Få styr på hybridarbejdsmodellen

Hybridarbejde er blevet den foretrukne model for de mennesker, hvis jobs giver dem mulighed for det. Et globalt billede fra april/maj 2023 viste, at 25,6 % af medarbejderne havde et vist mønster med hybridarbejde, og 7,9 % arbejdede udelukkende hjemmefra.

Denne måde at arbejde på er populær hos medarbejderne. Ifølge det britiske CIPD siger 69 % af medarbejderne, at muligheden for fjernarbejde er vigtig, når de leder efter en ny jobrolle. Og i en spørgeundersøgelse fra jobsiden Monster sagde mere end én ud af fire arbejdere i USA, at de hellere ville have en rodbehandling end at arbejde på deres kontor fem dage om ugen. Næsten to ud af fem arbejdere sagde, at de ville overveje at opsige et job, der forlangte bare én dag med fysisk fremmøde.

Samtidig er arbejdsgiverne ikke helt overbeviste. 90 % planlægger at indføre politikker for tilbagekaldelse til kontorerne sidst i 2024, viser en spørgeundersøgelse fra Resumé Builder.

Der er helt tydeligt en uoverensstemmelse i forventningerne, der skal udglattes. Og det hjælper teknologien med. Mixed reality og virtual reality forvandler hybrid- og fjernarbejde ved at give en reel følelse af at være sammen og skabe det personlige præg og det sammenhold, som forudsætter, at mennesker kan trives. Uanset om de deltager i et virtuelt møde, arbejder på et kreativt projekt eller bliver undervist i nye færdigheder.

Men der er mere til det end bare teknologi. Det er relativt nemt at have en hybridarbejdsmodel. Men det kræver en masse tanker og planlægning at få den til at virke, samt yderligere support til de medarbejdere, der har svært ved at navigere i den decentraliserede måde at arbejde i flere miljøer på.

Hvordan kan en organisation så ramme den rigtige balance og få det til at virke?

Hvad er hybridarbejdsmodellen?

En hybridarbejdsmodel tilbyder det bedste fra begge verdener – en blanding af nær- og fjernarbejde. For eksempel kan en medarbejder arbejde hjemmefra tre dage om ugen og bruge to dage på kontoret. Ellers kan der være bestemte dage, hvor lederne forventer, at de ansatte deltager i personlige møder. Denne type organisering giver medarbejderne mulighed for at bevare den fleksibilitet, de har nydt godt af, mens de arbejdede hjemmefra, men stadig have de afgørende personlige relationer til kollegerne, der er så vigtige for samarbejde og velbefindende.

Lad os se på de forskellige typer af hybridarbejdsmodellen.

Hvorfor hybridarbejde?

Hybridarbejde er steget i popularitet i noget tid nu takket være hurtigere internet, værktøjer til samarbejde i skyen samt øget fokus på en sund balance mellem arbejde og fritid. Men det blev først for alvor en ting under pandemien, hvor det blev afgørende for virksomheder verden over at droppe traditionelt arbejde.

Fjernarbejde har mange fordele, som medarbejderne ikke vil give slip på. I så høj grad endda, at det bliver vigtigere for organisationer at tilbyde hybridarbejde, så de kan tiltrække og beholde talenterne.

Hvad er fordelene ved hybridarbejde?

En velkonstrueret hybridarbejdsmodel kan gavne samarbejdet, produktiviteten og tilfredsheden blandt medarbejderne. Åbn kasserne herunder for at få seks grunde til at bruge en hybridmodel.

Hybridarbejdsmodellen ser ud til at have den rigtige balance, men den er ikke fejlfri. Her er udfordringerne ved at bruge en hybridmodel:

1. Vanskeligheder med at bibeholde relationer

Et hybridteam er lidt som et langdistanceforhold. Der skal tillid og jævnlig kontakt til, for at det fungerer. Når man arbejder på samme sted hele tiden, er det relativt nemt at samarbejde, give feedback, få hjælp, deltage i møder og skabe solide fundamenter på de forskellige teams.

