Digital transformasjon: Slik får du det til å fungere

Etterhvert som verden blir stadig mer digital, er det tydelig at digital transformasjon er nødvendig for at bedrifter skal holde seg aktuelle, uansett om det handler om en liten bedrift eller et globalt selskap. Det som ikke er like tydelig, er hva digital transformasjon faktisk går ut på. Handler det om å hoppe ut i virtuell eller blandet virkelighet, eller er det bare en fin måte å si at du har begynt å lagre dokumenter i skyen på? Krever det nye ferdigheter? Og hvordan måler du resultatene?

I dette innlegget skal vi prøve å svare på disse spørsmålene (med flere) for å skape klarhet om begrepet og gi deg selvtilliten du trenger for å gjøre endringer i bedriftsmodellen din.

Hva er digital transformasjon?

Digital transformasjon er prosessen med å integrere digital teknologi i alle områdene av en bedrift for å fremme endring. Dette gjøres ved å identifisere hvordan man kan ta i bruk teknologier som maskinlæring, kunstig intelligens (KI), blandet virkelighet og stordata til å levere nye tjenester eller forbedre tjenestene man allerede tilbyr.

La oss si at bedriften din har gått gjennom en digital transformasjon mens en annen bedrift ikke har gjort det. Den tradisjonelle bedriften fortsetter å produsere produkter basert på det kundene bestiller. Den moderne bedriften derimot, bruker data i sanntid for å avgjøre hvilke produkter som gir mest profitt og hvem som kjøper dem. Ikke bare øker dette effektiviteten i dag, men det kan også forutsi hva folk kommer til å interessere seg for i morgen.

Å digitalisere seg på betyr ulike ting for forskjellige personer, men eksempler på digital transformasjon på arbeidsplassen kan gå ut på å

• gjøre hele bedriften papirløs

• automatisere forsyningskjeden og arbeidsplanene

• bruke KI eller maskinlæring til å forvandle kundereisen

• bruke prediktive analyser til å utvikle produkter som kunder kommer til å ville ha i fremtiden

• automatisere vurdering av ansatte for å finne kompetansehull

• introdusere hybridjobbing og la ansatte jobbe og samarbeide via skyen

• bruke virtuell eller blandet virkelighet til samarbeid mellom team

Selv om dette ser forskjellig ut for ulike bedrifter, krever ethvert prosjekt innen digital transformasjon effektivt samarbeid og kommunikasjon. Bedrifter får muligheten til å være modige og legge fra seg utdaterte vaner som ikke passer inn i dagens sammenkoblede verden. Ansatte får muligheten til å lære om spennende, nye teknologier, samtidig som de slipper å gjøre enkelte kjedelige arbeidsoppgaver.

Brukt riktig kan digital transformasjon sende bedriften din til nye høyder. Målet er å jobbe på smartere måter og få et forsprang på konkurrentene ved å bruke teknologi i stor skala.

Digitalisering versus digitisering

To ord relatert til digital tranformasjon er digitalisering og digitisering. Selv om ordene er veldig like, betyr de ulike ting.

Digitalisering

Denne prosessen går ut på å gjøre eksisterende prosesser digitale. Det handler om mer enn å skanne et dokument og lagre det i skyen. Du kan samle inn data, forutsi trender og ta bedre avgjørelser basert på resultatene. Men det kan være mindre omfattende enn en fullstendig digital transformasjon, noe som endrer hele kulturen på arbeidsplassen.

Eksempler inkluderer å

• flytte deler av bedriften på nettet

• dele dokumenter i skyen

• legge til en QR-kode på produkter

• analysere data i sanntid for å minske risikoer

• gi ansatte opplæring i nye programvareplattformer

Digitisering

Denne prosessen går ut på å konvertere analoge data og dokumenter til en digital form.

Eksempler inkluderer å

• skanne et bilde for å lagre det i en fil på nettet

• konvertere en rapport på papir til en PDF-fil

• gjøre en fysisk presentasjon om til en lydfil

Hvorfor er digital transformasjon så viktig?

Etter hvert som teknologien utvikler seg er digital transformasjon nødvendig for at bedrifter ikke bare skal vokse, men også overleve. Derfor fortsetter mange sjefer å satse på digitale muligheter. 72 prosent har en aggressiv digital investeringsstrategi ifølge KPMG.

En undersøkelse fra Accenture understreker også viktigheten av digital transformasjon. Den viser at ledende bedrifter innen bedriftsteknologi, vokser fem ganger raskere enn bedrifter som ikke tar i bruk ny teknologi like raskt.

