Je eerste VR-vergadering instellen
Vergaderingen zijn essentieel om samen met collega's te brainstormen, problemen op te lossen, te leren of belangrijke besluiten te nemen. Als mensen hybride of op afstand werken, is het echter moeilijker om dezelfde relaties op te bouwen als tijdens persoonlijke contacten.
Virtual reality sluit aan bij onze natuurlijke behoefte aan menselijk contact. Je smeedt en versterkt banden veel beter dan mogelijk is tijdens standaard videogesprekken. Het scheelt ook flink in tijd, geld en moeite die je anders kwijt bent aan het fysiek bijeenbrengen van teams die overal verspreid zitten.
Met de juiste planning en voorbereiding kunnen VR-vergaderingen een krachtige motor zijn voor innovatie en productiviteit. Ook stralen ze een positieve en ondersteunende werkcultuur uit. Er is ook een duidelijk stappenplan om vergaderingen tot een succes te maken.
1. Zoek de juiste VR-headset
De keuze van de juiste Meta Quest-headsets begint met het kennen van het doel van je vergadering, de betrokken locaties en wie er aanwezig zullen zijn.
Voor reguliere townhalls, evenementen en andere grote, door een presentator geleide bijeenkomsten kan de budgetvriendelijke Meta Quest 3S je beste optie zijn voor een grootschalige implementatie.
Voor boeiendere, immersieve vergaderingen voor thuiswerkers kun je de krachtige Meta Quest 3 proberen. Als je mixed reality (MR) gebruikt, verloopt ook de samenwerking beter doordat meerdere teams en belanghebbenden in realtime kunnen samenwerken.
Voor productdemo's en presentaties zorgt de Meta Quest 3 voor een toonaangevende VR-ervaring met 3D-modellering en virtuele prototypen. Doordat je handen, gezicht en ogen worden gevolgd, krijg je ook meer controle binnen de virtuele omgeving.
Nadat je je headsets hebt gekozen, zorgt Meta Quest for Business voor een snelle, schaalbare, soepele en veilige implementatie. Het helpt je bij het beheren van toegang, waardoor je controle hebt over elke headset. Ook word je ondersteund om alles snel werkend te krijgen. Het omvat ook appbeheer, zodat je de gebruikerservaring van medewerkers kunt aanpassen met apps uit de Meta Quest Store.
2. Vergelijk je opties voor VR-vergaderapps
Apps maken VR relevant voor je teams en helpen bovendien om de 3D-omgeving te combineren met de 2D-tools die ze al kennen.
Als je binnen het Meta-ecosysteem wilt blijven, probeer dan Horizon Workrooms. Het is geïntegreerd met Zoom, waardoor vergaderingen toegankelijk zijn voor iedereen, met of zonder VR-headset.
Breng je Microsoft-producten naar de 3D-wereld met Microsoft Mesh. Je kunt Microsoft Teams-vergaderingen bijwonen via de app en je bestaande MS-software gebruiken. Ontdek 5 voordelen van immersieve vergaderingen met Microsoft Mesh op Meta Quest.
Arthur is een sociale VR-app die meer aanvoelt als een chatroom. De app bevat een reeks productiviteitsfuncties, zoals prikborden, stroomdiagrammen en delen van 3D-bestanden.
Als deze apps niet zijn wat je zoekt, kun je altijd je eigen app bouwen. Het OpenXR-pakket van Meta biedt een kader voor de ontwikkeling van mixed reality op Meta Quest-apparaten.
3. Zoek de perfecte VR-vergaderplek
Je bepaalt zelf de uitstraling en sfeer van je virtuele vergaderruimten. Je kunt kiezen voor een standaardoplossing of juist een volledig op maat gemaakte omgeving.
Kant-en-klare virtuele ruimten
Van zakelijke presentaties tot brainstormruimten, je vindt altijd een virtuele vergaderruimte met een passende en inspirerende achtergrond, zoals zeezichten of bergtoppen. Je kunt ruimten ook groter of kleiner maken, afhankelijk van het aantal deelnemers.
