Teamvergaderingen: leren om in VR te werken

Ik ben zo zenuwachtig voor mijn eerste virtual reality-vergadering dat ik mijn geleende headset 10 minuten te vroeg al aanzet, waardoor ik - verrassing - niemand zie in de vergaderruimte, de headset weer af doe, enkele minuten ijsbeer op kantoor en weer volgens de planning terugkeer in VR alsof ik de vergaderruimte voor het eerst betreed.

Dit alles ondanks het feit dat het team van Arthur Technologies me gisteren een tutorial gaf, waarin zij vele van mijn meest prangende vragen al heel beleefd hadden beantwoord. Ik had vragen zoals 'Hoe sta ik op?' en 'Hoe kom ik van dat enorme zwevende notitieblok af dat ik per ongeluk heb gemaakt?'

Tijdens mijn training leren ze me ook meerdere andere essentiële VR-interviewvaardigheden, zoals hoe je virtuele champagne drinkt, hoe je teleporteert (wat voor mij als bokspringen voelt) en hoe ik mijn armen moet houden zodat mijn avatar er niet uitziet als een velociraptor.

Waarom onderwerp ik me aan dit alles? Omdat ik hier ben om met Christoph Fleischmann, oprichter en directeur van Arthur, te praten. Er is in elk geval niets ongemakkelijks aan onze introductie. De avatar van Chris is gemakkelijk te herkennen in VR omdat deze is gerenderd vanuit een foto. De mijne ook. Het is als het ware een zakelijke pasfoto die van LinkedIn is gehaald. En je kunt echt uit zoveel outfits kiezen. Het team van Arthur heeft me een mooie blazer en jeans gegeven, afgemaakt met een paar witte sneakers om me een meer casual uiterlijk te geven. Ik vind het geweldig dat zij me aankleden voor al mijn vergaderingen.

Chris, die opgroeide in Wenen net buiten een grote industriehub, voelde zich geïsoleerd van de wereldwijde technologiesector. Toen hij 10 jaar geleden voor het eerst augmented reality tegenkwam, vonden de meeste mensen dit een marketinggimmick. Weet je nog, toen we allemaal een QR-code moesten scannen om een virtueel logo te laten verschijnen? Maar voor Chris was het zaadje van een veel groter idee geplant. Hij dacht dat dit een oplossing kon zijn om het speelveld gelijk te trekken, waardoor hij op een andere manier, een betekenisvollere manier, contact kon maken met een community die zich bliksemsnel aan het ontwikkelen was.

De schoonheid van Arthur, een bedrijf waarvan de software bedrijven helpt in virtual reality samen te komen, samen te werken en hun werk te beheren, kan het beste worden beschreven aan de hand van het verhaal van een jailbreak. Een van haar eerste klanten, de IT-groep van een groot bedrijf in de voertuigenbranche, werkte al enkele maanden met hen samen. In die tijd vond het grootste deel van de bedrijfsplanning plaats in eigen persoon, waarbij iedereen post-its op een muur plakte. In plaats van in persoon deel te nemen, was het team van Arthur er in VR.

Uiteindelijk bleek dat de IT-klant van Arthur de software had gehackt en hun vergaderruimte had uitgebreid tot een socialere ruimte, totaal niet zoals die waar ik met Chris was voor onze afspraak (met trots geeft hij toe dat Arthur het idee had geopperd). Iedereen ging 'naar buiten' en hielden buiten pauze, pratend over hun leven zonder VR te verlaten.

"Dat was echt een magisch moment", herinnert Chris zich nog. "We realiseerden ons dat dit meer dan een vergaderruimte voor hen was. Het was een plek waar ze konden werken en konden ontspannen met elkaar."

Er bestaat een soort vrijheid, denk ik, een soort uitnodiging voor een meer casual verbondenheid die mogelijk wordt gemaakt door de zachte kleuren van een zonsopkomst van ons virtuele uitzicht. Chris herinnert me eraan dat dit komt omdat mijn hersenen om de tuin worden geleid, dat mijn bewustzijn van de ruimte op subtiele wijze, zonde dat ik het doorhad, is veranderd. Als ik bijvoorbeeld naar de rand van deze VR-ruimte zou gaan, dan zou ik bijvoorbeeld mijn voeten kunnen voelen tintelen.

Aanwezigheid is de fundering waarop Arthur is gebouwd. Alle aspecten zijn ontworpen om mensen zich thuis te laten voelen. Om ze het gevoel te geven dat ze zichzelf kunnen zijn. Maar om organisaties de oplossing op schaal te laten inzetten, was de emotionele verbinding niet genoeg.

