Hybride werken is de favoriete optie geworden voor degenen wier baan dat toelaat. Als globale momentopname had in april-mei 2023 25,6% van de werknemers een hybride werkpatroon, terwijl 7,9% volledig thuis werkte.
Deze manier van werken is populair onder werknemers. Volgens het Britse CIPD zegt 69% van de werknemers dat de mogelijkheid om thuis te werken voor hen belangrijk is bij het zoeken naar een nieuwe functie. En in een enquête uitgevoerd door vacaturesite Monster zei meer dan een kwart van de Amerikaanse werknemers dat ze liever een wortelkanaalbehandeling zouden ondergaan dan 5 dagen per week op kantoor te moeten werken. Bijna 2 op de 5 werknemers zei dat ze zouden overwegen een baan op te zeggen waarvoor ze maar één dag ter plaatse hoefden te zijn.
Aan de andere kant zijn werkgevers nog niet helemaal overtuigd: 90% wil tegen het einde van 2024 een terug-naar-kantoorbeleid implementeren volgens een enquête van Resumé Builder.
Er moet duidelijk een verwachtingskloof worden overbrugd en technologie kan daarbij helpen. MR en VR transformeren hybride werken en thuiswerken, geven een echt gevoel van samenzijn en zorgen voor de persoonlijke benadering en verbondenheid die mensen nodig hebben om te floreren, of ze nu een virtuele vergadering bijwonen, aan een creatief project werken of worden getraind in nieuwe vaardigheden.
Het gaat echter om meer dan technologie. Hoewel het relatief eenvoudig is om een hybride werkmodel aan te bieden, vergt het veel denkwerk en planning om het voor je bedrijf te laten werken. Er is ook extra ondersteuning nodig voor werknemers die de gedecentraliseerde manier van werken met meerdere ruimten lastig vinden.
Dus hoe kunnen organisaties de juiste balans vinden en succes behalen?
Wat is het hybride werkmodel?
Een hybride werkmodel biedt het beste van 2 werelden, een mix van werken op locatie en thuiswerken. Een werknemer kan bijvoorbeeld 3 dagen per week thuiswerken en 2 dagen op kantoor zijn. Of er kunnen specifieke dagen zijn waarop leiders verwachten dat werknemers persoonlijk vergaderingen bijwonen. Dankzij dit soort regelingen kunnen werknemers de flexibiliteit behouden die ze genoten toen ze thuis werkten, maar toch de persoonlijke contacten met collega's onderhouden die zo belangrijk zijn voor de samenwerking en het welzijn.
Laten we eens kijken naar de verschillende typen hybride werkmodellen.
Deze organisaties hebben het liefst dat de meeste mensen op kantoor werken, maar hebben wel een beleid voor thuiswerken. Sommige werknemers hebben de vrijheid om thuis te werken indien nodig, maar dit wordt niet actief aangemoedigd.
Deze organisaties werken voornamelijk op afstand maar profiteren tegelijkertijd van de persoonlijke ontmoetingen en teambuilding die een werkomgeving kan stimuleren. In dit model komen werknemers één of 2 dagen per week naar kantoor, zodat ze met collega's kunnen praten en belangrijke teamvergaderingen persoonlijk kunnen bijwonen.
Hier mag iedereen die de tools heeft om thuis te werken dat meestal ook doen.
Waarom hybride werken?
Hybride werken wint al een tijdje aan populariteit dankzij sneller internet, samenwerkingstools in de cloud en een grotere nadruk op het bevorderen van een gezonde balans tussen werk en privéleven. Het werd echter pas werkelijk omarmd tijdens de pandemie, toen bedrijven snel de banden van het traditionele werken moesten verbreken.
Thuiswerken heeft veel voordelen die werknemers niet willen verliezen. Zozeer zelfs dat het voor organisaties steeds belangrijker wordt om hybride werken aan te bieden om talent aan te trekken en te behouden.
Wat zijn de voordelen van hybride werken?
