W miarę jak świat w coraz większym stopniu opiera się na danych, staje się jasne, że transformacja cyfrowa jest niezbędna, aby firmy mogły iść z duchem czasu – niezależnie od tego, czy chodzi o MŚP, czy globalną korporację. Mniej jasne jest, co tak naprawdę oznacza transformacja cyfrowa. Czy oznacza to zanurzenie się w rzeczywistość wirtualną lub mieszaną, czy może jest to po prostu fantazyjne określenie migracji danych do chmury? Czy wiąże się z przekwalifikowaniem pracowników? Jak ocenić jej powodzenie?
W tym poście na blogu staramy się odpowiedzieć na te (i inne) pytania, aby pomóc Ci uzyskać jasność niezbędną do zmiany modelu biznesowego.
Czym jest transformacja cyfrowa?
Transformacja cyfrowa to proces włączania technologii cyfrowych do wszystkich obszarów działalności biznesowej w celu przyspieszania zmian. Polega to na określeniu, jak można wykorzystać takie technologie jak uczenie maszynowe, sztuczna inteligencja (SI), rzeczywistość mieszana i big data do tworzenia nowych usług lub ulepszania już istniejących.
Wyobraźmy sobie dwie firmy, z których jedna przeszła już transformację cyfrową, a druga jeszcze nie. Tradycyjna firma wytwarza produkty zgodnie z zamówieniami klientów. Zmodernizowana firma wykorzystuje natomiast dane w czasie rzeczywistym do określenia, które produkty przynoszą największy zysk i kto je kupuje. Pomaga to nie tylko zmaksymalizować wyniki obecnie, ale także przewidzieć, czego klienci będą oczekiwali w przyszłości.
Transformacja cyfrowa ma różne znaczenie dla różnych osób, a jej przykłady w miejscu pracy obejmują:
Rezygnację z papierowej dokumentacji w całej firmie
Automatyzację łańcucha dostaw i przepływów pracy
Wykorzystanie sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego do transformacji ścieżki klienta
Wykorzystanie analiz predykcyjnych do opracowywania produktów, których klienci będą potrzebować w przyszłości
Automatyzację zarządzania wynikami pracowników w celu identyfikacji braków w kompetencjach
Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy i umożliwienie pracownikom pracy indywidualnej i wspólnej w chmurze
Wykorzystanie rzeczywistości wirtualnej lub mieszanej do współpracy pomiędzy zespołami
Chociaż każdy przypadek jest inny, realizacja projektu transformacji cyfrowej zawsze wymaga skutecznej współpracy i komunikacji. To szansa dla firm na odważne działanie i porzucenie przestarzałych praktyk nienadążających za współczesnym światem, w którym wszystko jest połączone. To także szansa dla wszystkich pracowników na poznanie nowych, ekscytujących technologii i wyeliminowanie niektórych żmudnych, przyziemnych zadań.
Dobrze przeprowadzona transformacja cyfrowa może wynieść Twoją firmę na nowy poziom rozwoju. Celem jest bardziej inteligentne działanie i uzyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez wdrażanie technologii na dużą skalę.
Cyfryzacja a digitalizacja
Cyfryzacja i digitalizacja to dwa pojęcia związane z transformacją cyfrową. Choć są do siebie podobne, mają różne znaczenia.
Cyfryzacja
Jest to praktyka przenoszenia istniejących procesów na platformy cyfrowe. To znacznie więcej niż zeskanowanie dokumentu w celu przechowywania go w chmurze – pozwala gromadzić dane, prognozować trendy i podejmować lepsze decyzje biznesowe w oparciu o wyniki. Może jednak być mniej kompleksowa niż pełna transformacja cyfrowa, która całkowicie zmienia kulturę pracy.
Przykłady:
Częściowe przeniesienie działalności firmy do Internetu
Udostępnianie dokumentów w chmurze
Umieszczanie na produktach kodów QR
Analizowanie danych w czasie rzeczywistym w celu ograniczenia ryzyka
Podnoszenie kwalifikacji pracowników w celu obsługi nowych platform oprogramowania
Digitalizacja
Jest to proces konwersji istniejących danych i dokumentów z postaci analogowej na cyfrową.
