Reuniones de equipo: aprender a trabajar en la VR

Estoy tan nervioso antes de mi primera reunión en realidad virtual que me he puesto las gafas que me han prestado diez minutos antes de tiempo para entrar en el espacio de la reunión y encontrarme a… ¡Sorpresa! Nadie. Me quito las gafas, ando de un lado para otro durante unos minutos y vuelvo a la hora establecida como si no hubiera pasado nada.

Y mira que el equipo de Arthur Technologies me hizo un tutorial ayer mismo, en el que respondieron amablemente a varias de mis preguntas más urgentes, por ejemplo, “¿Cómo me levanto?” o “¿Cómo me deshago de este bloc de notas gigante que he creado sin querer?”.

Durante la formación, también me enseñaron otras habilidades esenciales para las entrevistas en VR: entre ellas, cómo beber champán virtual, teletransportarse (aunque para mí se parecía más a pegar saltitos) y colocar los brazos para que mi avatar no parezca un velociraptor.

Te preguntarás por qué me meto en estas cosas. Pues porque he venido a hablar con Christoph Fleischmann, fundador y CEO de Arthur. Al menos nuestra presentación no tiene nada de vergonzoso: el avatar de Chris es fácil de reconocer en la VR, porque se ha generado a partir de una foto. El mío también: han usado mi foto de perfil profesional de LinkedIn. Y sí, se puede elegir hasta la ropa. El equipo de Arthur me ha puesto una americana elegante y unos vaqueros, y le ha dado un toque informal al conjunto con unas zapatillas blancas. Ojalá me vistieran siempre para las reuniones.

Chris se crio en Vienna, a las afueras de un gran núcleo industrial, y se sentía aislado de la comunidad tecnológica global. Cuando se topó con la realidad aumentada por primera vez hace ya diez años, la mayoría de la gente la consideraba un simple artilugio de marketing. ¿Os acordáis de cuando nos decían que escaneáramos un código QR para hacer aparecer un logotipo virtual y ese tipo de cosas? Para Chris, solo fue la semilla de una idea mucho más grande. Pensó que podía ser la solución que haría posible la igualdad de condiciones y que permitiría conectar de forma distinta y más significativa con una comunidad que evolucionaba a la velocidad de la luz.

La belleza de Arthur, que ofrece un software que ayuda a que otras empresas se reúnan, colaboren y gestionen el trabajo en la realidad virtual, se ve reflejada en su propia historia: la historia de un descanso. Uno de sus primeros clientes, el equipo de TI de una gran empresa de automoción, llevaba ya unos meses trabajando con ellos. Por aquel entonces, la mayor parte de la planificación corporativa se llevaba a cabo en persona. Todo el mundo se reunía y se hartaba de poner post-its en la pared. Sin embargo, el equipo de Arthur se reunió con ellos a través de la VR.

Resultó que el proveedor de TI de Arthur había hackeado el software para ampliar su espacio de reuniones e incorporar una zona social, que no distaba mucho del espacio en el que Chris y yo nos hemos reunido (de hecho, admite con orgullo que Arthur decidió adoptar esta idea). Entonces, todo el mundo salió “fuera”, se tomó el descanso allí mismo y se puso a charlar sobre su vida sin salir de la VR.

“Fue un momento mágico”, nos cuenta Chris. “Nos dimos cuenta de que no era solo un espacio de reuniones, era un lugar en el que la gente podía trabajar y socializar”.

Es cierto que las tonalidades del atardecer de nuestra vista virtual ofrecen cierto nivel de libertad y una conexión más informal. Chris me recuerda que eso se debe a que estoy engañando a mi cerebro y mi conciencia espacial ha cambiado sutilmente sin que me dé cuenta. Por ejemplo, si me acercara a los límites de esta VR, notaría un cosquilleo en los pies.

La presencia es el pilar fundamental de Arthur. Todos los aspectos están diseñados para que la gente esté cómoda y sienta que puede expresarse. Sin embargo, la conexión emocional no es suficiente para conseguir que las organizaciones adopten la solución a gran escala.

