Få hybridjobbing til å fungere

Hybridjobbing har blitt det foretrukne alternativet blant folk som har mulighet til å jobbe på denne måten. Et globalt perspektiv viser at 25,6 prosent av ansatte hadde en form for hybridjobb i april og mai 2023, mens 7,9 prosent jobbet kun hjemmefra.

Denne jobbformen er veldig populær blant ansatte. Ifølge CIPD i Storbritannia sa 69 prosent av ansatte at muligheten til å jobbe hjemmefra er viktig når de ser etter nye stillinger. Og i en undersøkelse utført av jobbnettstedet Monster sa mer enn én av fire ansatte i USA at de heller ville fått en rotfylling enn å måtte jobbe på kontoret fem dager i uka. Nesten to av fem ansatte sa at de ville ha vurdert å slutte i en jobb som krevde at man var fysisk til stede kun én dag i uka.

Samtidig er ikke arbeidsgivere like overbeviste. 90 prosent sier at de planlegger å implementere retningslinjer for å få folk tilbake på arbeidsplassen innen slutten av 2024, ifølge en undersøkelse fra Resumé Builder.

Det hersker tydeligvis ulike forventninger, og teknologi kan bidra til å forene de to partene. Blandet og virtuell virkelighet forandrer hybridjobbing og jobbing hjemmefra, og gir folk følelsen av å være sammen, noe folk trenger for å trives, uansett om de deltar på et virtuelt møte, jobber med et kreativt prosjekt eller får opplæring i noe nytt.

Men det handler om mer enn teknologi. Selv om det er relativt enkelt å tilby en hybrid arbeidsmetode, krever det mye av bedriften din i form av planlegging og organisering for å få det til å fungere. I tillegg må man ha et støtteapparat for ansatte som synes det er vanskelig å navigere på en spredt og desentralisert arbeidsplass.

Så hvordan kan organisasjoner finne den perfekte balansen og lykkes med dette?

Hva er hybridjobbing?

Hybridjobbing tilbyr det beste av to verdener, altså en blanding av å jobbe fysisk på arbeidsplassen og hjemmefra. En ansatt kan for eksempel jobbe hjemmefra tre dager i uka og to dager på kontoret. Eller kanskje lederne ønsker at de ansatte skal møte opp personlig for å delta på møter enkelte dager. Denne ordningen gjør det mulig for ansatte å beholde fleksibiliteten ved å jobbe hjemmefra, samtidig som de får ansikt-til-ansikt-kontakt med kollegaer, noe som fremmer samarbeid og velvære.

Her er en oversikt over ulike typer hybridjobbing.

Hvorfor hybridjobbing?

Hybridjobbing har blitt stadig mer populært de siste årene, mye takket være raskere internett, samarbeidsverktøy som skylagring, og et større fokus på en sunn balanse mellom jobb og fritid. Men det var spesielt pandemien som førte til at bedrifter over hele verden begynte å revurdere de tradisjonelle måtene å jobbe på.

Å jobbe hjemmefra har mange fordeler som ansatte ikke vil miste. Derfor blir det stadig viktigere for organisasjoner å tilby hybridjobbing for å tiltrekke seg talentfulle folk og beholde dem.

Hva er fordelene med hybridjobbing?

En gjennomtenkt hybridjobbingmodell kan gjøre underverker når det gjelder samarbeid, produktivitet og trivsel blant ansatte. Utvid boksene nedenfor for å se seks grunner til å gå over til hybridjobbing.

Selv om hybridjobbing tilsynelatende er godt balansert, er det ingen feilfri arbeidsmodell. Utfordringer ved hybridjobbing:

1. Vanskeligheter med å ta vare på relasjoner

Å jobbe i hybridteam er litt som å være i et langdistanseforhold. Tillit og regelmessig kontakt kreves for å få det til å fungere. Når folk jobber sammen hele tiden, er det ganske enkelt å samarbeide, gi tilbakemeldinger, få hjelp, delta på møter og bygge fellesskap i team.

Og når alle jobber hjemmefra, blir folk vant til å samarbeide virtuelt og holde kontakten via virtuelle samtaler. Men når team jobber separat, kan det bli vanskelig for dem som jobber på kontor og dem som jobber hjemmefra å holde kontakten.