Chris praat graag over het Venndiagram tussen aanwezigheid en productiviteit. Hoeveel bedrijven worstelen niet met de vraag hoe ze deze twee met elkaar kunnen verweven, in plaats van te kiezen voor het ene ten koste van het andere. In Arthur, 'geeft productiviteit op de goede manier je het gevoel aanwezig en meer betrokken te zijn.' Hij beschrijft hier een vergadering van 10 personen. In een videogesprek van dat formaat is het lastig voor alle deelnemers om consistent actief deel te nemen. Hier zie je: 'iedereen is betrokken, notuleert, verplaatst dingen op het whiteboard, houdt kleinere nevengesprekken.'

Audio is de drijvende kracht van het middel. Als Chris tijdens ons gesprek naar links verplaatst, verandert ook de richting van het geluid van zijn stem enigszins. Als hij wegloopt, kan ik hem moeilijker horen. Sommige vergaderruimtes van Arthur zijn 'geluidsbestendig' zodat als iemand buiten de deur staat, de personen achter de deur niet te horen zijn en er ook niet mee gepraat kan worden. Dat heb ik zelf tijdens het onboarden aan den lijve ondervonden toen een halve 'bokkensprong' me buiten gehoorafstand bracht.

Mijn grootste angst tijdens die sprongen, die echt een belangrijke, noodzakelijke functie zijn voor navigeren binnen Arthur, is dat ik bovenop iemand aan de andere kant land. Dus dat is natuurlijk precies wat er gebeurt. Dankzij onze gewichtloze avatars raakt er niemand gewond tijdens zulke botsingen en moeten we er alleen om lachen. Chris zal er vast aan gewend zijn. Dat hoop ik in elk geval wel.

"Je kunt echt een complete persoonlijkheidstest bouwen rondom VR", vertelt hij me. Hoewel we nieuwe technologie en nieuwe manieren om contact te maken ontdekken, blijven sommige waarheden rondom de ervaring van mensen hetzelfde: mensen hebben verschillende voorkeuren en verschillende behoeften. Sommigen vinden kleine ruimtes met een ingewikkeld ontwerp prettiger. Anderen doen het beter in grotere ruimtes die zijn gemaakt voor grotere groepen.

Bedrijven waarderen oplossingen zoals Arthur die hen de mogelijkheid bieden hun team te ondersteunen met allerlei omgevingen, van vergaderruimtes voor brainstormen tot amfitheaters waar het complete personeelsbestand zich kan verzamelen voor een virtuele toast. "We hebben mixed reality toegevoegd," vertelt Chris, "zodat je je eigen collega's kunt uitnodigen in je woonkamer." Ik maak me gelijk zorgen of ik dan wel de juiste kussentjes op de bank heb neergelegd.

Terwijl Chris me meeneemt naar een virtuele werkruimte, me laat zien hoe de software gegevens kan importeren en andere werkplekoplossingen kan weergeven zoals whiteboards, plakbriefjes en Kanban-flows, stel ik me voor dat ik met mijn team in deze ruimte aan het brainstormen ben of de driemaandelijkse planningsvergadering houd. Dat gezegd hebbende, ben ik blij dat hij me niet heeft gevraagd om daadwerkelijk iets te notuleren. Ik blijf me bewust van mijn mogelijkheid om zonder problemen met Arthur de connectie te blijven vinden. Alle functionaliteit is toegankelijk en gebruiksvriendelijk. Ik weet gewoon dat ik, in elk geval op camera, er niet zo cool zal uitzien als ik het daadwerkelijk probeer.

Toen ik dat toegaf, verzekerde Chris me: "Dit zou niet normaal moeten voelen, want dat is het ook niet. Als het niet vreemd zou zijn, dan zou het ook niet echt een uitdaging zijn. Het is een enorme verandering."

Misschien is dat een kanttekening over de eerste gebruikers van oplossingen zoals Arthur en van platformen zoals VR in het algemeen: deze technologie is voor iedereen die bereid is om een beetje vreemdheid te omarmen op zoek naar de volgende grens.

"Mensen moeten een bepaalde mate van leren en tijd en aandacht verwachten die ze nodig hebben om echt vertrouwd te raken met deze ervaring", rondt Chris af.

Alsof het zijn punt moest bewijzen, begon mijn neus vreselijk te jeuken toen hij halverwege zijn zin was. Dat kun je niet voorkomen. Ik ga proberen erachter te komen hoe ik mijn controller kan laten zakken en mijn headset omhoog kan duwen om even te krabben. Ik heb geen idee of dit effect heeft op mijn avatar, want dat zien de anderen ook. Ik voel me geneigd ze te waarschuwen en we lachen er samen om. Dat is weer zo'n moment, zo'n klein maar krachtig moment, dat de kracht en realiteit van onze gedeelde aanwezigheid versterkt.

Maar toch ben ik ergens blij dat ik niet hoefde te niezen.