Een goed doordacht hybride werkmodel kan geweldig zijn voor samenwerking, productiviteit en werknemerstevredenheid. Vouw de kaders hieronder uit en ontdek 6 redenen om een hybride model te implementeren.
Verbeterde balans tussen werk en privéleven
Door hybride werken aan te bieden, geef je werknemers de kans op een betere balans tussen werk en privéleven, met minder stress, minder woon-werkverkeer en meer tijd voor andere activiteiten dan werk.
Als je organisatie een combinatie van werken op kantoor en thuis aanbiedt, kun je je talentennetwerk uitbreiden en mensen aantrekken die anders niet bij je zouden solliciteren. Je bent ook niet langer beperkt tot het werven van werknemers in de lokale omgeving. Mensen die verder weg wonen willen misschien wel voor je werken als ze bijvoorbeeld maar één dag per week of alleen voor vergaderingen fysiek op kantoor hoeven te zijn.
Volgens een onderzoek van de Universiteit van Birmingham in het Verenigd Koninkrijk denkt 76,5% van de managers dat flexibel werken in het algemeen de productiviteit verhoogt. Werknemers kunnen zich beter concentreren in hun favoriete werkomgeving, waardoor de algehele productiviteit van de organisatie toeneemt.
Hybride werken is populair onder werknemers vanwege de flexibiliteit om minimaal een deel van de tijd buiten kantoor te werken. Sommige mensen geven de voorkeur aan de drukte van een kantoor, terwijl andere de stilte van thuis prettig vinden. Hybride werken kan voor beide groepen de juiste werknemerservaring bieden. Het biedt ook mogelijkheden om samen te werken, wat het moreel en het gevoel van saamhorigheid kan stimuleren.
Besparing op kantoorkosten
Thuiswerken vermindert de behoefte aan kantoorruimte wat organisaties veel geld bespaart, zowel wat betreft de grootte van het kantoor als de onderhoudskosten van het pand. De besparingen op nutsvoorzieningen zoals verwarming en airconditioning, evenals drukwerk en kantoorbenodigdheden, kunnen aanzienlijk zijn.
Een enorme mogelijkheid om de cultuur te veranderen
Door mensen de kans te geven thuis en op kantoor te werken, bouw je het vertrouwen op dat ze op eigen initiatief aan de slag kunnen gaan. Een hybride werkplek kan ook helpen bij het opbouwen van een veerkrachtige cultuur door bedrijven voor te bereiden op verstoringen.
Wat zijn de uitdagingen van hybride werken?
Hoewel het hybride werkplekmodel de juiste balans lijkt te bieden, is het niet zonder gebreken. De uitdagingen van een hybride model zijn onder andere:
1. Moeilijkheden bij het onderhouden van relaties
Deel uitmaken van een hybride team is een beetje als een langeafstandsrelatie. Het vereist vertrouwen en regelmatig contact om het te laten werken. Als mensen doorlopend met elkaar op één locatie zijn, is het relatief eenvoudig om samen te werken, feedback te geven, hulp te krijgen, deel te nemen aan vergaderingen en een solide basis te leggen binnen teams.
Als iedereen thuiswerkt, raken mensen vertrouwd met virtuele samenwerking en weten ze dat ze contact moeten houden door regelmatige contactmomenten en virtuele gesprekken. Als teams echter worden opgesplitst, kan er een kloof ontstaan tussen de mensen op kantoor en de mensen thuis.
2. Gebrek aan spontane interactie
Veel mensen genieten van de informele gesprekken op het werk. Thuiswerkers kunnen het gevoel hebben dat ze de kantoorcultuur, spontane communicatie en teamactiviteiten missen. Als je er persoonlijk bij bent is het gemakkelijker om met elkaar te communiceren, bij te praten en te socializen na het werk. Veel van de uitdagingen waar hybride teams voor staan, komen neer op verbindingsgemak.