Przykłady:
Skanowanie zdjęcia w celu zapisania go w pliku online
Konwersja raportu papierowego do pliku PDF
Przekształcanie fizycznej prezentacji w plik audio
Dlaczego transformacja cyfrowa jest ważna?
W miarę rozwoju technologii transformacja cyfrowa będzie konieczna nie tylko dla zapewnienia dobrego funkcjonowania firmy, ale i jej przetrwania. Właśnie dlatego większość dyrektorów generalnych priorytetowo traktuje możliwości cyfrowe – 72% realizuje agresywną strategię inwestycji w te technologie, jak wynika z danych firmy KPMG.
Badania firmy Accenture także podkreślają wagę transformacji cyfrowej. Ustaliła ona, że przedsiębiorstwa, które wdrażają nowe technologie dla biznesu jako pierwsze, rozwijają się pięć razy szybciej niż te z końca stawki.
Rozwiń poniższe pola, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z transformacji cyfrowej.
Utrzymanie konkurencyjności
Jeśli Twoja firma nie będzie się stale rozwijać, ryzykujesz, że zostanie w tyle za konkurencją lub start-upami z branży zaawansowanych technologii, w których wszystko odbywa się online. Dostęp do ogromnych ilości danych pozwala wyprzedzić konkurencję i skupić się na uzyskaniu korzystnego stosunku jakości do ceny.
Transformacja cyfrowa może znacząco poprawić efektywność. Dzięki automatyzacji ręcznych procesów, takich jak wprowadzanie danych i monitorowanie stanów magazynowych, zadania są wykonywane szybciej, a ryzyko błędu ludzkiego jest eliminowane. Daje to także pracownikom więcej czasu na skupienie się na przyjemniejszych aspektach pracy.
Przejście na technologię cyfrową może pomóc w obniżeniu kosztów poprzez ograniczenie pracy ręcznej, optymalizację procesów i zwiększenie produktywności. Na przykład wprowadzając przechowywanie w chmurze i modernizując infrastrukturę IT, możesz zaoszczędzić na kosztach sprzętu i zmniejszyć zapotrzebowanie na fizyczną przestrzeń dyskową.
Lepsze doświadczenia klienta
Transformacja cyfrowa może usprawnić ścieżkę klienta na wiele sposobów. Obejmuje to wykorzystanie czatbotów do zapewnienia całodobowej obsługi klienta oraz integrację witryny internetowej z aplikacjami mobilnymi w celu bezproblemowej realizacji zakupów.
Cyfryzacja umożliwia gromadzenie i analizę cennych danych związanych z różnymi stanowiskami w firmie, od sprzedaży i marketingu po logistykę, finanse i analizę zachowań klientów. Dzięki temu możesz uzyskać cenne informacje na temat wpływu tych czynników na Twoje marże, co ułatwi podejmowanie decyzji.
Elastyczna i sprawnie działająca firma, która może szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów, jest lepiej przygotowana do osiągania lepszych wyników niż organizacje, które wolniej się adaptują.
Co jest kluczem do udanej transformacji cyfrowej?
Pełna cyfryzacja nie jest pozbawiona wyzwań – jest to złożony i wielopoziomowy proces, który wymaga planowania i współpracy. Wykonanie tych sześciu kroków może pomóc Ci na drodze do udanej transformacji cyfrowej.
1. Zdefiniuj cele transformacji cyfrowej
Najpierw określ konkretne cele, które masz nadzieję osiągnąć dzięki transformacji cyfrowej. Zastanów się, co może generować największe przychody dla Twojej firmy. Czy Twoim głównym celem jest np. poprawa efektywności? Poprawa doświadczenia klienta? Wykorzystanie nowych źródeł przychodów?
Zadanie sobie tych pytań może pomóc w stworzeniu lepszych procesów we wszystkich obszarach, niezależnie od tego, czy chodzi o przeniesienie kluczowych usług do chmury, czy o budowanie wielokanałowej platformy dla klientów. Dla większości firm najważniejszym celem jest poprawa doświadczenia klienta, jak wynika z raportu TEKsystem 2023 State of Digital Transformation. Niezależnie od tego, jaki jest Twój cel, dobrym pomysłem jest stworzenie planu działania obejmującego szczegółowe rozwiązania i ramy czasowe wprowadzenia zmian.
