Hybridityömallin hallitseminen

Hybridityöstä on tullut mieluisin vaihtoehto niille, joiden ammatissa se on mahdollista. Vuoden 2023 huhti–toukokuun maailmanlaajuisessa tilannekatsauksessa työntekijöistä 25,6 prosenttia työskenteli hybridityömallin mukaisesti ja 7,9 prosenttia täysin kotoa.

Tämä on työntekijöiden keskuudessa suosittu työtapa. Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimivan CIPD:n mukaan 69 prosenttia työntekijöistä sanoo, että etätyömahdollisuus on heille tärkeä tekijä, kun he etsivät uutta roolia. Lisäksi työpaikkasivusto Monsterin suorittamassa kyselyssä yli neljännes yhdysvaltalaisista työntekijöistä sanoi, että he kestäisivät paremmin juurihoidon kuin työskentelyn toimistolla viitenä päivänä viikossa. Työntekijöistä lähes kaksi viidestä sanoi, että vaikka työ vaatisi heitä olemaan henkilökohtaisesti paikalla vain kerran viikossa, jo se saisi heidät harkitsemaan irtisanoutumista.

Työnantajat eivät sen sijaan ole täysin vakuuttuneita. Resumé Builderin kyselyn.

Osapuolilla on selvästi erilaisia näkemyksiä, mutta teknologian avulla ne voidaan paremmin sovittaa yhteen. Yhdistetty todellisuus ja virtuaalitodellisuus mullistavat hybridi- ja etätyön tarjoamalla todellisen yhdessäolon tunteen sekä työntekijöiden menestykseen tarvittavaa henkilökohtaista otetta ja yhteyttä esimerkiksi silloin, kun he osallistuvat virtuaaliseen kokoukseen, työskentelevät luovan projektin parissa tai saavat uusiin taitoihin liittyvää koulutusta.

Teknologia on kuitenkin vain osa kokonaisuutta. Vaikka hybridityömallia on suhteellisen helppo tarjota, sen onnistunut käyttöönotto vaatii paljon harkintaa ja suunnittelua sekä lisätukea työntekijöille, joiden voi olla vaikea käyttää useissa tiloissa tapahtuvaa hajautettua työskentelytapaa.

Miten organisaatiot voivat saavuttaa oikean tasapainon ja onnistua?

Mikä hybridityömalli on?

Hybridityömalli on lähi- ja etätyön sekoitus, jossa yhdistyvät molempien parhaat puolet. Työntekijä voi esimerkiksi tehdä töitä kotona kolmena päivänä viikossa ja viettää kaksi päivää toimistolla. Sekin on mahdollista, että johtajat odottavat työntekijöiden osallistuvan kokouksiin henkilökohtaisesti tiettyinä päivinä. Tällainen järjestely tarjoaa työntekijöille joustavuutta, jota he ovat kokeneet kotona työskennellessään, mutta samalla he voivat yhä tavata muita kasvotusten, mikä on erittäin tärkeää yhteistyön ja hyvinvoinnin kannalta.

Tarkastellaan seuraavaksi erityyppisiä hybridityömalleja.

Miksi tehdä hybridityötä?

Hybridityö on jo jonkin aikaa kasvattanut suosiotaan sitä mukaa, kun internet on nopeutunut. Saataville on tullut pilvipohjaisia yhteistyötyökaluja ja tervettä työ- ja yksityiselämän tasapainoa on alettu korostaa yhä enemmän. Varsinaisen muotonsa se kuitenkin sai vasta pandemian aikana, kun yritykset yrittivät kaikkialla kiireesti irtautua perinteisen työnteon käytännöistä.

Kotona työskentelyssä on monia etuja, joita työntekijät eivät halua menettää. Asia on niin tärkeä, että organisaatioiden on yhä tärkeämpää tarjota etätyömahdollisuutta työntekijöiden houkuttelemiseksi ja säilyttämiseksi.

