La modalità ibrida è diventata l'opzione prediletta di tutte le persone il cui lavoro la rende possibile. Fra aprile e maggio del 2023, un'istantanea della situazione globale mostrava che il 25,6% dei dipendenti lavorava in modalità ibrida, mentre il 7,9% di loro era completamente in smart working.
Si tratta di un modo di lavorare decisamente amato. Secondo l'ente britannico di consulenza sul lavoro CIPD, il 69% dei dipendenti considera la possibilitĂ di lavorare da remoto un fattore rilevante nella ricerca di un nuovo impiego. Secondo un sondaggio condotto dal noto sito per la ricerca di lavoro Monster, oltre 1 lavoratore su 4 negli USA preferirebbe farsi devitalizzare un dente piuttosto che dover andare in ufficio 5 giorni a settimana. Quasi 2 lavoratori su 5 hanno detto che sarebbero pronti a lasciare un impiego se li costringesse ad andare in ufficio anche un solo giorno.
L'altra faccia della medaglia sono i datori di lavoro, che non sembrano perĂ² del tutto convinti e infatti, secondo un sondaggio di ResumĂ© Builder,.
Ăˆ chiaro che c'è uno scollamento in termini di aspettative e la tecnologia puĂ² essere utile a ricomporlo. La realtĂ mista e virtuale stanno trasformando il lavoro ibrido e da remoto, perchĂ© riescono a far sentire le persone davvero unite, offrendo loro la personalizzazione e il senso di connessione necessari a riuscire nei propri sforzi, che si tratti di partecipare a una riunione virtuale, lavorare a un progetto creativo o acquisire nuove competenze.
Tuttavia, la tecnologia da sola non basta. Anche se è relativamente semplice proporre un modello ibrido, fare in modo che funzioni per la tua azienda richiede una riflessione e una pianificazione accurate, così come un supporto aggiuntivo per i dipendenti che possono avere qualche difficoltà ad adattarsi a un nuovo modo di lavorare decentralizzato e in spazi diversi.
Allora in che modo le organizzazioni possono trovare il giusto equilibrio per riuscirci?
Il modello di lavoro ibrido coniuga il meglio dei due mondi, ovvero il lavoro in sede e lo smart working. Ad esempio, un dipendente puĂ² lavorare da casa tre giorni a settimana e andare in ufficio gli altri due oppure possono esserci specifici giorni nei quali il personale si reca in sede per partecipare a riunioni in presenza. Questo genere di organizzazione consente ai dipendenti di non rinunciare alla flessibilitĂ di cui hanno usufruito quando erano in smart working, ma preserva le occasioni di incontro reale con i colleghi, fondamentali per la collaborazione e il benessere.
Diamo un'occhiata ai diversi modelli di lavoro ibrido:
In questo modello, le organizzazioni preferiscono avere la maggior parte del personale in ufficio, anche se continuano a offrire una politica di smart working. Alcuni dipendenti hanno la libertĂ di lavorare da casa come e quando ne hanno bisogno, ma non si tratta di una pratica che viene incoraggiata attivamente.
Da qualche tempo la popolarità del lavoro ibrido è in crescita grazie alla maggiore velocità di Internet, agli strumenti di collaborazione sul cloud, nonché alla maggiore attenzione a un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma è solo con la pandemia che la modalità ibrida ha iniziato davvero ad affermarsi in risposta all'urgente necessità delle aziende di tutto il mondo di trovare un'alternativa al modo di lavorare tradizionale.
Lo smart working comporta molti vantaggi a cui i dipendenti non hanno intenzione di rinunciare. Prova ne è il fatto che è sempre piĂ¹ importante per le organizzazioni offrire modalitĂ ibride per attirare e mantenere talenti.
Un modello di lavoro ibrido ben organizzato puĂ² rivelarsi eccezionale per la collaborazione, la produttivitĂ e la soddisfazione dei dipendenti. Espandi le caselle qui sotto per scoprire 6 buoni motivi per adottare un modello ibrido.
Anche se il modello di lavoro ibrido sembra raggiungere il giusto equilibrio, non è esente da difetti. Ecco alcune sfide poste dall'adozione di un modello ibrido:
Far parte di un team ibrido è un po' come avere una relazione a distanza: richiede fiducia e contatti regolari perché tutto vada per il meglio. Quando le persone lavorano insieme in ogni momento, è relativamente facile collaborare, fornire feedback, chiedere aiuto, partecipare alle riunioni e costruire basi solide all'interno dei team.