2. Fravær av spontan samhandling

Mange liker alle de små samtalene man har i løpet av en dag på en arbeidsplass. Folk som jobber hjemmefra, kan savne kontorkulturen, spontan kommunikasjon og gruppeaktiviteter. Det er lettere å samhandle med andre når man befinner seg på samme sted, slå av en prat og finne på noe sammen etter jobb. Mange av utfordringene hybridteam opplever, dreier seg om hvor enkelt det er å komme i kontakt med andre.

3. Engasjere hybridteam på nye måter

Det kan være tidkrevende og vanskelig å holde folk som jobber hjemmefra, engasjerte. Det kan være årsaken til at mange sjefer ikke bruker så mye tid på denne problematikken som de kanskje burde. Når folk jobber på stedet, er det ganske enkelt å lese kroppsspråk og løse problemer ved behov. Det er mye vanskeligere å tyde folk sine følelser når du ikke kan se dem.

4. Ubalanse i behandlingen av ansatte som jobber på stedet og hjemmefra

Folk som jobber hjemmefra, føler ofte at de som fysisk jobber på arbeidsplassen behandles bedre. Sjefer betrakte ansatte som er til stede på kontoret som mer dedikerte og dermed gi dem mer støtte. Folk som jobber hjemmefra, kan føle at de blir oversett når det gjelder opplæring eller forfremmelser fordi de er mindre synlige enn de som jobber på kontoret. Derfor er det viktig å fokusere på rettferdighet på hybridarbeidsplasser.

5. Vanskeligere for nyansatte å lære av mer erfarne kollegaer

Dette er én av de største utfordringene ved hybridjobbing. Nyansatte kan ha problemer med å sette seg inn i arbeidsoppgavene sine hvis de tilbringer lite tid sammen med kollegaene sine på kontoret. Det er også vanskelig å skape relasjoner til kollegaene hvis de ikke møtes ansikt til ansikt. Dette kan gjøre at folk føler seg isolerte og frustrerte.

6. Innvirkning på kulturen

Følelsen av tilhørighet i en organisasjon er kanskje ikke like sterk når folk ikke fysisk tilbringer arbeidsdagen på samme sted. Folk som jobber hjemmefra, kan føle seg utenfor og at det er vanskelig for dem å bidra like mye, noe som kan resultere i at de føler at de ikke egentlig passer inn. Alle teammedlemmer har behov for å føle at de er der for hverandre og bedriften.

Jobbmiljø på hybridarbeidsplasser

Når du administrerer en hybridarbeidsplass, er det et par ting du bør tenke på som du kanskje ikke har måttet vurdere tidligere. Ett av de viktigste punktene er fysiske omgivelser. Hvis du for eksempel har 150 ansatte totalt, trenger du ikke et sted som har plass til at alle kan være til stede samtidig.

Noen ansatte jobber kanskje bare på tirsdager og onsdager, mens andre jobber i helgene. Det kan derfor være lurt med delte kontorplasser. Det er viktig å ha en nøyaktig forståelse av når folk kommer til å være på arbeidsplassen, slik at du kan finne det lokalet som fungerer best for deg.

Mange organisasjoner tenker helt nytt når det gjelder fysiske kontorplasser for at de skal passe bedre for hybridjobbing. Moderne kontorer fungerer mer som fleksible områder man kan bruke til samarbeid og teambuilding, enn som vanlige arbeidsplasser.

Du kan satse på å ha flere sosiale områder folk kan benytte seg av når de skal jobbe sammen. En annen mulighet er å sette opp båser der de ansatte kan ha møter med kunder og fult utstyrte møterom for både vanlige møter og virtuelle møter.

Slik organiserer du hybridjobbing

Det er ikke nok å bare si til folk at de kan dele arbeidstiden sin mellom kontoret og hjemmet. Du må ha en solid strategi for hybridjobbingen. Her er noen ting du bør tenke på for å få det til.