Mitä ovat hybridityön edut?

Hyvin suunniteltu hybridityömalli voi edistää yhteistyötä, tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä. Laajenna alla olevia ruutuja, niin voit tutustua kuuteen hybridityömallia puoltavaan syyhyn.

Vaikka vaikuttaa siltä, että hybridityömallilla voidaan saavuttaa juuri oikea tasapaino, sillä on myös omat heikkoutensa. Hybridimallin käyttöönottoon liittyy seuraavia haasteita:

1. Vaikeus ylläpitää suhteita

Hybriditiimiin kuuluminen muistuttaa kaukosuhdetta. Se vaatii toimiakseen luottamusta ja säännöllistä yhteydenpitoa. Kun henkilöt työskentelevät yhdessä kaiken aikaa, heidän on suhteellisen helppo tehdä yhteistyötä, antaa palautetta, saada apua, osallistua kokouksin ja luoda vakaa pohja tiimien sisällä.

Kun kaikki taas tekevät etätöitä, virtuaalinen yhteistyö tulee heille tutuksi ja he osaavat olla säännöllisesti yhteydessä tapaamisten ja virtuaalisten keskustelujen kautta. Kun tiimit on kuitenkin jaettu kotona ja toimistolla työskenteleviin, näiden ryhmien välinen yhteys voi rakoilla.

2. Spontaanien vuorovaikutusten puute

Monet pitävät työpaikalla tapahtuvista satunnaisista keskusteluista. Etätyöntekijät voivat tuntea jäävänsä paitsi toimistokulttuurista, spontaaneista keskusteluista ja tiimin toiminnasta. Kun työntekijät ovat paikalla henkilökohtaisesti, heidän on helpompi olla keskenään vuorovaikutuksessa, vaihtaa kuulumisia välittömästi ja viettää aikaa yhdessä myös työpäivän jälkeen. Monet hybriditiimien haasteista johtuvat siitä, että yhteydenpito ei ole tarpeeksi helppoa.

3. Tarve sitouttaa hybriditiimejä uusin tavoin

Etätyöntekijöiden sitouttaminen voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Sen takia monet yritysjohtajat eivät kiinnitä asiaan yhtä paljon huomiota kuin heidän pitäisi. Kun henkilöt työskentelevät paikan päällä, on suhteellisen helppoa seurata heidän kehonkieltään ja ratkaista mahdollisia ongelmia. Henkilöiden tunteita on paljon vaikeampi havaita, jos heitä ei näe kasvotusten.

4. Lähi- ja etätyötä tekevien erilainen kohtelu

Joskus voi tuntua siltä, että työpaikalla olevia työntekijöitä suositaan etätyöntekijöihin nähden. Johtajat voivat pitää toimistolla näkemiään työntekijöitä omistautuneempina ja antavat heille enemmän tukea. Etätyöntekijät voivat kokea, että heille ei tarjota samanlaisia mahdollisuuksia koulutukseen ja ylennyksiin, koska he eivät ole yhtä näkyviä kuin toimistolla olevat työntekijät. Siksi on tärkeää edistää tasa-arvoa hybridityöpaikalla.

5. Uusien työntekijöiden on vaikeampi oppia kokeneilta henkilöiltä

Tämä on hybridityön suurimpia haasteita. Uusien työntekijöiden voi olla vaikea opetella työssä tarvittavia taitoja, jos he viettävät vain lyhyen aikaa työkaverien kanssa toimistolla. Samalla työkavereihin on paljon vaikeampi luoda suhteita, jos vuorovaikutuksia ei tapahdu kasvotusten. Se taas voi aiheuttaa syrjäytymisen tunnetta ja turhautumista.