Utvid boksene nedenfor for å finne ut mer om fordelene ved digital transformasjon.

Det er ikke helt uten utfordringer å bli helt digital. Det er en kompleks prosess som består av mange trinn, og krever mye planlegging og samarbeid. Disse seks trinnene kan hjelpe deg på veien til en vellykket digital transformasjon.

1. Definer målet med den digitale transformasjonen

Først bør du identifisere spesifikke mål som du ønsker å oppnå via digital transformasjon. Tenk over hva som gir størst inntekter for bedriften din. Er hovedmålet for eksempel å bli mer effektiv? Forbedre kundeopplevelsen? Eller finne nye inntektskilder?

Ved å stille deg selv disse spørsmålene blir det enklere å jobbe videre med prosessene, enten det handler om å flytte viktige tjenester til skyen eller bygge en flerkanalsplattform til kundene dine. Faktisk er hovedmålet til de fleste bedrifter å forbedre kundeopplevelsen ifølge TEKsystem sin State of Digital Transformation-rapport for 2023. Uansett hva målet er, er det lurt å legge en plan med løsninger og tidsfrister for endringene som skal gjøres.

2. Angi KPI-er for å måle resultater

Det er ikke nok å bare implementere ny teknologi. Det må knyttes til KPI-er, slik at resultatene kan spores. Du må måle effekten av den digitale transformasjonen for å vite om det fungerer eller ikke.

Digital transformasjon kan gi gode resultater på kort sikt, men vær klar over at det kan ta minst to år før du virkelig begynner å se gevinster av investeringen. I mellomtiden bør du gjøre endringer i strategien din dersom du ikke oppnår resultatene du ønsker.

3. Få folk med deg på alle nivå

Hvis du vil at den digitale transformasjonen skal lykkes, er du avhengig av at du har de ansatte med deg. Det er viktig at de ansatte forstår hva du vil oppnå, slik at hele organisasjonen jobber mot samme mål. Vær åpen, og sørg for at det ikke bare er de øverste sjefene som vet hva som skjer. Det er avgjørende for den digitale transformasjonen at informasjon spres til alle nivåene i organisasjonen.

4. Invester i riktig teknologi og verktøy

Invester i de tekniske løsningene du faktisk trenger for å oppnå transformasjonen, enten det er KI, skybaserte løsninger eller verktøy for automatisering.

Velg programvare som har fått gode anmeldelser og brukes av andre i samme bransje som deg. Ideelt sett bør du satse på teknologi som de ansatte allerede er kjent med eller raskt kan gjøre seg kjent med. Hvis prosessene blir for kompliserte, kommer implementeringsperioden garantert til å bli lang og vanskelig.

5. Samle et eget team som skal implementere transformasjonen

Sett sammen et team som er ansvarlig for å levere den digitale transformeringen. Det bør bestå av personer med ekspertise innen digital teknologi og personer med kunnskap om bransjen du jobber i.

Teamlederne må kunne kommunisere effektivt under hele prosessen, slik at alle ansatte vet hva som skjer. Gi de ansatte opplæring i den nyeste programvaren, og hold kurs regelmessig slik at overgangen blir så enkel som mulig. Med riktig opplæring og støtte kan ny teknologi raskt bli en selvfølgelig del av organisasjonen din og bidra til at arbeidsstyrken blir mer fleksibel.

6. Led fra toppen

Endring starter øverst. Ikke la dårlig lederskap ødelegge for transformasjonen. Det er viktig at du forstår hva «digital» betyr for din bedrift, slik at du kan hjelpe til i digitaliseringsprosessen. Sjefer må være opptatt av forandring og kunne fungere som et samlingspunkt for ulike avdelinger etter hvert som teknologien tas i bruk i bedriften.

Som en rapport fra McKinsey sier:: «En ubehagelig sannhet for bedrifter som går gjennom digital transformasjon, er at sjansen for å lykkes uten en fokusert og aktiv sjef, er minimal.»

Det er ingen tvil om at digital transformasjon er et stort prosjekt for enhver bedrift. Det er dyrt å oppgradere eller erstatte systemer, men prøv å fokusere på mulighetene som kan oppstå. Det kommer til å være verdt det hvis det betyr at du kan utvide kundebasen din eller kutte kostnadene.

Men husk at digital transformasjon er en evig prosess. Den tar aldri slutt. Du må alltid se videre for å finne ut hvordan du kan forbedre livene til både ansatte og kunder.