Hybridarbete har blivit det föredragna alternativet för dem som har jobb där det fungerar. I en global ögonblicksbild ser man att i april till maj 2023 hade 25,6 procent av medarbetarna ett hybridarbetsmönster, medan 7,9 procent arbetade helt och hållet hemifrån.
Detta sätt att arbeta är populärt hos medarbetarna. Enligt Förenade kungarikets CIPD uppgav 69 procent av medarbetarna att möjligheten att arbeta på distans är viktigt för dem när de letar efter en ny tjänst. Och i en undersökning utförd av jobbwebbplatsen Monster uppgav mer än var fjärde anställd i USA att de hellre skulle genomgå en rotfyllning än att arbeta på sina kontor fem dagar i veckan. Nästan två av fem arbetstagare sa att de skulle överväga att sluta ett jobb som krävde bara en dag på plats.
Men å andra sidan är arbetsgivarna inte helt övertygade: 90 procent planerar att införa policyer för återgång till kontoret i slutet av 2024, enligt en undersökning från Resumé Builder.
Det finns helt klart olika förväntningar som måste överbryggas, och tekniken kan hjälpa till. Mixad och virtuell verklighet förändrar hybrid- och distansarbete, ger en verklig känsla av att vara tillsammans och ger den personliga touch och uppkoppling som personer behöver för att blomstra, oavsett om de deltar i ett virtuellt möte, arbetar på ett kreativt projekt eller utbildas i nya färdigheter.
Men det handlar om mer än bara teknik. Det är relativt enkelt att erbjuda en modell för hybridarbete, men för att den ska fungera för ditt företag krävs mycket eftertanke och planering samt extra stöd för medarbetare som kan ha svårt att navigera i det decentraliserade arbetssättet med flera utrymmen.
Så hur kan organisationer få rätt balans och lyckas?
Vad är modellen för hybridarbete?
En modell för hybridarbete erbjuder det bästa av två världar – en blandning av arbete på plats och på distans. En medarbetare kan till exempel arbeta hemifrån tre dagar i veckan och två dagar på kontoret. Det kan också finnas särskilda dagar då cheferna förväntar sig att medarbetarna ska delta i fysiska möten. Den här typen av arrangemang gör att medarbetarna kan behålla den flexibilitet som de har haft när de arbetat hemifrån, men ändå ha de viktiga personliga kontakterna med kollegorna som är så viktiga för samarbetet och välbefinnandet.
Låt oss ta en titt på de olika typerna av modeller för hybridarbete.
Där organisationer föredrar att de flesta arbetar från kontoret, även om de fortfarande har en distanspolicy. Vissa medarbetare har friheten att arbeta hemifrån när de behöver det, men det uppmuntras inte aktivt.
Företag arbetar huvudsakligen på distans samtidigt som de drar nytta av fysiska möten och medarbetarnas teambuilding som en arbetsplatsmiljö kan främja. I den här modellen kommer medarbetarna till kontoret en eller två dagar i veckan, vilket gör att de kan prata med sina kollegor och delta i viktiga teammöten ansikte mot ansikte.
Det är här alla som har verktygen för att arbeta på distans tillåts göra det för det mesta.
Varför hybrid fungerar
Sedan en tid tillbaka har hybridarbete blivit allt mer populärt tack vare snabbare internet, molnbaserade samarbetsverktyg och ett större fokus på att främja en sund balans mellan arbete och fritid. Men det var först under pandemin som det verkligen kom till sin rätt, när företag överallt fick bråttom att bryta med det traditionella arbetssättet.
Att arbeta hemifrån har många fördelar som medarbetarna inte vill gå miste om. Så mycket att det blir allt viktigare för organisationer att erbjuda hybridarbete för att locka till sig och behålla talanger.
Vilka är fördelarna med hybridarbete?
En väl genomtänkt modell för hybridarbete kan vara bra för samarbete, produktivitet och medarbetarnöjdhet. Klicka på rubrikerna nedan för sex skäl att anta en hybridmodell.
Förbättrad balans mellan arbete och fritid
Genom att erbjuda hybridarbete ger du personalen möjlighet att uppnå en bättre balans mellan arbete och fritid med minskad stress, mindre pendling och mer tid för andra aktiviteter än arbete.
Om din organisation erbjuder en kombination av arbete på plats och distansarbete kan du bredda ditt talangnät och attrahera personer som annars inte skulle ha sökt jobb hos dig. Det innebär att du inte längre är begränsad till att anställa medarbetare i närområdet. En person som bor långt bort kanske vill arbeta för dig om hen bara behöver vara fysiskt på kontoret, till exempel en dag i veckan eller bara för möten.
Enligt en studie av University of Birmingham i Förenade kungariket anser 76,5 procent av chefer att ett flexibelt arbetssätt i allmänhet ökar produktiviteten. Medarbetarna kan koncentrera sig bättre i de arbetsmiljöer de föredrar, vilket ökar den totala produktiviteten för organisationen.