6. Vaikutus yrityskulttuuriin

Yhteenkuuluvuuden tunne ei ole organisaatiossa välttämättä yhtä vahvaa, kun työntekijät eivät ole koko ajan samassa fyysisessä tilassa. Etätyöntekijät voivat kokea, ettei heillä ole yhtä vahvaa yhteyttä organisaatioon, kaikkia tarvittavia tietoja tai mahdollisuutta antaa yhtä suurta panosta. He voivat näin tuntea itsensä ulkopuolisiksi. Kaikkien tiimin jäsenten on välitettävä toistensa ja yrityksen menestyksestä.

Hybridityöympäristö

Kun hallinnoit hybridityöympäristöä, sinun on otettava huomioon muutamia asioita, joita sinun ei välttämättä ole aiemmin tarvinnut ajatella. Niistä tärkeimpiä on fyysinen tila. Jos sinulla esimerkiksi on yhteensä 150 työntekijää, et tarvitse rakennusta, jossa he kaikki voivat olla yhtä aikaa.

Osa työntekijöistä saattaa työskennellä toimistolla vain tiistaisin ja keskiviikkoisin ja muilla saattaa olla siellä työvuoro viikonloppuisin, joten voit hyvin käyttää jaettuihin työtiloihin perustuvaa hot desking -järjestelyä. On tärkeää saada tarkka kuva siitä, milloin kukin työntekijä on rakennuksessa, jotta löydät tarpeitasi vastaavan tilan.

Tätä nykyä monet organisaatiot pyrkivät uudistamaan fyysisen työympäristönsä täysin, jotta se toimisi paremmin hybridityötä varten. Modernit toimistot ovat sen johdosta aiempaa joustavampia tiloja, jotka on tarkoitettu kokopäivätyön sijaan yhteistyölle ja tiiminrakentamiselle.

Yksi ratkaisu on esimerkiksi tarjota yhteisöllisiä tiloja, joissa työntekijät voivat hyödyntää kasvotusten tapahtuvaa yhteistyötä mahdollisimman tehokkaasti. Voit myös harkita, voisiko organisaatiossa olla paikkoja asiakastapaamisille sekä kokoushuoneita, joissa on kaikki tarvittava fyysisten ja virtuaalisten kokousten.

Miten hybridityötä voi tehdä?

Työntekijöitä ei kannata noin vain pyytää jakamaan aikansa kodin ja toimiston välillä. Sen sijaan on kehitettävä vakaalla pohjalla oleva työpaikkastrategia. Jotta kaikki sujuisi toivotusti, alla on muutamia asioita, jotka on syytä huomioida.

Läpinäkyvyys hybridityön käytännöissä

Laadi käytäntöjä, joissa kuvataan selvästi, mitä henkilöstöltä odotetaan. Jos etätyöt sallitaan osalle työntekijöistä mutta ei kaikille, heidän on tiedettävä tällaisen päätöksen syy, jotta riidoilta ja mielipahalta vältytään. Vastaa esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka monta päivää työntekijöiden tulisi olla paikan päällä?

• Mikä työ sujuu paremmin lähityönä kuin virtuaalisesti?

• Tulisiko tiettyjen henkilökunnan jäsenten olla toimistolla samaan aikaan kokouksia ja yhteistyötä varten?

On tärkeää saada palautetta uusista käytännöistä ja tehdä niihin tarvittaessa muutoksia, kunnes olet löytänyt parhaiten omaan tilanteeseesi sopivan hybridimallin.

Hybridityön aikataulu

Monet yritykset hallinnoivat eri työvuoroja aikatauluin, ja samanlaista järjestelyä kannattaa harkita myös hybridityöntekijöille. Näin voidaan välttää tilanteet, joissa työntekijät ovat aina paikalla samojen henkilöiden kanssa tai yksinään toimistossa, kun kaikki muut työskentelevät kotona.

Aikatauluista voi nähdä, missä ja minkä asioiden parissa henkilöt työskentelevät, jotta kaikki pysyvät asioista ajan tasalla. Toinen vaihtoehto on käyttää jaettuja kalentereita, jotta työntekijät tietävät, milloin muut aikovat olla toimistolla.

