Cómo dominar el modelo de trabajo híbrido

El trabajo híbrido se está convirtiendo en la opción preferida para quienes pueden adoptarlo. Entre abril y mayo de 2023, el 25,6% de los empleados trabajaba de manera híbrida y el 7,9% completamente de forma remota.

Esta modalidad de trabajo es muy popular entre los empleados. Según el CIPD del Reino Unido, el 69% de los empleados afirma que la posibilidad de trabajar de forma remota es importante a la hora de buscar un nuevo trabajo. Además, una encuesta de Monster reveló que más de uno de cada cuatro trabajadores estadounidenses preferiría someterse a una endodoncia antes que trabajar en la oficina cinco días a la semana. Casi dos de cada cinco consideraría dejar un empleo que les exigiera trabajar presencialmente solo un día a la semana.

Sin embargo, las empresas no están tan convencidas: el 90% planea implementar políticas de regreso a la oficina antes de finales de 2024, según una encuesta de Resumé Builder.

Es necesario satisfacer distintas expectativas, y la tecnología está ayudando a lograrlo. La realidad mixta y la realidad virtual están revolucionando el trabajo híbrido y remoto, ofreciendo una experiencia que simula la presencia física. Esto añade un elemento personal y una conexión esencial para prosperar, ya sea en reuniones virtuales, colaborando en proyectos creativos o en formación en nuevas competencias.

Sin embargo, no todo es tecnología. Si bien ofrecer un modelo híbrido de trabajo es algo relativamente sencillo, lograr que sea una opción eficaz para tu empresa requiere de mucho análisis y planificación, además de demandar un mayor nivel de asistencia para aquellos empleados a quienes les cueste adaptarse a esta nueva forma de trabajar descentralizada y distribuida en diferentes espacios.

Entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para encontrar el equilibrio y tener éxito?

¿En qué consiste el modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido ofrece lo mejor de los dos mundos: una combinación de trabajo presencial y remoto. Por ejemplo, un empleado podría trabajar desde casa tres días a la semana y dos días en la oficina. O puede haber días puntuales en los que los líderes esperan que el personal asista a reuniones en persona. Este tipo de acuerdo permite a los empleados conservar la flexibilidad que disfrutaban al trabajar desde sus hogares, sin tener que sacrificar las tan esenciales conexiones cara a cara con colegas que tanto repercuten en la colaboración y el bienestar.

Veamos los diferentes tipos de modelo de trabajo híbrido:

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

El trabajo híbrido ha ganado popularidad gracias a internet de alta velocidad, herramientas de colaboración en la nube y un mayor énfasis en el equilibrio entre vida laboral y personal. Sin embargo, cobró un impulso real durante la pandemia, cuando las empresas se vieron obligadas a alejarse del trabajo tradicional.

Trabajar desde casa tiene muchas ventajas que los empleados no quieren perder. Por eso, para las organizaciones, es cada vez más importante ofrecer un modelo de trabajo híbrido para atraer y retener talento.

¿Cuáles son las ventajas del trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido bien pensado puede tener excelentes resultados en la colaboración, la productividad y la satisfacción de los empleados. Expande las casillas que aparecen a continuación para descubrir seis razones para optar por un modelo híbrido.

Si bien el modelo de trabajo híbrido pareciera lograr el equilibrio perfecto, no todo es color de rosa. Entre los desafíos que conlleva la adopción de un modelo híbrido se incluyen los siguientes:

1. Dificultades para mantener las relaciones

Formar parte de un equipo híbrido se asemeja en cierto modo a mantener una relación a distancia. Para que funcione, se requiere confianza y contacto regular. Cuando las personas trabajan juntas todo el tiempo, es relativamente sencillo colaborar, hacer comentarios, recibir ayuda, participar en reuniones y forjar bases sólidas dentro de un equipo.

Y, cuando todas trabajan de manera remota, se familiarizan con la colaboración virtual y saben que deben mantenerse en contacto con comunicaciones regulares y conversaciones virtuales. Pero cuando los equipos están divididos, puede producirse una desconexión entre quienes trabajan en la oficina y quienes lo hacen desde sus hogares.

