Jak opanować hybrydowy model pracy

Praca hybrydowa stała się preferowaną opcją dla osób, których praca im na to pozwala. Według danych z całego świata w okresie od kwietnia do maja 2023 r. 25,6% pracowników korzystało z hybrydowego trybu pracy, a 7,9% pracowało całkowicie z domu.

Ten sposób pracy jest popularny wśród pracowników. Według danych brytyjskiego instytutu CIPD 69% pracowników twierdzi, że możliwość pracy zdalnej ma dla nich znaczenie podczas poszukiwania nowej pracy. W ankiecie przeprowadzonej przez serwis rekrutacyjny Monster więcej niż jedna czwarta pracowników w Stanach Zjednoczone zadeklarowała, że wolałaby przejść leczenie kanałowe zębów niż pracować w biurze przez pięć dni w tygodniu. Prawie dwóch na pięciu pracowników stwierdziło, że rozważyłoby rzucenie pracy wymagającej tylko jednego dnia w biurze.

Z drugiej strony pracodawcy nie są do końca przekonani – 90% z nich planuje wdrożyć zasady powrotu do biura do końca 2024 r., jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez portal Resumé Builder.

Oczekiwania są więc rozbieżne, a technologia może pomóc je pogodzić. Rzeczywistość mieszana i wirtualna przekształcają pracę hybrydową i zdalną, dając ludziom prawdziwe poczucie bycia razem oraz zapewniając osobisty kontakt, którego każdy potrzebuje, niezależnie od tego, czy uczestniczy w wirtualnym spotkaniu, pracuje nad kreatywnym projektem, czy szkoli się w zakresie nowych umiejętności.

Jednak nie chodzi tylko o technologię. Chociaż stosunkowo łatwo jest zaoferować hybrydowy model pracy, dostosowanie go do potrzeb konkretnej firmy wymaga dokładnego przemyślenia i planowania, a także dodatkowego wsparcia pracowników, dla których zdecentralizowana praca w zmieniającym się otoczeniu może być trudna.

Jak zatem organizacje mogą osiągnąć właściwą równowagę i odnieść sukces?

Na czym polega hybrydowy model pracy?

Hybrydowy model pracy oferuje połączenie zalet pracy w biurze i pracy zdalnej. Pracownik może na przykład spędzać trzy dni w tygodniu w domu i dwa dni w biurze. Może też być tak, że kierownictwo oczekuje od pracowników osobistego uczestnictwa w spotkaniach w określone dni. Tego rodzaju rozwiązanie pozwala pracownikom zachować elastyczność, którą cieszyli się, pracując z domu, a jednocześnie utrzymać niezbędne bezpośrednie kontakty ze współpracownikami, które są tak ważne dla współpracy i dobrego samopoczucia.

Przyjrzyjmy się różnym modelom pracy hybrydowej.

Co daje praca hybrydowa?

Od pewnego czasu popularność pracy hybrydowej rośnie dzięki szybszemu internetowi, narzędziom do współpracy w chmurze i większemu naciskowi na promowanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jednak naprawdę przyspieszyło to podczas pandemii, gdy firmy na całym świecie w krótkim czasie musiały zerwać z tradycyjnymi metodami pracy.

Praca w domu daje wiele korzyści, których pracownicy nie chcą utracić. Coraz ważniejsze staje się dla organizacji oferowanie pracy hybrydowej w celu przyciągnięcia i zatrzymania pracowników.

Jakie są zalety pracy hybrydowej?

Przemyślany hybrydowy model pracy może świetnie wpłynąć na współpracę, produktywność i satysfakcję pracowników. Rozwiń poniższe pola, aby poznać sześć powodów, dla których warto zastosować model hybrydowy.

Chociaż model pracy hybrydowej wydaje się zapewniać właściwą równowagę, nie jest pozbawiony wad. Wyzwania związane z przyjęciem modelu hybrydowego obejmują:

1. Trudności w podtrzymywaniu relacji

Bycie członkiem zespołu hybrydowego przypomina trochę bycie w związku na odległość. Wymaga to zaufania i regularnych kontaktów. Kiedy ludzie pracują cały czas razem, stosunkowo łatwo jest im współpracować, przekazywać opinie, uzyskiwać pomoc, uczestniczyć w spotkaniach i budować solidne podstawy w zespołach.

A kiedy wszyscy pracują zdalnie, znają zasady wirtualnej współpracy i wiedzą, jak pozostać w kontakcie dzięki regularnym meldunkom i wirtualnym czatom. Natomiast w modelu hybrydowym może pojawić się rozdźwięk między pracownikami w biurze i tymi w domu.