Hybridarbete är populärt bland medarbetarna eftersom det ger flexibilitet att arbeta utanför kontoret åtminstone en del av tiden. Vissa personer föredrar att vara på kontoret, medan andra gillar ensamheten i hemmet. Hybridarbete kan ge rätt medarbetarupplevelse för båda grupperna. Det ger också möjligheter till samarbete, vilket kan stärka arbetsmoralen och känslan av samhörighet.
Minskade kontorskostnader
Distansarbete minskar behovet av kontorsutrymme, vilket sparar organisationer mycket pengar, både när det gäller kontorsstorlek och kostnader för underhåll av lokaler. Besparingarna för värme och el samt kontorsmaterial kan vara betydande.
En enorm möjlighet att förändra kulturen
Möjligheten att arbeta hemifrån och på plats bidrar till att skapa förtroende för att personer kan arbeta på eget initiativ. En hybridarbetsplats kan också bidra till att bygga upp en motståndskraftig kultur genom att förbereda företagen på störningar.
Vilka är utmaningarna med hybridarbete?
Även om modellen för hybridarbetsplatser verkar ha hittat rätt balans är den inte helt utan brister. Utmaningar med att anta en hybridmodell:
1. Svårigheter att upprätthålla relationer
Att ingå i ett hybridteam är lite som att ha ett långdistansförhållande. Det krävs förtroende och regelbunden kontakt för att få det att fungera. När personer arbetar tillsammans hela tiden är det relativt lätt att samarbeta, ge feedback, få hjälp, delta i möten och bygga en stabil grund inom teamen.
Och när alla arbetar på distans blir medarbetarna bekanta med virtuellt samarbete och vet att de ska hålla kontakten med regelbundna incheckningar och virtuella chattar. Men när teamen är splittrade kan det uppstå en klyfta mellan de som är på kontoret och de som är hemma.
2. Brist på spontan interaktion
Många tycker om de slumpmässiga samtal som uppstår på arbetsplatsen. Distansmedarbetare kan känna att de går miste om kontorskultur, spontan kommunikation och teamaktiviteter. Att vara där personligen gör det lättare att interagera med varandra, ha omedelbara möten och umgås efter jobbet. Många av de utmaningar som hybridteam ställs inför handlar om lättheten att få kontakt.
3. Vara tvungen att engagera hybridteam på nya sätt
Att hålla distansarbetare engagerade kan vara svårt och tidskrävande, vilket är anledningen till att en del chefer kanske inte ägnar det så mycket uppmärksamhet som de borde. När personer arbetar på plats är det relativt lätt att lägga märke till kroppsspråk och lösa problem när det behövs. Det är mycket svårare att läsa av personers känslor om man inte kan se dem personligen.
4. Obalans i hur medarbetare på och utanför kontoret behandlas
Rätt eller fel, så anser personer ibland att medarbetare på plats får en förmånligare behandling än medarbetare på distans. Chefer kan uppfatta medarbetare som ”syns” på kontoret som mer engagerade och ge dem mer stöd. Distansarbetare kan känna sig förbisedda när det gäller utbildnings- och befordringsmöjligheter eftersom de är mindre synliga än de som arbetar på kontoret. Av denna anledning är det viktigt att arbeta för rättvisa på hybridarbetsplatsen.
5. Svårare för nya medarbetare att lära sig av mer erfaren personal
Detta är en av de största utmaningarna med hybridarbete. Nya medarbetare kan ha mycket svårt att lära sig hur man gör om de bara tillbringar begränsad tid med kollegorna på kontoret. Dessutom är det mycket svårare att knyta band med kollegor om de inte har någon personlig kontakt. Detta kan leda till känslor av isolering och frustration.
6. Påverkan på kulturen
Känslan av att höra hemma i en organisation kanske inte är lika stark när personer inte befinner sig i samma fysiska utrymme hela tiden. Distansarbetare kan känna sig mindre delaktiga, utanför och känna att de inte kan bidra lika mycket, vilket i slutändan leder till en känsla av att de inte riktigt passar in. Alla teammedlemmar måste känna sig delaktiga i varandras och företagets framgång.
Miljön för hybridarbete
När du hanterar miljön för hybridarbete finns det några saker att tänka på som du kanske inte har behövt tänka på tidigare. En av de viktigaste är det fysiska utrymmet. Om du till exempel har 150 medarbetare totalt behöver du inte en lokal som kan rymma alla samtidigt.
Vissa medarbetare kanske bara arbetar på kontoret på tisdagar och onsdagar, medan andra kanske kommer in för ett helgskift, så du kan använda ett system med flexibla skrivbordsplatser istället. Det är viktigt att få en exakt uppfattning om när medarbetare kommer att befinna sig i lokalen så att du hittar rätt utrymme för dina behov.