2. Falta de interacción espontánea

Muchas personas disfrutan de las conversaciones casuales que ocurren en el lugar de trabajo. Los empleados que trabajan de manera remota pueden sentir que se pierden la cultura de la oficina, la comunicación espontánea y las actividades en equipo. Estar presente en persona hace que sea más sencillo interactuar con el resto, ponerse al día al paso y socializar después del trabajo. Muchos de los desafíos que enfrentan los equipos híbridos se reducen a la facilidad de conexión.

3. Tener que generar compromiso en los equipos híbridos de nuevas formas

Mantener el compromiso de los empleados que trabajan de manera remota puede demandar mucho tiempo y esfuerzo, y ese es el motivo por el cual algunos líderes posiblemente no le den la atención que merece. Cuando las personas trabajan de forma presencial, es relativamente fácil observar el lenguaje corporal y resolver los problemas cuando es necesario. Es mucho más difícil identificar las emociones de las personas si no puedes verlas cara a cara.

4. Desequilibrio en el trato que reciben los trabajadores remotos y presenciales

Con o sin razón, las personas a veces sienten que los trabajadores presenciales reciben un trato preferencial en comparación con quienes trabajan de forma remota. Puede ocurrir que los líderes vean a las personas que se cruzan en la oficina como empleados más dedicados y les brinden un mayor apoyo. Los trabajadores remotos pueden sentirse ignorados a la hora de recibir oportunidades de capacitación y ascenso, ya que no son tan visibles como quienes trabajan en la oficina. Por este motivo, es esencial fomentar la equidad en el lugar de trabajo híbrido.

5. Mayor dificultad de los nuevos empleados para aprender del personal con más experiencia

Este es uno de los principales desafíos del trabajo híbrido. Los nuevos empleados pueden tener muchas dificultades para aprender el oficio si pasan poco tiempo con sus colegas en la oficina. No solo eso, sino que formar vínculos con colegas es mucho más difícil si no mantienen ninguna interacción en persona. Esto puede generar sentimientos de soledad y frustración.

6. Impacto en la cultura

El sentido de pertenencia en una organización puede no ser tan fuerte como cuando las personas no están en el mismo espacio físico todo el tiempo. Los trabajadores remotos pueden sentirse desconectados y desactualizados y tener la sensación de que no pueden aportar demasiado, lo cual, en última instancia, los hace sentir que no encajan. Es necesario que todas las personas que conforman el equipo se sientan involucradas en el éxito tanto de sus colegas como de la empresa.

El entorno de trabajo híbrido

Cuando administras un entorno de trabajo híbrido, hay varias cuestiones que contemplar, que posiblemente no hayas tenido en cuenta anteriormente. Una de las más importantes es el espacio físico. Si tienes, por poner un ejemplo, 150 empleados en total, no necesitarás un edificio que pueda albergarlos a todos al mismo tiempo.

Algunos empleados podrían trabajar en la oficina solo los martes y jueves, mientras que otros podrían asistir para cubrir un turno de fin de semana, por lo que podrías usar un sistema de escritorios compartidos. Es fundamental conocer exactamente cuándo el personal estará en el edificio a fin de buscar el espacio que mejor se adapte a tus necesidades.

Actualmente, muchas organizaciones están reimaginando por completo su entorno de trabajo físico para mejorar su funcionamiento con el modelo híbrido y con oficinas modernas que están dejando de ser ese espacio laboral de jornada completa, para convertirse en un ámbito cada vez más flexible para la colaboración y la formación de equipos.

La configuración podría incluir la incorporación de más espacios sociales para que las personas puedan aprovechar al máximo la colaboración cuando se encuentran en la oficina. Otra idea es contar con espacios donde las personas puedan reunirse con los clientes y salas de conferencias completamente equipadas para mantener reuniones presenciales y virtuales.

Cómo se implementa el trabajo híbrido

Simplemente informarles a las personas que pueden dividir su tiempo entre la casa y la oficina y rogar que todo salga bien no es suficiente. Deberás desarrollar una estrategia de trabajo híbrido sólida. A continuación, incluimos algunos aspectos que debes tener en cuenta para que todo marche sobre ruedas.

La transparencia en las políticas de trabajo híbrido

Implementa políticas que detallen con claridad qué es lo que se espera de la fuerza laboral. Si solo se autoriza a trabajar de manera remota a algunos empleados, pero no a otros, es necesario que el personal conozca los motivos de la decisión a fin de evitar conflictos y resentimientos. Entre las preguntas que debes responder se incluyen las siguientes:

• ¿Cuántos días deben asistir presencialmente?