Åpenhet omkring retningslinjene for hybridjobbing

Få på plass retningslinjer som beskriver hva du forventer av dine ansatte. Dersom enkelte får lov til å jobbe hjemmefra, mens andre må møte opp på kontoret, må alle få vite årsaken til dette for å unngå konflikter og misnøye. Spørsmål som må besvares:

• Hvor mange dager må folk møte opp på arbeidsplassen?

• Hvilke arbeidsoppgaver bør utføres fysisk på arbeidsplassen?

• Bør enkelte ansatte være på kontoret samtidig for å kunne samarbeide og holde møter?

Det er viktig å få tilbakemeldinger på nye retningslinjer og gjøre endringer underveis, helt til du finner frem til den hybridmodellen som fungerer best for dere.

Arbeidstider for hybridjobbing

Du kan vurdere å ha ulike arbeidstider og skift for ansatte som jobber delvis hjemmefra. Dermed kan du unngå at de ansatte alltid er på arbeidsplassen med de samme folkene, eller at de er alene på kontoret mens alle andre jobber hjemmefra.

En plan som viser hvor folk jobber fra og hva de jobber med gjør det enklere for folk å holde seg oppdaterte. Du kan også bruke delte kalendere, slik at de ansatte vet når kollegaer har planlagt å være til stede på kontoret.

Fordeling av oppgaver

Teamsjefer kan optimalisere folk sine arbeidsplaner basert på hvilke oppgaver som egner seg til å gjøres hjemme, og hvilke som egner seg til å gjøres på kontoret.

Asynkrone arbeidsoppgaver kan gjøres uten tilbakemeldinger fra andre, som for eksempel registrering av data eller forberedelse av en presentasjon som skal holdes alene. Dette er oppgaver som enkelt kan gjøres hjemmefra, der folk har lange, uforstyrrede arbeidsøkter. Synkroniserte arbeidsoppgaver bør utføres på kontoret. Disse arbeidsoppgavene krever samarbeid, idémyldring, samtaler eller kreativitet.

Tillit

Tillit er grunnsteinen på hybridarbeidsplasser. Selv etter å ha opplevd hvor bra hjemmekontor fungerte under pandemien, finnes det sjefer som mener at folk som jobber hjemmefra, utnytter friheten til å slappe av. Det er viktig at sjefer stoler på at de ansatte gjør jobben sin uten at de overvåkes konstant.

Å lære å gi slipp på kontrollen kan bidra til et roligere jobbmiljø, spesielt for ansatte som jobber hjemmefra og føler på at de må jobbe overtid for å bevise at de faktisk jobber hardt. Men når det er sagt, bør du likevel passe på å holde kontakten med alle ansatte for å sørge for at de trives.

Kommunikasjon

Kommunikasjon med folk som jobber hjemmefra, fungerer annerledes enn med folk som jobber fysisk på stedet, og må kanskje tenkes nøyere gjennom. Kanskje bør du ta kontakt oftere for å høre hvordan det går å jobbe hjemmefra og om de trenger støtte, enten fra IT, en bedre stol eller annen veiledning.

Det kan være nyttig å gjennomføre regelmessige undersøkelser og gi folk mulighet til å spørre om alt de måtte ha på hjertet. Da får du umiddelbare tilbakemeldinger angående hvor engasjerte de ansatte er og om de trives med hybridjobbingen. Vær tydelig på at du setter pris på at folk er åpne og ærlige, viser sårbarhet og at alles mening betyr noe.

Inkludering

Tenk nøye gjennom inkludering og hvordan team kan jobbe sammen, selv om de ikke befinner seg på samme plass. Det er viktig å ikke bidra til økt ulikhet for grupper som ofte jobber hjemmefra, som for eksempel foreldre og personer med funksjonshemning. Folk som jobber hjemmefra møter ofte fordommer, så det er viktig å sørge for at de får de samme mulighetene og føler seg like verdsatte som de som jobber fra kontoret.

Sjefer bør også være ekstra oppmerksomme på nye ansatte, slik at de ikke føler seg utenfor og ute av stand til å skape relasjoner med kollegaene sine. Det kan være lurt at nyansatte bruker mesteparten av tiden sin på kontoret sammen med kollegaer som kan hjelpe dem og svare på eventuelle spørsmål, og passe på at de føler seg inkluderte.