Näin onnistut digitaalisessa muutoksessa

Kun maailma kehittyy entistä tietopainotteisemmaksi, on selvää, että digitaalinen muutos on välttämätöntä niin pk-yrityksille kuin monikansallisille yhtiöille, jotta ne voivat pysyä muutosten tasalla. Yhtä selvää ei kuitenkaan ole, mitä digitaalinen muutos tarkkaan ottaen tarkoittaa. Merkitseekö se virtuaalitodellisuuden tai yhdistetyn todellisuuden välitöntä käyttöönottoa, vai onko se vain hieno tapa sanoa, että jatkossa hyödynnetään pilvipalveluita? Vaatiiko se uudelleenkoulutusta? Entä miten sen onnistumista voidaan mitata?

Pyrimme tässä julkaisussa vastaamaan näihin ja muihin kysymyksiin, jotta saat paremman käsityksen aiheesta ja varmuutta liiketoimintamallisi uudistamiseen.

Mikä digitaalinen muutos on?

Digitaalisella muutoksella tarkoitetaan digitaalisen teknologian integroimista kaikkeen yritystoimintaan muutosten vauhdittamiseksi. Voit tehdä sen selvittämällä, miten voit tarjota uusia palveluja tai parantaa nykyisiä käyttämällä eri teknologioita, kuten koneoppimista, tekoälyä, yhdistettyä todellisuutta ja massadataa.

Kuvitellaan, että sinulla on yritys, jossa digitaalinen muutos on jo valmis, ja toinen yritys, jossa sitä ei ole vielä toteutettu. Perinteinen yritys valmistaa jatkossakin tuotteita sen mukaan, mitä asiakkaat tilaavat. Modernisoitu yritys sen sijaan selvittää reaaliaikaisten tietojen avulla, mitkä tuotteet tuottavat eniten voittoa ja ketkä ostavat niitä. Näin voidaan sekä edistää tehokkuutta nykyhetkessä että ennustaa, mitä asiakkaat haluavat tulevaisuudessa.

Eri henkilöt hahmottavat digitaalista muutosta eri tavoin, mutta se voi työpaikalla tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:

• paperista luopuminen yrityksen koko rakennuksessa

• toimitusketjun ja työnkulun automatisointi

• asiakkaan matkan uudistaminen tekoälyn tai koneoppimisen avulla

• ennakoivan analytiikan käyttäminen sellaisten tuotteiden kehittämiseen, joita asiakkaat haluavat tulevaisuudessa

• työntekijöiden suorituskyvyn hallinnan automatisointi osaamisvajeiden tunnistamiseksi

• hybridityömallin käyttöönotto ja työntekijöiden mahdollisuus työskennellä ja tehdä yhteistyötä pilvessä

• virtuaalitodellisuuden ja yhdistetyn todellisuuden käyttäminen tiimien väliseen yhteistyöhön.

Vaikka kunkin yrityksen matka on erilainen, digitalisaatioprojektin toteuttaminen vaatii aina tehokasta yhteistyötä ja viestintää. Se tarjoaa yrityksille mahdollisuuden olla rohkeita ja luopua vanhentuneista käytännöistä, jotka eivät enää vastaa nykyajan verkottuneen maailman vaatimuksia. Työntekijöillä on samalla tilaisuus tutustua uusiin innostaviin teknologioihin ja päästä eroon arjen ikävystyttävimmistä tehtävistä.

Oikein toteutettuna digitaalinen muutos voi siivittää yrityksesi uuteen kasvuun. Tavoitteena on työskennellä järkevämmin ja saada kilpailuetua siitä, että teknologiaa otetaan käyttöön laajassa mittakaavassa.

Digitalisaation ja digitoinnin ero

Digitalisaatio ja digitointi ovat kaksi digitaaliseen muutokseen liittyvää sanaa. Ne voivat näyttää samanlaisilta, mutta niillä on eri merkitykset.