Quando tutti lavorano da remoto, le persone acquisiscono familiaritĂ con la collaborazione virtuale e riescono a tenersi in contatto con confronti regolari e chat virtuali. Ma quando i team sono divisi, si puĂ² creare una spaccatura tra chi lavora in ufficio e chi in smart working.
A molte persone piace chiacchierare del piĂ¹ e del meno sul posto di lavoro. I dipendenti in smart working possono sentire di essere esclusi dalla cultura dell'ufficio, dalla comunicazione spontanea e dalle attivitĂ in team. Essere presenti di persona semplifica le interazioni, gli aggiornamenti istantanei e la socializzazione dopo il lavoro. Molte delle sfide che affrontano i team ibridi sono proprio quelle relative alla facilitĂ di creare connessioni.
Mantenere alto il coinvolgimento dei lavoratori da remoto puĂ² essere difficile e richiedere tempo. Ecco perchĂ© alcuni leader non riservano a questi team l'attenzione che dovrebbero. Quando si lavora in ufficio, è piuttosto semplice notare il linguaggio del corpo e risolvere i problemi che emergono, mentre è molto piĂ¹ complicato cogliere le emozioni dei dipendenti quando non è possibile vederli di persona.
A torto o a ragione, a volte si ritiene che i lavoratori in sede ricevano un trattamento preferenziale rispetto a quelli in smart working. I leader potrebbero ritenere che i dipendenti presenti in ufficio si impegnino di piĂ¹ e offrire loro maggiore supporto. I lavoratori in smart working possono sentire di avere meno opportunitĂ di formazione e promozione perchĂ© sono meno visibili di quelli in ufficio. Per questo, è fondamentale promuovere l'equitĂ in un ambiente di lavoro ibrido.
Questa è una delle maggiori sfide del lavoro ibrido. I neoassunti possono trovare molte difficoltĂ nell'imparare il mestiere se trascorrono un tempo limitato con i colleghi in ufficio. Inoltre, stabilire legami con i colleghi è molto piĂ¹ difficile se manca l'interazione reale. Questo puĂ² suscitare un senso di isolamento e frustrazione.
Il senso di appartenenza a un'organizzazione puĂ² non essere così forte quando le persone non condividono lo stesso spazio. I lavoratori in smart working possono sentirsi meno connessi o addirittura tagliati fuori e impossibilitati a dare un contributo maggiore: tutto ciĂ² li porta a non sentirsi davvero integrati nel gruppo. Tutti i membri del team devono sentire di contribuire al successo degli altri e dell'azienda.
Quando gestisci un ambiente di lavoro ibrido, devi considerare alcuni aspetti sui quali non avevi mai riflettuto prima. Uno dei principali è lo spazio fisico. Se, ad esempio, hai 150 dipendenti in totale, non ti servirà un edificio che ospiti tutti allo stesso tempo.
Alcuni dipendenti potrebbero lavorare in ufficio solo il martedì e il mercoledì e altri venire in sede solo per il turno del fine settimana, permettendoti di adottare un sistema di postazioni libere. Ăˆ fondamentale capire esattamente quando le persone saranno nell'edificio per trovare lo spazio giusto per le tue esigenze.
Ora molte organizzazioni stanno ripensando completamente l'ambiente di lavoro fisico perchĂ© sia piĂ¹ adatto al modello ibrido e gli uffici moderni stanno diventando uno spazio flessibile per la collaborazione e il team building anzichĂ© un posto di lavoro formale composto da file di scrivanie.
L'organizzazione potrebbe includere piĂ¹ spazi sociali dove le persone possano collaborare al meglio quando sono in ufficio. Un'altra possibilità è offrire punti in cui le persone possono incontrare i clienti e sale ben attrezzate per le riunioni virtuali.
Dire semplicemente alle persone che possono dividere il loro tempo tra smart working e lavoro in ufficio e sperare che vada tutto bene non è la soluzione giusta. Occorre definire una solida strategia di lavoro ibrido. Ecco alcuni aspetti da considerare per farlo funzionare al meglio.