Een ruimte aanpassen in een bestaande app
Je kunt de indeling en kenmerken van de ruimte aanpassen en afbeeldingen of video's toevoegen, zonder ook maar één coderegel te schrijven. Met een toolkit zoals die van Microsoft Mesh kun je VR-vergaderruimten volledig aanpassen.
Een nieuwe VR-vergaderruimte ontwerpen
Je hebt hierbij wel ondersteuning van externe ontwikkelaars nodig, maar je kunt ook een virtuele werkruimte vanaf nul ontwerpen. Maak een digitale kloon van je fysieke kantoor of ontwerp een visuele weergave van je bedrijfsfilosofie.
4. Functies voor je VR-vergaderruimte kiezen
Presentaties, evaluaties, brainstormsessies, workshops, onboarding, statusvergaderingen, pitches, een-op-eengesprekken, co-working en netwerksessies: ze kunnen allemaal plaatsvinden in het metaversum.
Aanpasbare avatars: identiteit, individualiteit en de eerste indruk maken het verschil.
Tools voor samenwerking: whiteboards, bestanden delen, scherm delen, prikborden, kanban-borden en mindmaps.
Tools voor 3D-modellering: creativiteit en innovatie stimuleren.
Breakout-ruimten: voor kleinschalige groepsgesprekken.
Presentaties: voor keynotes en townhalls.
Workshopformats: sjablonen voor verschillende activiteiten, van brainstormsessies tot trainingen.
Integratie met bestaande productiviteitsapps: voor efficiënte planning van sprints.
Activiteiten en games: voor teambuilding en ijsbrekers.
Sociale ruimten: inclusief cafés en buitenruimtes.
Lobby's/wachtruimten: beheren wie deelneemt aan vergaderingen en wanneer.
Polls: voor grote evenementen of wanneer anonieme stemming is vereist.
Beloningen in de app: voor meer betrokkenheid.
Gegevensoverzichten: bijvoorbeeld realtime updates van de aandelenmarkt, social media, dienstregelingen of het weer.
Internationale klokken: voor het beheren van samenwerking tussen verschillende tijdzones.
5. Nodig deelnemers uit voor een testronde
Controleer het geluid en de stabiliteit van je internetverbinding. Medewerkers moeten ook een training volgen om vol vertrouwen door de VR-vergaderruimte te navigeren en de nieuwe technologie te gebruiken. Zo wordt weerstand zoveel mogelijk voorkomen.
Dit is ook een goed moment om de etiquette voor VR-vergaderingen vast te leggen, zoals:
Wees je bewust zijn van andere gesprekken, praat niet door elkaar en demp microfoons om storende achtergrondgeluiden te voorkomen.
Wees aanwezig en ga niet multitasken (wat in VR makkelijker is doordat je volledig opgaat in de immersieve omgeving).
Vraag toestemming voordat je een opname maakt.
Gebruik nooit de avatar van iemand anders.
Respecteer de virtuele persoonlijke ruimte van anderen.
Heet nieuwkomers welkom en zeg gedag voordat je vertrekt.
6. Controleer je VR-gezondheid en -veiligheid
Misselijkheid, desoriëntatie en belasting van nek en hoofd kunnen een probleem vormen als je een VR-headset draagt. Zorg ervoor dat je teams weten hoe ze goed voor zichzelf kunnen zorgen. Gezondheid en veiligheid mogen geen bijzaak zijn.
7. Ontvang feedback
Neem de hele VR-vergadering onder de loep om struikelblokken weg te nemen en iedereen mee te krijgen. Via feedbackformulieren, korte enquêtes, stemmingen, een-op-eengesprekken met teamleiders en suggestievakken kun je zicht krijgen op het grotere geheel.
Het is cruciaal om de voortgang en het draagvlak te peilen via open en eerlijke gesprekken. Virtual reality is een gezamenlijke reis, en het avontuur is nog maar net begonnen.