2. Wyznacz kluczowe wskaźniki efektywności do pomiaru sukcesu
Samo wdrożenie nowej technologii nie wystarczy – należy ją powiązać z kluczowymi wskaźnikami efektywności, aby monitorować postępy. Konieczne będzie zmierzenie wpływu swoich działań w zakresie transformacji cyfrowej, aby wiedzieć, czy przynoszą one skutek, czy nie.
Transformacja cyfrowa może przynieść kilka szybkich korzyści, ale pamiętaj, że mogą minąć co najmniej dwa lata, zanim zwrot z inwestycji będzie naprawdę widoczny. Do tego czasu, jeśli nie widzisz oczekiwanych rezultatów, wprowadź zmiany w swojej strategii.
3. Uzyskaj poparcie na wszystkich poziomach organizacji
Aby transformacja cyfrowa zakończyła się sukcesem, musisz przekonać do niej pracowników. Wszyscy pracownicy powinni rozumieć, co chcesz osiągnąć, aby cała organizacja była zgodna co do celów w zakresie cyfryzacji. Zadbaj o transparentność – nie zachowuj cennych informacji tylko dla członków zarządu.
Zapewnienie przepływu informacji na każdym poziomie to istotny element transformacji cyfrowej.
4. Zainwestuj w odpowiednie technologię i narzędzia
Zainwestuj w rozwiązania technologiczne, których naprawdę potrzebujesz do przeprowadzenia transformacji, niezależnie od tego, czy jest to sztuczna inteligencja, rozwiązania oparte na chmurze, czy narzędzia do automatyzacji.
Wybierz oprogramowanie, które jest wysoko oceniane i cieszy się zaufaniem innych podmiotów z branży. Idealnie byłoby wybrać technologię, którą pracownicy już znają lub będą w stanie szybko opanować. Nadmiernie skomplikowane procesy będą skutkowały długim i trudnym procesem realizacji.
5. Stwórz specjalny zespół, który przeprowadzi transformację
Stwórz zespół, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie transformacji cyfrowej. W jego skład powinny wchodzić osoby posiadające specjalistyczną wiedzę w zakresie technologii cyfrowych, a także osoby dobrze znające branżę.
Osoby na stanowiskach kierowniczych będą musiały skutecznie komunikować się podczas transformacji cyfrowej, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, co się dzieje. Podnoś umiejętności personelu w zakresie najnowszego oprogramowania i organizuj regularne szkolenia, aby ułatwić płynne przejście. Dzięki odpowiednim szkoleniom i wsparciu nowe technologie mogą szybko zakorzenić się w kulturze Twojej organizacji i pomóc w stworzeniu lepiej wykwalifikowanego zespołu.
6. Przykład idzie z góry
Zmiany zaczynają się od góry. Nie pozwól, aby transformacja wypadła z właściwych torów przez słabe przywództwo. Zrozumienie, co cyfryzacja oznacza dla Twojej organizacji, jest niezbędne, aby móc kontynuować te procesy. Liderzy muszą być przekonani do zmian i stanowić ogniwo łączące różne działy w miarę wdrażania technologii w całej firmie.
Raport firmy McKinsey stwierdza: „Niewygodna prawda dla firm podejmujących transformację cyfrową jest taka, że bez konkretnego, aktywnego zaangażowania dyrektora generalnego nie ma prawie żadnych szans na sukces”.
Wdrożenie strategii transformacji cyfrowej to niewątpliwie duże przedsięwzięcie dla każdej firmy. Modernizacja lub wymiana istniejących systemów jest kosztowna, ale postaraj się skupić na możliwościach, jakie może to przynieść. Jeśli uda się obniżyć koszty bieżące lub znaleźć nowy rynek w celu poszerzenia bazy klientów, będzie warto.
Pamiętaj jednak, że transformacja cyfrowa to proces, który stale ewoluuje. To podróż, która nigdy nie dobiega końca. Zawsze należy patrzeć w przyszłość i wykonać kolejny krok, aby zapewnić korzyści zarówno swoim pracownikom, jak i klientom.