Når alle fjernarbejder, kan man lære at mestre et virtuelt samarbejde og bevare kontakten med jævnlige opfølgninger og virtuelle chats. Men når teams bliver opdelt, kan der opstå en splittelse mellem dem på kontoret og dem derhjemme.

2. Mangel på spontan interaktion

Mange mennesker nyder de tilfældige snakke, der opstår på arbejdspladsen. Fjernarbejdere føler, at de går glip af kulturen på arbejdspladsen med spontan kommunikation og holdaktiviteter. Når man er til stede personligt, er det nemmere at interagere med hinanden, snakke spontant og være sammen socialt efter arbejde. Mange af de udfordringer, hybridteams står overfor, handler om, hvor nemt det er at have kontakt.

3. Aktivering af hybridteams på nye måder

Det kan være svært og tidskrævende at holde fjernarbejdere engageret – af den årsag giver nogle ledere ikke området så meget opmærksomhed, som de burde. Når folk arbejder på kontoret, er det relativt nemt at bemærke deres kropssprog og løse problemerne, når behovet opstår. Det er langt sværere at afkode en persons følelser, når man ikke kan se vedkommende.

4. Ubalance i behandlingen af nær- og fjernarbejdere

Folk kan føle (hvad end de har ret eller ej), at nærarbejdere sommetider bliver prioriteret over fjernarbejdere. Lederne kan betragte de medarbejdere, de kan se på kontoret, som værende mere dedikerede og give dem mere støtte. Fjernarbejdere kan føle sig overset i trænings- og forfremmelsesregi, fordi de er mindre synlige end dem på kontoret. Derfor er det essentielt at skabe lighed på den hybride arbejdsplads.

5. Sværere for nyansatte at lære fra de mere erfarne ansatte

Dette er en af de største udfordringer ved hybridarbejde. Nyansatte kan have meget svært ved at finde sig til rette, hvis de kun har begrænset tid med kollegerne på kontoret. Ydermere er det langt sværere at opbygge relationer med kollegerne, hvis der ikke er nogen personlig interaktion. Dette kan føre til isolation og frustration.

6. Indvirkning på kulturen

Tilhørsforholdet i en organisation er ikke nødvendigvis så stærkt, når menneskene ikke fysisk befinder sig på det samme sted hele tiden. Fjernarbejderne kan føle, at de er mindre engagerede, udenforstående og ikke kan bidrage så meget, og i sidste ende at de ikke rigtigt passer ind. Alle teammedlemmer har behov for at føle sig forbundet med hinandens og virksomhedens succes.

Det hybride arbejdsmiljø

Når man administrerer et hybridarbejdsmiljø, er der et par ting, man bør tænke over, som man måske ikke har overvejet tidligere. En af de vigtigste ting er det fysiske rum. Hvis der for eksempel er i alt 150 medarbejdere, er der ikke brug for en bygning, der har plads til dem allesammen på samme tid.

Nogle medarbejdere arbejder måske kun på kontoret tirsdag og onsdag, og andre tager en weekendvagt. Således kan du bruge skrivebordsbooking. Det er essentielt at have en korrekt idé om, hvornår folk befinder sig i bygningen, så du kan finde de rette lokaler til dine behov.

Mange organisationer gentænker lige nu deres fysiske arbejdsmiljø fra bunden, så det virker bedre til hybridarbejde. Moderne kontorer bliver til mere fleksible miljøer til samarbejde og teambuilding snarere end formelle fuldtidsarbejdspladser.

Din opsætning kunne omfatte flere sociale områder, så medarbejderne kan få mest muligt ud af samarbejdet, når de er til stede. En anden idé er at have centre, hvor man kan have møder med klienter, samt møderum, der er fuldt udstyret til fysiske og virtuelle møder.

Sådan udføres hybridarbejde

Det er ikke nok bare at fortælle folk, at de kan fordele deres tid mellem hjemmet og kontoret og så håbe, at det nok skal gå. Du er nødt til at udvikle en solid strategi for din hybride arbejdsplads. Her er nogle ting, du kan tænke over for at få det til at fungere.