• ¿Qué tareas es más conveniente realizar en persona que de manera virtual?

• ¿Es aconsejable que ciertos miembros del personal estén presentes en la oficina al mismo tiempo con fines de colaboración y para participar en reuniones?

Es importante solicitar comentarios sobre las nuevas políticas y realizar modificaciones sobre la marcha hasta llegar al modelo híbrido que más te convenga.

Cronograma de trabajo híbrido

Así como muchas empresas tienen cronogramas en los diferentes turnos de trabajo, puedes implementar esta misma organización con tus trabajadores con modalidad híbrida. De este modo, podrás evitar que los empleados asistan presencialmente siempre con las mismas personas o permanezcan en la oficina sin compañía cuando todos los demás están trabajando desde casa.

Además de mostrar dónde están trabajando los empleados, los cronogramas pueden ayudarte a ver quiénes están trabajando para que todo el mundo esté al corriente. También puedes usar calendarios compartidos para que las personas sepan cuándo los demás tienen pensado asistir a la oficina.

Asignación de tareas

Los líderes de los equipos pueden optimizar los cronogramas según el tipo de tarea que mejor se adapte al entorno de la oficina o el hogar.

Las tareas asincrónicas son las que puedes completar sin el aporte de los demás, como la entrada de datos o elaborar una presentación individual. Son ideales para realizar en casa, donde las personas pueden programar grandes bloques de tiempo ininterrumpido. Las tareas sincrónicas, en cambio, son más adecuadas para un entorno de oficina. Se trata de tareas que requieren de colaboración grupal, intercambio de ideas, conversaciones o creatividad.

Confianza

La confianza es la piedra angular de cualquier lugar de trabajo híbrido. Incluso tras el éxito del trabajo en casa durante la pandemia, algunos administradores siguen pensando que los trabajadores remotos se aprovechan de su libertad y suelen holgazanear. Es necesario que los administradores confíen en que las personas que trabajan de manera remota cumplirán con sus responsabilidades sin supervisión.

Aprender a despreocuparse puede crear un entorno de trabajo más tranquilo, en especial para los trabajadores remotos que a menudo sienten que deben destinar más horas de su tiempo para demostrar su esfuerzo. Al margen de lo anterior, igualmente deberás contactarte con ellos regularmente para asegurarte de que estén satisfechos.

Comunicación

Comunicarte con los trabajadores remotos no es igual que comunicarte con quienes trabajan presencialmente y quizá requiera una mayor preparación. Es posible que debas contactarte con mayor frecuencia para ver cómo están llevando el trabajo en casa y si necesitan ayuda adicional, ya sea asistencia de TI, una silla más ergonómica o asesoramiento sobre mindfulness.

Podría serte útil realizar encuestas de opinión regulares y sesiones donde esté permitido hacer cualquier tipo de pregunta a fin de obtener comentarios instantáneos sobre el nivel de compromiso y motivación de los empleados en un entorno de trabajo híbrido. Hazles saber que valoras la honestidad y las expresiones de vulnerabilidad y que todos tienen voz y derecho a opinar.

Inclusión

Analiza detenidamente la cuestión de la inclusión y cómo los equipos pueden trabajar fluidamente en una configuración híbrida. Es fundamental no profundizar las desigualdades ya existentes dejando al margen a quienes trabajan mayormente de manera remota, como empleados con personas a su cuidado, padres o madres que trabajan y personas con discapacidades. Suele haber un sesgo inconsciente en contra de las personas que trabajan desde casa, por lo que debes asegurarte de que reciban las mismas oportunidades y se sientan igual de valoradas que quienes regresen a la oficina.

Los administradores también deben prestar especial atención durante la incorporación de nuevos empleados de modo que no se sientan excluidos ni imposibilitados de forjar una relación con sus colegas. En un primer momento, puede ser recomendable que pasen la mayor parte de su tiempo sentados junto a colegas que puedan servirles de mentores y responder cualquier pregunta que tengan, a fin de asegurarte de que se sientan incluidos en el lugar de trabajo híbrido.

Ponte en contacto con Meta for Work

Descubre cómo las soluciones administradas de Meta Horizon pueden ampliar la escala de tu organización con la realidad virtual y mixta. Obtén información sobre cómo puedes usar la realidad virtual y la realidad mixta para forjar el futuro del trabajo y la educación con nuestras historias de éxito. Empezar es fácil: ponte en contacto con el