däribland Meta, Google, Atlassian och Apple, som nu följer fotspåren från tidiga pionjärer som Wright. De förändrar utrymmen där vi arbetar, använder mixad verklighet för att se över hur deras egna kontor designas och skapas och undersöker hur dessa uppslukande tekniker kan ge bättre digitalt samarbete för anställda.

Under 2022 visade PwC US Metaverse Survey att 21 % av företagen redan använde VR i sin verksamhet och 34 % sa att det största framtida användningsområdet var ”ett effektivare sätt att utveckla och utbilda anställda”. Så var fallet för Trello 2021, då de använde virtuell verklighet som ett nytt sätt att föra samman sina anställda.

”Trello, som förvärvades av Atlassian 2017, har alltid varit ett sammansvetsat team”, förklarar Liz Leary, företagets Employee Experience Manager. ”Vi har fortsatt att upprätthålla denna teamkänsla över teamgränser, oceaner, tidszoner och genom ett förvärv. Sedan förändrade covid världen.”

Även om covid-19-pandemin inte var den enda orsaken till efterfrågan på mer samarbete på distans, har den påskyndat behovet av flexibilitet där mer uppslukande verktyg har blivit allt viktigare.

”I slutet av 2020, när covid var som värst, hade jag och min chef ett samtal och jag nämnde VR-umgänget i hans kalender”, säger Leary. ”Han och andra medlemmar i Trellos ledningsgrupp hade skapat ett VR-umgänge varje fredag eftermiddag. Jag berättade för honom hur mycket jag önskade mig ett Quest-headset i julklapp så att jag kunde umgås med dem. Men det jag trodde var ett skämt om att utrusta Trello-medarbetarna med headset var i själva verket en plan som redan hade satts i verket. Därefter föddes Trello Together: VR Edition.”

Målet för TTVR21, som projektet kallades, var att återskapa en digital representation av Trellos kontor i New York så att medarbetarna kunde träffas i ett virtuellt utrymme med hjälp av ett VR-headset eller via ett webbgränssnitt på dator och mobil.

Detta uppnådde Trello genom att välja Frame (en digital samarbetsplattform skapad av Virbela) som miljöns ”motor”, som skulle nås via Meta Quest-headset, av vilka 250 levererades till anställda runt om i världen.

”Resultatet blev en uppslukande och realistisk digital tvilling som överraskade och inspirerade våra medarbetare”, säger Leary. ”Nyare medarbetare fick en korrekt uppfattning om kontorets utseende och känsla, medan de som hade varit med före pandemin sa att det kändes som att komma hem.”

Att skapa en så stor miljö med flera visuella element innebar dock vissa utmaningar, och många resurser kunde bara inkluderas som platta PNG-filer. Med 250 personer som anslöt samtidigt krävdes också extra servrar för att tillhandahålla en tillfredsställande interaktionsnivå. Och det stora antalet deltagare innebar att gästerna behövde delas in i grupper om 30 och tilldelas en länk till nio separata versioner. Men Trello vände detta till sin fördel.

”Vi utvecklade idén om Wall of Portals: virtuella dörrar som man enkelt kan klicka på för att komma till en annan länk med en annan grupp personer”, förklarar Leary. ”Det var episkt!”

Leary säger att evenemanget hade en ”otrolig inverkan” på Trellos teambuildingmetoder. Efter TTVR21 fortsatte medarbetarna att använda sina headset för virtuella möten med sina team. ”Det har haft bestående effekter på vår kultur och våra kontakter”, avslöjar hon. ”Och det slutade med att jag organiserade ytterligare tre VR-evenemang för olika team på Atlassian.”

Trots framgångarna med Trello-evenemanget är digitalt samarbete fortfarande ett nytt användningsområde för VR. Men dess tillämpning på hur våra arbetsplatser utformas är nu mycket vanligare. Och i en undersökning av Förenade kungarikets största arkitektbyråer (känd som AJ100) fann forskarna att 52 % använde virtuell verklighet i arbetet.

Hawkins Brown är en Londonbaserad arkitektbyrå som just nu integrerar VR-teknik i sina senaste projekt. Under 2022 färdigställde Hawkins Brown världens första forskningspark för samhällsvetenskap (sbarc/spark) inom Cardiff Universitys Innovation Campus i Wales. Den 12 000 kvadratmeter stora byggnaden designades för att erbjuda en mängd olika arbets- och rekreationsutrymmen, samt laboratorier och utställningsytor.

I centrum av utrymmet finns en skulpturtrappa som sträcker sig genom hela den sju våningar höga byggnaden. Trappan, som kallas ”Oculus”, är den viktigaste ingången till byggnaden, med sittplatser på båda sidor. Som en del i designprocessen använde teamet Dynamo, ett visuellt programmeringsspråk med öppen källkod för Revit, tillsammans med en realtidsbaserad spelmotor. På så sätt kunde teamet gå runt i modellen och bedöma effekterna av designförändringar, antingen på skärmen eller med hjälp av ett VR-headset.

”Att använda VR i samtal med en kund kan leda till nya resultat”, säger Jack Stewart, Associate, Digital Design hos Hawkins Brown. ”När det gäller trappan Oculus ansåg kunden att det var mycket viktigt att kunna stå längst ned och se hela vägen upp till toppen för att skapa en visuell förbindelse genom byggnaden. Entreprenören föreslog att trappans position skulle flyttas något och att den skulle göras mer vertikal. Men det skulle ha gjort att vi förlorade synvinkeln ’genom byggnaden’. Med hjälp av ett VR-headset kunde vi visa hur det skulle ha sett ut.”