Adotta normative che illustrano con chiarezza cosa ti aspetti dal personale. Se a una parte dei dipendenti è concesso lavorare in smart working e ad altri no, le persone devono conoscere le motivazioni di questa decisione per evitare che si creino conflitti e risentimento. Ecco alcune domande da porti:
Per quanti giorni è richiesta la presenza dei dipendenti in sede?
Quali attivitĂ vengono svolte meglio in presenza che virtualmente?
Ci sono dipendenti che devono essere in ufficio contemporaneamente per riunioni e collaborazione?
Ăˆ importante ottenere feedback sulle nuove normative e apportare modifiche man mano che vai avanti finchĂ© non trovi il modello ibrido che fa al caso tuo.
Molte aziende usano tabelle dei turni per definire i diversi orari: considera di fare lo stesso per i tuoi lavoratori ibridi. In questo modo, eviti che i dipendenti siano sempre in sede con le stesse persone o si ritrovino in ufficio da soli quando tutti gli altri sono in smart working.
Oltre a indicare da dove lavorano i dipendenti, le tabelle dei turni possono aiutarti a vedere quali persone lavorano e tenere tutti informati. In alternativa, puoi usare calendari condivisi per far sapere a tutti quando i dipendenti pianificano di essere in sede.
I team leader possono ottimizzare calendari turni in base al tipo di lavoro piĂ¹ adatto per l'ufficio o per lo smart working.
Le attivitĂ asincrone sono quelle che possono essere portate a termine senza il contributo degli altri, ad esempio inserimento di dati o creazione di una presentazione: sono perfette da eseguire a casa, dove le persone possono programmare intervalli di tempo piĂ¹ lunghi senza interruzioni. Le attivitĂ sincrone sono invece piĂ¹ adatte per l'ufficio: si tratta di compiti che richiedono collaborazione, brainstorming, confronto diretto o creativitĂ .
La fiducia è il caposaldo di qualunque ambiente di lavoro ibrido. Nonostante lo smart working si sia rivelato un successo durante la pandemia, alcuni manager continuano a pensare che i lavoratori approfittino della loro libertà e finiscano per battere la fiacca. I manager devono avere fiducia che i dipendenti in smart working svolgono il proprio lavoro ed evitare di cadere nella microgestione.
Imparare a mollare la presa puĂ² creare un ambiente di lavoro piĂ¹ tranquillo specialmente per i lavoratori da remoto, che spesso sentono di dovere fare piĂ¹ ore per dimostrare che si impegnano al massimo. Detto ciĂ², devi comunque confrontarti con loro regolarmente per assicurarti che siano soddisfatti.
Comunicare con i lavoratori da remoto è diverso rispetto a farlo con chi è in sede e puĂ² richiedere una riflessione piĂ¹ attenta. Potresti dover avere contatti piĂ¹ frequenti per capire come si sentono i dipendenti a lavorare da casa e se hanno bisogno di supporto aggiuntivo, ad esempio piĂ¹ IT, una sedia migliore o indicazioni sulla mindfulness.
Potrebbe essere utile condurre sondaggi periodici e organizzare sessioni di domande libere che ti forniscono un feedback istantaneo sul coinvolgimento e sul morale dei dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido. Mostra che apprezzi la sinceritĂ e le dimostrazioni di vulnerabilitĂ e che tutti possono esprimere la propria opinione.
Rifletti attentamente sull'inclusivitĂ e su come i team possono lavorare insieme al meglio in una configurazione ibrida. Ăˆ di cruciale importanza non accrescere le inuguaglianze esistenti escludendo chi lavora principalmente da remoto, ad esempio caregiver, genitori che lavorano e persone con disabilitĂ . Esiste un pregiudizio inconscio nei confronti di chi fa smart working, pertanto assicurati di dare a questi dipendenti le stesse opportunitĂ e di farli sentire apprezzati come quelli che rientrano in ufficio.
I manager devono anche prestare particolare attenzione all'onboarding dei neoassunti per non farli sentire esclusi e incapaci di creare una relazione con i colleghi. Inizialmente, potrebbe essere utile far passare loro la maggior parte del tempo in sede accanto a colleghi che possono fungere da mentori e rispondere alle loro domande. In questo modo, ti assicuri che si sentano inclusi nel tuo nuovo ambiente di lavoro ibrido.