A Chris le gusta mencionar el diagrama de Venn que existe entre la presencia y la productividad. Explica que muchas empresas tienen dificultades para ver en qué puntos se entrelazan y acaban eligiendo una y renunciando a otra. En Arthur, “la productividad está integrada de la forma adecuada para hacerte sentir más presente e involucrado”. Para ilustrarlo, describe una reunión de diez personas. En una videollamada de ese tamaño, es difícil que todos los participantes participen de forma activa y constante. Pero cuenta que “aquí todo el mundo está involucrado, toma notas, mueve cosas en la pizarra y entabla conversaciones secundarias”.

El audio ostenta gran parte del poder de este medio. Si Chris se mueve hacia mi izquierda durante la conversación, la dirección del sonido de su voz cambia. Si se aleja, me cuesta más oírlo. Algunas salas de reuniones de Arthur están “insonorizadas” por diseño, de forma que, si una persona estuviera de pie detrás de la puerta cerrada, no podría oír a los que están dentro ni hablar con ellos. De hecho, me enteré por las malas durante la incorporación, porque un saltito descontrolado me sacó de la zona de alcance.

Durante esos saltos tan importantes y necesarios para navegar dentro de Arthur, mi mayor miedo era acabar encima de alguien al otro lado. Cosa que, evidentemente, puede ocurrir. Gracias a nuestros ligeros avatares, nadie acabó herido durante la colisión y nos echamos unas risas. Chris debe estar acostumbrado a estas cosas. O eso espero.

“Podrías realizar un test de personalidad completo a través de la VR”, me cuenta. Conforme nos adentramos en esta novedosa tecnología y las nuevas formas de conectar que ofrece, hay hechos sobre la experiencia humana que se mantienen vigentes: cada persona tiene sus preferencias y sus necesidades. Hay personas que prefieren espacios pequeños con un diseño elaborado, mientras que otras disfrutan más de salas amplias diseñadas para la congregación.

Sin duda, las empresas serán conscientes del valor de soluciones como Arthur, que les permiten ofrecer a su equipo una gran variedad de entornos: desde salas de reuniones diseñadas para organizar lluvias de ideas hasta anfiteatros que pueden alojar a grandes grupos de personas, pasando por azoteas perfectas para un buen brindis. “Hemos añadido la realidad mixta para que todo el mundo pueda invitar a sus compañeros de trabajo a su propio salón”, explica Chris. Escuchar eso hace que me preocupe por los cojines que tengo en casa.

Conforme Chris me guía hacia una sala de trabajo virtual y me enseña cómo el software importa los datos o reproduce otras soluciones de trabajo como pizarras, notas adhesivas y flujos de trabajo, me imagino a mí mismo celebrando una sesión de lluvia de ideas o una reunión de planificación trimestral con mi equipo en ese espacio. Aun así, me alegro de que no me haya pedido que escriba algo en una nota. Sigo sin fiarme mucho de mi capacidad para interactuar de forma fluida con Arthur. En realidad, todas las funciones son accesibles y fáciles de usar, pero sé que voy a hacer el ridículo si lo intento, al menos hoy y con una cámara grabándome.

Cuando digo esto, Chris le quita hierro al asunto y me dice “No deberías sentirte normal, porque no es algo normal. Si no fuera extraño, no habría supuesto ningún cambio. Es una transformación muy grande”.

Si hay algo que han demostrado los primeros en adoptar soluciones como Arthur y otras plataformas de VR, es que esta tecnología es para cualquiera que esté dispuesto a afrontar un poco de rareza para superar los límites de lo establecido.

“La gente tiene que estar preparada para afrontar un cierto grado de aprendizaje e invertir tiempo y atención en familiarizarse con la experiencia”, concluye Chris.

Y, para no dejarlo de mentiroso, me empieza a picar muchísimo la nariz mientras lo dice. Es inevitable. Voy a tener que descubrir cómo bajar los controladores y levantarme las gafas para solucionarlo. No tengo ni idea de cómo va a afectar a mi avatar ni de qué van a ver los demás. Me siento obligado a decirles lo que voy a hacer y nos echamos unas risas. Es otro momento, simple pero poderoso, que demuestra la capacidad y la realidad de nuestra presencia compartida.

Por lo menos, me alegro de no haber estornudado.