2. Brak spontanicznych interakcji

Wiele osób lubi rozmowy podczas przypadkowych spotkań w pracy. Pracownicy zdalni mogą mieć poczucie, że brakuje im kultury biurowej, spontanicznej komunikacji i działań zespołowych. Bycie na miejscu ułatwia interakcje z innymi, nawiązywanie krótkich rozmów i utrzymywanie kontaktów towarzyskich po pracy. Wiele wyzwań stojących przed zespołami hybrydowymi sprowadza się do ułatwienia kontaktów.

3. Konieczność aktywizowania zespołów hybrydowych na nowe sposoby

Utrzymanie zaangażowania pracowników zdalnych może być trudne i czasochłonne – być może dlatego niektórzy liderzy nie poświęcają temu wystarczającej uwagi. Kiedy personel pracuje na miejscu, stosunkowo łatwo jest zauważyć mowę ciała i w razie potrzeby rozwiązać problem. Znacznie trudniej jest wychwycić emocje innych osób, jeśli nie można ich zobaczyć.

4. Nierówne traktowanie pracowników zdalnych i stacjonarnych

Słusznie czy nie, ludziom czasem wydaje się, że pracownicy stacjonarni są traktowani preferencyjnie w stosunku do pracowników zdalnych. Kierownictwo może postrzegać pracowników „widocznych” w biurze jako bardziej zaangażowanych i udzielać im większego wsparcia. Pracownicy zdalni mogą czuć się pomijani, jeśli chodzi o możliwości szkoleń i awansu, ponieważ mniej rzucają się w oczy. Z tego powodu istotne jest równe traktowanie pracowników hybrydowych.

5. Nowo zatrudnionym osobom trudniej jest uczyć się od doświadczonych pracowników

Jest to jedno z największych wyzwań związanych z pracą hybrydową. Nowym pracownikom może być bardzo trudno opanować podstawy, jeśli spędzają niewiele czasu z kolegami w biurze. Co więcej, tworzenie relacji ze współpracownikami jest znacznie trudniejsze, jeśli nie wchodzą ze sobą w bezpośrednie interakcje. Może to prowadzić do poczucia izolacji i frustracji.

6. Wpływ na kulturę

Poczucie przynależności do organizacji może ulec osłabieniu, jeśli pracownicy nie przebywają przez cały czas w tej samej przestrzeni fizycznej. Pracownicy zdalni mogą czuć się odizolowani i niedoinformowani oraz mieć wrażenie, że nie mogą dać z siebie wystarczająco dużo, co prowadzi do poczucia, że nie pasują do zespołu. Wszyscy pracownicy muszą być zaangażowani w sukces całego zespołu i firmy.

Hybrydowe środowisko pracy

Zarządzanie hybrydowym środowiskiem pracy wymaga przemyślenia kilku kwestii, które być może nie były wcześniej branie pod uwagę. Jedną z najważniejszych jest przestrzeń fizyczna. Jeśli na przykład zatrudniasz 150 pracowników, nie będziesz potrzebować budynku, który pomieści ich wszystkich jednocześnie.

Niektórzy z nich mogą pracować w biurze tylko we wtorki i środy, a inni w weekendy, więc możesz korzystać z systemu współdzielonych biurek. Aby znaleźć odpowiednią przestrzeń do swoich potrzeb, należy dokładnie wiedzieć, kiedy ludzie będą przebywać w budynku.

Wiele organizacji całkowicie na nowo konstruuje swoje fizyczne środowisko pracy, aby lepiej dostosować je do modelu hybrydowego, a współczesne biura stają się elastyczną przestrzenią do współpracy i budowania zespołu zamiast oficjalnym miejscem pracy na pełny etat.

Taka konfiguracja może obejmować więcej przestrzeni wspólnych, aby ludzie mogli w pełni wykorzystać możliwości współpracy, gdy są na miejscu. Innym pomysłem jest stworzenie centrów, w których personel może umawiać się z klientami, oraz sal konferencyjnych w pełni wyposażonych do spotkań twarzą w twarz i wirtualnych.

Jak zorganizować pracę hybrydową

Nie wystarczy zakomunikować pracownikom, że mogą dzielić swój czas między dom a biuro, i liczyć, że jakoś to będzie. Należy opracować solidną strategię pracy hybrydowej. Oto kilka kwestii, które warto przemyśleć, aby zrobić to dobrze.