3. Zoeken naar nieuwe manieren om hybride teams te betrekken
Thuiswerkers betrokken houden kan lastig en tijdrovend zijn, daarom besteden sommige leiders er misschien niet zoveel aandacht aan als zou moeten. Als mensen op locatie werken, is het relatief eenvoudig om lichaamstaal op te merken en waar nodig problemen op te lossen. Het is veel moeilijker om emoties op te pikken als je mensen niet kunt zien.
4. Onevenwichtige behandeling van thuiswerkers en werknemers op locatie
Of het nu terecht of onterecht is, mensen hebben soms het gevoel dat werknemers op kantoor de voorkeur krijgen boven thuiswerkers. Leiders kunnen werknemers die 'gezien' worden op kantoor als toegewijder beschouwen en hun meer ondersteuning geven. Thuiswerkers kunnen het gevoel hebben dat ze over het hoofd worden gezien bij trainings- en promotiekansen omdat ze minder zichtbaar zijn dan werknemers op kantoor. Daarom is het essentieel om gelijkheid op de hybride werkplek te bevorderen.
5. Moeilijker voor nieuwe werknemers om te leren van meer ervaren krachten
Dit is een van de grootste uitdagingen van hybride werken. Nieuwe werknemers kunnen het erg moeilijk vinden om de kneepjes van het vak te leren als ze maar weinig tijd doorbrengen met collega's op kantoor. Bovendien is het veel moeilijker om een band op te bouwen met collega's als er geen persoonlijke interactie is. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en frustratie.
6. Invloed op cultuur
Het saamhorigheidsgevoel in een organisatie kan minder sterk zijn wanneer mensen zich niet altijd op dezelfde fysieke locatie bevinden. Thuiswerkers kunnen het gevoel hebben minder verbonden en geïnformeerd te zijn en minder te kunnen bijdragen, waardoor ze uiteindelijk het gevoel krijgen dat ze er niet echt bij horen. Alle teamleden moeten zich betrokken voelen bij het succes van elkaar en van het bedrijf.
De hybride werkomgeving
Als je een hybride werkomgeving beheert, zijn er een paar dingen waar je aan moet denken die je misschien nog niet eerder hebt overwogen. Een van de belangrijkste is de fysieke ruimte. Als je bijvoorbeeld in totaal 150 werknemers hebt, heb je geen gebouw nodig dat ze allemaal tegelijk kan huisvesten.
Sommige werknemers werken misschien alleen op dinsdag en woensdag op kantoor, terwijl andere misschien een weekenddienst draaien. Je kunt dus in plaats daarvan een flexibel werkpleksysteem gebruiken. Het is essentieel om precies te weten wanneer mensen in het pand zijn, zodat je de juiste ruimte vindt voor jouw behoeften.
Veel organisaties zijn nu hun fysieke werkomgeving volledig aan het herinrichten om beter te kunnen functioneren met hybride werken, waarbij moderne kantoren meer een flexibele ruimte worden voor samenwerking en teambuilding in plaats van formele fulltime werkplekken.
Je zou meer sociale ruimtes kunnen inrichten, zodat mensen optimaal kunnen samenwerken wanneer ze op kantoor zijn. Een ander idee is hubs waar mensen klanten kunnen ontmoeten en vergaderruimten die volledig zijn uitgerust voor fysieke en virtuele vergaderingen.
De invulling van hybride werken
Simpelweg tegen mensen zeggen dat ze hun tijd kunnen verdelen tussen thuis en kantoor en hopen dat het allemaal wel goed komt, is niet genoeg. Je moet een solide hybride werkplekstrategie ontwikkelen. Dit zijn een paar dingen om over na te denken om je te helpen het goed te doen.
Een transparant hybride werkbeleid
Stel beleidsregels op waarin duidelijk wordt beschreven wat je van je werknemers verwacht. Als sommige werknemers thuis mogen werken en andere niet, dan moeten mensen de reden achter dit besluit kennen om conflicten en wrok te voorkomen. Vragen die moeten worden beantwoord zijn onder andere:
Hoeveel dagen moeten mensen op kantoor zijn?