Gennemskuelighed i politikkerne for hybridarbejde

Indfør politikker, der tydeligt beskriver, hvad der forventes af din arbejdsstyrke. Hvis nogle ansatte har tilladelse til fjernarbejde, og andre ikke har, skal folk kende rationalet bag denne afgørelse for at undgå konflikt og misundelse. Nogle spørgsmål, der skal besvares:

• Hvor mange dage skal medarbejderne være fysisk til stede?

• Hvilken type arbejde kan bedre udføres personligt end virtuelt?

• Bør nogle bestemte medarbejdere befinde sig på kontoret samtidig for at kunne holde møder og samarbejde?

Det er vigtigt at få feedback på nye politikker og rette til undervejs, indtil du har en hybridmodel, der virker bedst muligt for dig.

Tidsplan for hybridarbejde

Ligesom mange virksomheder har tidsplaner til forskellige vagtmønstre, bør du overveje det samme for dine hybridarbejdere. Dette kan forebygge, at nogle medarbejdere altid er til stede med de samme mennesker eller er alene på kontoret, når alle andre arbejder hjemmefra.

Ud over at vise dig, hvorfra de ansatte arbejder, kan tidsplaner hjælpe dig med at se, hvad folk arbejder på, så alle bliver holdt ajour. Ellers kan du bruge delte kalendere, så folk ved, hvornår kollegerne planlægger at være på kontoret.

Fordeling af opgaver

Teamlederne kan optimere tidsplanerne ud fra, hvilken type arbejde der passer bedst til hhv. kontoret og hjemmemiljøet.

Asynkrone opgaver såsom dataregistrering eller forberedelse af en solopræsentation kan udføres uden andres input. Disse er ideelle at udføre derhjemme, hvor man kan sætte mere tid af uden afbrydelser. Synkrone opgaver passer derimod bedre til et kontormiljø. Det er den type opgaver, der kræver gruppesamarbejde, brainstorming, snak eller kreativitet.

Tillid

Tillid er fundamentet på enhver hybrid arbejdsplads. Selv efter succesen med fjernarbejde under pandemien mener nogle ledere stadig, at fjernarbejdere misbruger deres fritid og bliver dovne. Lederne er nødt til at stole på, at fjernarbejderne nok skal få udført deres arbejde, uden at de mikroovervåges.

Når lederne kan give slip, kan dette skabe et langt roligere arbejdsmiljø, især for de fjernarbejdere, der føler, at de er nødt til at arbejde flere timer for at bevise, at de arbejder hårdt. Når det er sagt, skal du stadig følge jævnligt op med dem for at sikre, at de er tilfredse.

Kommunikation

Kommunikationen med fjernarbejdere er anderledes end på kontoret, og den skal muligvis udtænkes grundigere. Der kan være behov for hyppigere opfølgninger for at se, hvordan folk har det med at arbejde hjemmefra, og om de har brug for ekstra støtte, uanset om det måtte være mere relateret til IT, en bedre stol eller vejledning i mindfulness.

Det kan være gavnligt at afholde jævnlige "pulsmålinger" og åbne spørgetimer, der giver dig øjeblikkelig feedback på medarbejdernes engagement og morale i det hybride arbejdsmiljø. Vis dem, at du påskønner ærlighed og udvisning af sårbarhed, og at alle har en stemme.

Inklusion

Du bør grundigt overveje inklusivitet, og hvordan teams kan arbejde problemfrit sammen i en hybrid opsætning. Det er afgørende, at man ikke tilsidesætter dem, der primært fjernarbejder, for eksempel hjemmeplejere, udearbejdende forældre og mennesker med handicap. Der er tit ubevidste fordomme mod fjernarbejdere, så sørg for, at de har de samme muligheder og føler sig lige så værdsat som dem, der vender tilbage til kontoret.

Lederne bør desuden fokusere ekstra omhyggeligt på at få nyansatte indfaset på en sådan måde, at de ikke føler sig udelukket og ikke føler, at det er svært at skabe relationer med deres kolleger. I første omgang kan det være en god idé, at de bruger det meste af tiden på kontoret side om side med kolleger, der kan vejlede dem og besvare alle deres spørgsmål, så de kan føle sig som en del af din hybride arbejdsplads.