Transparentne zasady pracy hybrydowej

Wprowadź zasady, które jasno określają oczekiwania wobec pracowników. Jeśli jedni mogą pracować zdalnie, a inni nie, muszą znać uzasadnienie tej decyzji, aby uniknąć konfliktów i niezadowolenia. Na jakie pytania należy sobie odpowiedzieć:

• W ile dni pracownicy powinni być na miejscu?

• Jaką pracę lepiej wykonywać osobiście niż wirtualnie?

• Czy określone osoby powinny być w biurze w tym samym czasie podczas spotkań i współpracy?

Ważne jest, aby gromadzić opinie na temat nowych zasad i na bieżąco wprowadzać ulepszenia, dopóki nie zostanie stworzony optymalny model pracy hybrydowej.

Harmonogram pracy hybrydowej

Podobnie jak w przypadku harmonogramów dla różnych schematów zmian, warto wprowadzić je również w przypadku pracowników hybrydowych. Dzięki temu pracownicy nie będą stale spotykać tych samych osób lub przebywać w biurze sami, gdy wszyscy inni pracują z domu.

Oprócz informowania o tym, gdzie kto pracuje, harmonogramy mogą pomóc w ustaleniu, kto czym się zajmuje, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco. Można również korzystać ze wspólnych kalendarzy, aby wiedzieć, kiedy pracownicy planują być w biurze.

Podział zadań

Kierownicy mogą optymalizować harmonogramy w oparciu o to, jakie zadania lepiej wykonuje się w środowisku biurowym, a jakie w domu.

Zadania asynchroniczne to takie, które można wykonać bez udziału innych osób, np. wprowadzanie danych lub przygotowywanie indywidualnej prezentacji. Idealnie nadają się one do wykonywania w domu, gdzie można zaplanować duże bloki nieprzerwanej pracy. Z drugiej strony zadania synchroniczne lepiej sprawdzają się w środowisku biurowym. Są to zadania wymagające współpracy w grupie, burzy mózgów, rozmowy lub kreatywności.

Zaufanie

Zaufanie to podstawa każdego hybrydowego miejsca pracy. Nawet po tym, jak praca zdalna odniosła sukces w okresie pandemii, część menedżerów nadal uważa, że pracownicy zdalni wykorzystują swoją wolność i regularnie się obijają. Menedżerowie muszą ufać osobom pracującym zdalnie, że wykonują swoją pracę bez konieczności nadzorowania ich.

Nauczenie się, kiedy warto odpuścić, pomaga stworzyć spokojniejsze środowisko pracy, szczególnie dla pracowników zdalnych, którzy często mają poczucie, że muszą przepracować więcej godzin, aby udowodnić swoje zaangażowanie. Mimo to nadal należy regularnie się z nimi kontaktować, aby mieć pewność, że są zadowoleni.

Komunikacja

Komunikacja z pracownikami zdalnymi różni się od komunikacji z pracownikami na miejscu i może wymagać dokładniejszego przemyślenia. Być może konieczne będzie częstsze sprawdzanie, jak radzą sobie z pracą w domu i czy potrzebują dodatkowej pomocy – może to być zarówno o wsparcie informatyczne, lepsze krzesło, jak i wskazówki z zakresu mindfulness.

Pomocne może być przeprowadzanie regularnych badań pracowniczych oraz sesji pytań i odpowiedzi, które pozwolą uzyskać natychmiastowe informacje zwrotne na temat zaangażowania i morale pracowników w hybrydowym środowisku pracy. Pokaż, że cenisz szczerość i nie boisz się okazywania słabości oraz że każdy może zabrać głos.

Inkluzywność

Zastanów się dokładnie nad inkluzywnością i tym, jak zespoły mogą bezproblemowo współpracować w środowisku hybrydowym. Bardzo ważne jest, aby nie pogłębiać istniejących nierówności poprzez odsuwanie na bok osób pracujący głównie zdalnie, np. opiekunów, pracujących rodziców i osób z niepełnosprawnościami. Często istnieją nieświadome uprzedzenia wobec osób pracujących z domu, dlatego zadbaj o to, aby miały zapewnione takie same możliwości i czuły się tak samo docenianie, jak osoby, które wróciły do biura.

Menedżerowie powinni także zwracać szczególną uwagę na wdrażanie nowych pracowników, aby nie czuli się pomijani i uniknęli trudności w nawiązaniu relacji ze współpracownikami. Warto, aby na początku spędzali większość czasu na miejscu, siedząc obok kolegów, którzy mogą ich wspierać i odpowiadać na wszelkie pytania, aby poczuli się częścią hybrydowego miejsca pracy.