Många organisationer omformar nu helt sin fysiska arbetsmiljö för att fungera bättre med hybridarbete, då moderna kontor blir mer flexibla utrymmen för samarbete och teambuilding snarare än formella heltidsarbetsplatser.
Du kan till exempel skapa fler sociala utrymmen så att personer kan få ut mesta möjliga av samarbetet när de är på plats. En annan idé är att ha hubbar där personer kan träffa kunder och mötesrum som är fullt utrustade för fysiska och virtuella möten.
Hur du utför hybridarbete
Det räcker inte att bara säga till personer att de kan dela upp sin tid mellan hemmet och kontoret och hoppas att allt ska gå bra. Du måste ta fram en gedigen strategi för hybridarbetsplatser. Här är några saker att tänka på som kan hjälpa dig att göra rätt.
Transparens i policyer för hybridarbete
Inför policyer som tydligt beskriver vad som förväntas av personalen. Om vissa medarbetare tillåts arbeta på distans medan andra inte gör det, måste folk känna till skälen till detta beslut för att undvika konflikter och missnöje. Frågor att svara på:
Hur många dagar bör personer var på plats?
Vilket arbete utförs bättre personligen än virtuellt?
Bör vissa medarbetare vara på kontoret samtidigt för möten och samarbete?
Det är viktigt att få feedback på nya policyer och göra justeringar längs vägen tills du har hittat en hybridmodell som fungerar bäst för dig.
Schema för hybridarbete
Precis som många företag har scheman för olika skift bör du överväga att göra detsamma för dina hybridmedarbetare. På så sätt kan du undvika att medarbetarna alltid är på plats med samma personer eller att de är ensamma på kontoret när alla andra arbetar hemifrån.
Förutom att visa var medarbetarna arbetar kan scheman hjälpa dig att se vad de arbetar med, så att alla är uppdaterade. Alternativt kan du använda gemensamma kalendrar, så att alla vet när personer planerar att vara på kontoret.
Uppgiftstilldelning
Teamledare kan optimera scheman utifrån vilken typ av arbete som passar bäst på kontoret eller i hemmiljön.
Asynkrona uppgifter är sådana som du kan utföra utan hjälp från andra, som datainmatning eller att sätta ihop en egen presentation. Dessa är perfekta att göra hemma, där personer kan schemalägga stora block av oavbruten tid. Synkrona uppgifter passar å andra sidan bättre i en kontorsmiljö. Det här är jobb som kräver samarbete i grupp, brainstorming, chatt eller kreativitet.
Förtroende
Förtroende är grunden för varje hybridarbetsplats. Även efter framgången med hemarbete under pandemin tror vissa chefer fortfarande att distansarbetare utnyttjar sin frihet och regelbundet slöar till. Cheferna måste lita på att de som arbetar på distans kan få sitt arbete gjort utan att detaljstyra.
Att lära sig att släppa taget kan skapa en lugnare arbetsmiljö, särskilt för distansarbetare som ofta känner att de måste lägga ner fler timmar för att bevisa att de arbetar hårt. Med det sagt måste du ändå höra av dig till dem regelbundet för att se till att de är nöjda.
Kommunikation
Att kommunicera med medarbetare på distans är annorlunda än med medarbetare på plats och kan kräva mer eftertanke. Du kan behöva göra tätare avstämningar för att se hur medarbetarna klarar av att arbeta hemifrån och om de behöver extra stöd, oavsett om det handlar om mer IT, en bättre stol eller mindfulnessvägledning.
Det kan vara bra att genomföra regelbundna pulsundersökningar och ”fråga mig vad som helst”-möten som ger dig direkt feedback om medarbetarnas engagemang och moral i en miljö med hybridarbete. Visa att du välkomnar ärlighet och uttryck för sårbarhet, och att alla har en röst.
Inkludering
Fundera noga igenom inkludering och hur team kan arbeta tillsammans på ett smidigt sätt i ett hybridupplägg. Det är viktigt att inte öka befintlig ojämlikhet genom att åsidosätta dem som huvudsakligen arbetar på distans, till exempel vårdgivare, föräldrar som arbetar och personer med funktionsnedsättning. Det finns ofta omedvetna fördomar mot hemarbetande, så se till att de får samma möjligheter och känner sig lika uppskattade som de som återvänder till kontoret.
Cheferna bör också ägna särskild uppmärksamhet åt att introducera nya medarbetare så att de inte känner sig utanför och inte kan skapa relationer med sina kollegor. Till en början kan det vara en bra idé att de tillbringar större delen av sin tid på plats bredvid kollegor som kan vara deras mentorer och svara på eventuella frågor, så att de känner sig inkluderade på er hybridarbetsplats.