Hawkins Brown arbetar inte bara med att engagera kunder och nå ut i samhället, utan tittar också på hur virtuell verklighet kan integreras ytterligare i verksamheten i framtiden, både som ett samarbets- och skapandeverktyg.

”Vi tittar på hur digitala onlinemiljöer kan användas på det mest uppslukande sättet med hjälp av virtuell verklighet”, förklarar Samuel Wheeler, som för närvarande bedriver VR-forskning hos Hawkins Brown. ”Vi utforskar vad vi kan göra med VR, bland annat vad vi tror att vi kan göra i den miljön med 3D-design i realtid. Vi är entusiastiska över hur tekniken med VR-headset kan öppna upp en ny typ av miljö för oss.”

Trots att pandemin var en bidragande faktor för företag som Trello, som började använda VR efter effekterna av covid-19, var den en mindre faktor för användningen av VR-teknik inom arkitektur, där den har använts av många företag i över 10 år nu.

”Användningen av VR påskyndades uppenbarligen av pandemin, men vi arbetade redan i det kollaborativa metaversumet innan dess. Det var helt enkelt så vi redan arbetade”, förklarar John Cerone, huvudman på SHoP Architects.

SHoP Architects är en byrå i New York som har arbetat med några av världens mest innovativa företag, med projekt som Barclays Center i Brooklyn, Ubers nya huvudkontor i San Francisco och det nyligen öppnade Collins Arch-komplexet i Melbourne.

SHoP arbetar för närvarande också med Atlassians huvudkontor, som blir det högsta hybridträtornet någonsin när det står klart 2025. Byrån använder VR-design för att visualisera rumsliga relationer, samt för att visa upp resultatet av sin design för kunder och intressenter.

”Vi skapar byggnader som existerar i det fysiska rummet, och ingenting ersätter ett personligt besök på plats. Men innan ett projekt byggs är allt en virtuell upplevelse, så VR är ett fantastiskt sätt att få personer att delta i design, digitalt samarbete och samordning av projekt”, förklarar Cerone. ”Om du ska investera i något som förverkligas på kanske fem år, från design till inflyttning, bör kunderna få tillgång till varje hörn av ett projekt.”

En viktig milstolpe för SHoP var när Meta Quest-headsetet blev trådlöst, vilket Cerone beskriver som ett ”stort ögonblick”. Detta minskade ett av de största hindren för användning av VR-headset. Byrån använder också en rad olika tekniker för att presentera sitt arbete, bland annat ett särskilt visningsrum där större grupper kan delta i realtidssamarbete.

”360-rummet [utvecklat av företaget Igloo Vision från Förenade kungariket] var ett sätt att gå runt den här frånkopplingen som du kan uppleva i VR”, säger Cerone. ”Det är inte stereoskopiskt, och det är inte uppslukande på samma sätt som VR. Men det är mer kollektivt. Du kan ha många personer på samma plats som ser samma sak, och du får en bra känsla för skalan, så det underlättar verkligen för både kommunikation och beslutsfattande. Det är ytterligare ett fönster in i projektet.”

Arkitekter är utbildade för att förstå planer och 3D-modeller, men för de flesta andra är det svårt att ta steget från arkitektoniska designverktyg till att föreställa sig hur en byggnad faktiskt kommer att se ut. Därför använder arkitekter i allt större utsträckning teknik med mixad verklighet så att de kan gå längre än 2D-planer och CAD-renderingar på skärmen.

”VR möjliggör mer delaktighet och intuitiv åtkomst”, säger Cerone. ”Innan VR var det väldigt svårt för de som inte var arkitekter att titta på en planritning och föreställa sig hur det utrymmet faktiskt kommer att se ut och kännas. Men alla som sätter på sig ett VR-headset kan omedelbart gå igenom och uppleva projektet och ha en åsikt.”

”Det handlar om intuitiv åtkomst och delaktighet”, fortsätter han. ”Vi har haft säkerhets- och brandinspektörer som har gått igenom våra projekt i VR och pekat ut var kamerorna borde sitta och var problemen kommer att finnas när det gäller åtkomst. Kunderna går igenom ett projekt i VR och kan delta i projektet eftersom de upplever det intuitivt. Det demokratiserar designprocessen.”

Det må vara flera år mellan Frank Lloyd Wrights arbete och användningen av mixad verklighet-teknik på kontoret, men det finns en tydlig koppling mellan de två. Wrights slutliga mål att skapa frihet och demokrati på arbetsplatsen anammas nu av företag som Trello, Hawkins Brown, SHoP och många fler för att skapa framtidens kontor. Och hans ord från förra seklet, där han beskrev en vision av hur ett kontorsutrymme skulle kunna se ut, är fortfarande aktuella och ger upphov till slående paralleller med vart MR nu tar oss:

”Ljuset kom in där det aldrig hade kommit in tidigare. Visionen slocknade. Och du hade skärmar istället för väggar. Här var väggarna inte längre väggar. Och boxen var inte längre en box. Och hörnfönstret gick jorden runt.”

Det finns oändliga möjligheter att utforska när det gäller VR-design. Om du vill ta reda på mer om hur du och ditt företag kan använda Meta for Work för att hjälpa till med kreativitet och design kan du ta en titt på våra sidor för arbetslösningar där du hittar de senaste innovationerna.