Digitalisaatio

Tällä tarkoitetaan olemassa olevan toiminnan siirtämistä digitaalisella teknologialla suoritettavaksi. Se ei tarkoita vain dokumentin skannaamista ja tallentamista pilveen vaan esimerkiksi tietojen keräämistä, trendien ennustamista ja päätöksenteon parantamista tulosten perusteella. Termi ei ole kuitenkaan välttämättä yhtä kattava kuin täysi digitaalinen muutos, joka tarkoittaa koko työpaikkakulttuurin muutosta.

Esimerkkejä:

• liiketoiminnan siirtäminen osittain verkkoon

• dokumenttien jakaminen pilvitallennustilan avulla

• QR-koodin lisääminen tuotteisiin

• tietojen analysointi reaaliajassa riskien vähentämiseksi

• täydennyskoulutus, jonka avulla työntekijät voivat käyttää uusia ohjelmistoalustoja

Digitointi

Tällä tarkoitetaan prosessia, jossa olemassa olevia tietoja ja dokumentteja muunnetaan analogisesta digitaaliseen muotoon.

Esimerkkejä:

• kuvan skannaaminen ja tallentaminen verkkotiedostona

• paperisen raportin muuntaminen PDF-tiedostoksi

• fyysisen esityksen muuttaminen äänitiedostoksi

Miksi digitalisaatio on tärkeää?

Teknologian kehittyessä digitaalinen muutos ei ole välttämätöntä pelkästään yritysten menestymisen vaan myös selviytymisen kannalta. Siksi monet toimitusjohtajat priorisoivat jatkuvasti digitaaliseen teknologiaan liittyviä mahdollisuuksia, ja KPMG:n mukaan.

Digitaalisen muutoksen tärkeys korostuu myös Accenturen tutkimustuloksissa. Sen tutkimuksen mukaan yritysteknologian johtavat yhtiöt kasvavat viisi kertaa nopeammin kuin uusien teknologioiden käyttöönottoa jahkailevat yritykset.

Laajenna alla olevia ruutuja, niin saat lisätietoja digitaalisen muutoksen eduista.

Toiminnan täysi digitalisointi ei ole haasteeton vaan monimutkainen ja monikerroksinen prosessi, joka vaatii paljon suunnittelua ja yhteistyötä. Seuraavat kuusi toimenpidettä voivat kuitenkin auttaa onnistumaan digitaalisessa muutoksessa.

1. Määritä digitaalisen muutoksen tavoitteet

Määritä ensin tarkat tavoitteet, jotka toivot saavuttavasi digitaalisen muutoksen myötä. Mieti, mikä voisi saada aikaan eniten tuottoa yrityksellesi. Onko pääpyrkimyksenäsi esimerkiksi lisätä tehokkuutta? Haluatko parantaa asiakaskokemusta? Vai haluatko hyödyntää uusia tulovirtoja?

Kun pohdit näitä kysymyksiä, voit luoda yleisesti parempia prosesseja esimerkiksi siirtämällä keskeiset palvelut pilveen tai luomalla asiakkaille monikanavaisen alustan. Useimpien yritysten päätavoitteena onkin parantaa asiakaskokemusta, mikä ilmenee digitaalisen muutoksen tilaa koskevasta TEKsystemin vuoden 2023 raportista. Tavoitteesta riippumatta kannattaa luoda suunnitelma, jossa kuvataan valitut ratkaisut ja muutoksen aikataulu.

2. Määritä KPI:t menestyksen mittaamiseksi

Uuden teknologian käyttöönotto ei yksinään riitä, vaan se täytyy sitoa KPI-mittareihin edistymisen seuraamiseksi. Sinun on mitattava digitalisointitoimien vaikutusta sen selvittämiseksi, toimivatko ne vai eivät.