Welk werk kun je beter persoonlijk doen dan virtueel?
Moeten bepaalde werknemers op hetzelfde moment op kantoor zijn voor vergaderingen en samenwerking?
Het is belangrijk om feedback over nieuw beleid te krijgen en aanpassingen te doen totdat je een hybride model hebt gevonden dat het beste voor je werkt.
Hybride werkplanning
Net zoals veel bedrijven planningen hebben voor verschillende ploegendiensten, kun je hetzelfde overwegen voor je hybride werknemers. Zo kun je voorkomen dat werknemers altijd met dezelfde mensen op kantoor zijn of dat ze alleen op kantoor zijn terwijl iedereen thuis werkt.
Planningen geven niet alleen weer waar werknemers aan het werk zijn, maar kunnen je ook helpen om te zien waar mensen aan werken, zodat iedereen op de hoogte is. Je kunt ook gedeelde agenda's gebruiken, zodat mensen weten wanneer anderen op kantoor zijn.
Taaktoewijzing
Teamleiders kunnen planningen optimaliseren op basis van welk type werk beter geschikt is voor de kantoor- of thuisomgeving.
Asynchrone taken zijn taken die je kunt uitvoeren zonder input van anderen, zoals het invoeren van gegevens of het maken van een solopresentatie. Deze zijn ideaal om thuis te doen, waar mensen grote blokken ononderbroken tijd kunnen plannen. Synchrone taken zijn daarentegen beter geschikt voor een kantooromgeving. Dit zijn functies die samenwerking in een groep, brainstormen, chatten of creativiteit vereisen.
Vertrouwen
Vertrouwen is het fundament van elke hybride werkplek. Zelfs na het succes van thuiswerken tijdens de pandemie denken sommige managers nog dat thuiswerkers misbruik maken van hun vrijheid en regelmatig de kantjes eraf lopen. Managers moeten erop vertrouwen dat mensen die thuis werken hun taken gedaan krijgen zonder micromanagement.
Leren loslaten kan een rustiger werkomgeving creëren, vooral voor thuiswerkers die vaak het gevoel hebben dat ze meer uren moeten maken om te bewijzen dat ze hun best doen. Dat gezegd zijnde, moet je nog steeds regelmatig contact met ze opnemen om te verzekeren dat ze tevreden zijn.
Communicatie
Communiceren met thuiswerkers is anders dan met werknemers op kantoor en vergt wellicht meer denkwerk. Misschien heb je meer contactmomenten nodig om te zien hoe mensen omgaan met thuiswerken en of ze extra ondersteuning nodig hebben, of dat nu meer IT, een betere stoel of begeleiding bij mindfulness is.
Het kan nuttig zijn om regelmatig enquêtes en openvragensessies te houden die je directe feedback geven over de betrokkenheid en het moreel van werknemers in een hybride werkomgeving. Laat zien dat je eerlijkheid en kwetsbaarheid verwelkomt en dat iedereen een stem heeft.
Inclusie
Denk goed na over inclusiviteit en hoe teams naadloos kunnen samenwerken in een hybride opzet. Het is essentieel om bestaande ongelijkheden niet nog groter te maken door mensen die voornamelijk thuiswerken, zoals verzorgers, werkende ouders en mensen met een handicap, buitenspel te zetten. Er is vaak een onbewust vooroordeel tegen thuiswerkers, dus zorg ervoor dat ze dezelfde kansen krijgen en zich net zo gewaardeerd voelen als mensen die terugkeren naar kantoor.
Managers moeten ook in het bijzonder aandacht besteden aan het onboarden van nieuwe werknemers, zodat ze zich niet buitengesloten voelen en relaties kunnen opbouwen met hun collega's. Het kan een goed idee zijn om ze aanvankelijk het grootste deel van hun tijd op kantoor te laten doorbrengen naast collega's die hen kunnen begeleiden en vragen kunnen beantwoorden, zodat ze zich opgenomen voelen in je hybride werkomgeving.