Tehtävien jako

Tiiminvetäjät voivat optimoida aikataulut sen mukaan, minkälainen työ sopii kulloinkin toimisto- tai kotiympäristöön.

Asynkroniset tehtävät voidaan suorittaa ilman muiden apua. Niitä voivat olla esimerkiksi tietojen syöttäminen tai yksin pidettävän esityksen laatiminen. Tällaista työtä voi hyvin tehdä kotona, jossa työntekijöiden on mahdollista työskennellä pitempään keskeytyksettä. Synkroniset tehtävät taas sopivat paremmin toimistossa hoidettaviksi. Tällaiset työt vaativat ryhmän yhteistyötä, ideointia, keskustelua tai luovuutta.

Luottamus

Tämä muodostaa pohjan minkä tahansa hybridityöpaikan toiminnalle. Vaikka etätyö osoittautui pandemian aikana onnistuneeksi ratkaisuksi, osa johtajista yhä luulee, että etätyöntekijät käyttävät vapauttaan hyväksi ja luistavat monesti velvoitteistaan. Johtajien on luotettava siihen, että etätyöntekijät saavat työt valmiiksi ilman jatkuvaa valvontaa.

Kun tähän päästään, tuloksena voi olla kaiken kaikkiaan rauhallisempi työympäristö ja etenkin etätyöntekijöille, jotka tuntevat usein tarvetta työskennellä kauemmin voidakseen osoittaa ahkeruutensa. Heihin tulee kuitenkin olla säännöllisesti yhteydessä sen varmistamiseksi, että he ovat tyytyväisiä.

Viestintä

Yhteydenpito etätyöntekijöiden kanssa sujuu eri tavalla kuin paikan päällä olevien työntekijöiden kanssa ja voi vaatia enemmän pohdintaa. Sinun voi olla hyvä tarkistaa useammin, miten etätyö sujuu ja tarvitsevatko työntekijät kenties lisää tukea, kuten teknistä tukea, uuden tuolin tai tietoisuustaitoihin liittyviä neuvoja.

Voi olla hyödyllistä toteuttaa säännöllisesti pulssikyselyitä sekä istuntoja, joissa sinulta voi kysyä mitä vain. Näin saat välittömästi palautetta, joka kertoo työntekijöiden sitoutumisesta ja moraalista hybridityöympäristössä. Osoita, että suhtaudut myönteisesti rehellisyyteen ja että olet valmis kuuntelemaan muita myös näiden heikkoina hetkinä. Varmista, että kaikilla on mahdollisuus saada äänensä kuuluviin.

Osallistaminen

Pohdi huolellisesti osallistamista ja sitä, miten tiimit voivat työskennellä saumatta yhdessä hybridimalliin perustuvassa järjestelyssä. On erittäin tärkeää, ettei olemassa olevaa epätasa-arvoa edistetä jättämällä huomiotta pääosin etätöitä tekevät henkilöt, kuten omaishoitajat, työssäkäyvät vanhemmat ja vammaiset henkilöt. Etätyöntekijöihin kohdistuu usein tiedostamattomia ennakkoasenteita, joten varmista, että heille annetaan samat mahdollisuudet ja yhtä suurta arvostusta kuin toimistoon palaaville henkilöille.

Johtajien tulisi kiinnittää erityistä huomiota uusien työntekijöiden perehdytykseen, jotta nämä eivät tuntisi olevansa ulkopuolisia ja kykenemättömiä muodostamaan suhteita työkavereihinsa. Alussa heidän voi olla hyvä viettää suurin osa ajasta toimistolla sellaisten työkaverien vieressä, jotka voivat opastaa heitä ja vastata mahdollisiin kysymyksiin, jotta he tuntisivat itsensä huomioiduksi hybridityöpaikallasi.