Digitaalinen muutos voi alussa johtaa muutamaan nopeaan onnistumiseen, mutta varaudu siihen, että voi kestää ainakin kaksi vuotta ennen kuin sijoitus alkaa tuottaa kunnolla tulosta. Jos et sillä välin saa haluamasi tuloksia, strategiaan kannattaa tehdä muutoksia.

3. Varmista hyväksyntä kaikilla organisaation tasoilla

Jotta digitaalisessa muutoksessa onnistuttaisiin, sinun on saatava muut mukaan. On tärkeää, että kaikilla työntekijöillä on käsitys siitä, mitä pyrit saavuttamaan, jotta koko organisaatio tukee digitalisointiin liittyviä tavoitteitasi. Ole avoin ja jaa arvokkaita tietoja muillekin kuin johtokunnalle. Tiedon täytyy kulkeutua kaikille tasoille, jotta digitaalinen muutos onnistuisi toivotulla tavalla.

4. Investoi oikeaan teknologiaan ja sopiviin työkaluihin

Investoi teknisiin ratkaisuihin, joita tarvitset muutostoimiesi tueksi, olipa kyse sitten tekoälystä, pilvipohjaisista ratkaisuista tai automaatiotyökaluista.

Valitse ohjelmisto, joka on saanut hyviä arvioita ja johon alan vastaavat toimijat luottavat. Suosi myös mahdollisuuksien mukaan teknologiaa, joka on työntekijöillesi jo entuudestaan tuttua tai jota heidän on helppo opetella käyttämään. Turhan monimutkaiset prosessit tekevät käyttöönottovaiheesta väistämättä pitkän ja vaikean.

5. Muodosta muutoksen toteuttamiseksi siihen keskittyvä tiimi

Kokoa tiimi, joka on vastuussa digitaalisen muutoksen toteuttamisesta. Siihen tulisi kuulua niin digitekniikan kuin oman alasi asiantuntijoita.

Tiiminvetäjien on osattava tiedottaa asioista tehokkaasti digitaalisen muutoksen aikana, jotta kaikki työntekijät ymmärtävät, mistä on kyse. Varmista, että henkilöstö opetetaan käyttämään viimeisintä ohjelmistoa, ja järjestä säännöllisiä koulutuksia, jotta siirtymä sujuisi kitkattomasti. Oikeanlaisen koulutuksen ja tuen avulla uudet teknologiat voivat juurtua nopeasti organisaatiosi kulttuuriin ja auttaa vahvistamaan työvoiman sopeutumiskykyä.

6. Johda ylhäältä

Muutos alkaa huipulta. Älä anna huonon johtajuuden hidastaa muutosta. Digitalisointiprosessien etenemiseksi on tärkeää ymmärtää, mitä digitaalinen muutos merkitsee organisaatiollesi. Johtajien on suhtauduttava muutokseen intohimoisesti ja korostettava eri osastojen välistä yhteyttä, kun teknologiaa otetaan käyttöön yrityksessä.

McKinseyn raportissa sanotaan seuraavaa: ”Digitaaliseen muutokseen tähtäävien yritysten on kohdattava se epämiellyttävä totuus, että ilman keskittynyttä ja aktiivista toimitusjohtajan panosta onnistumisen mahdollisuudet ovat lähes olemattomat.”

Digitalisointistrategian toteuttaminen vaatii epäilemättä paljon miltä tahansa yritykseltä. Olemassa olevien järjestelmien päivittäminen tai korvaaminen on kallista, mutta samalla kannattaa keskittyä muutoksen tuomiin mahdollisuuksiin. Jos pystyt vähentämään päivittäisiä kuluja tai löytämään uuden markkinan, joka voi laajentaa asiakaskuntaasi, muutos on vaivan arvoista.

Huomaa kuitenkin, että digitaalinen muutos on alati kehittyvä prosessi. Matka ei pääty koskaan. Sinulla on oltava aina katse tulevaan, jotta voit jatkossakin parantaa sekä työntekijöidesi että asiakkaidesi arkea.