Erfolg mit dem hybriden Arbeitsmodell

Das hybride Arbeiten stellt unter Beschäftigten, deren Job damit vereinbar ist, mittlerweile die bevorzugte Option dar. Einer globalen Momentaufnahme zufolge nutzten zwischen April und Mai 2023 schon 25,6 % der Beschäftigten ein hybrides Arbeitsmodell, während 7,9 % sogar komplett von zu Hause aus arbeiteten.

Bei Beschäftigten steht diese Arbeitsform äußerst hoch im Kurs. Laut dem britischen CIPD legen 69 % der Beschäftigten bei der Suche nach einem neuen Job großen Wert darauf, dass sie remote arbeiten können. Und in einer Umfrage der Jobbörse Monster gab mehr als ein Viertel der Arbeitnehmenden in den USA an, dass sie sich lieber einer Wurzelbehandlung unterziehen würden, als fünf Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. Knapp zwei von fünf Beschäftigten würden eine Kündigung in Betracht ziehen, wenn sie auch nur einen Tag pro Woche vor Ort sein müssten.

Arbeitgeber sind jedoch nicht ganz so überzeugt. In einer Umfrage von Resumé Builder.

Die Erwartungen gehen also ganz klar auseinander. Doch mithilfe von Technologie lässt sich diese Kluft überbrücken. Mixed und Virtual Reality revolutionieren sowohl die hybride Arbeit als auch die Arbeit im Homeoffice. Einerseits dadurch, dass sie die Entwicklung eines echten Zusammengehörigkeitsgefühls ermöglichen, andererseits durch die persönliche Komponente und die Verbundenheit, die Menschen benötigen, um sich erfolgreich einzubringen – ganz gleich, ob sie an einem virtuellen Meeting teilnehmen, an einem kreativen Projekt arbeiten oder sich neue Kompetenzen aneignen.

Es geht aber um weit mehr als nur um Technologie. Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ist zwar relativ einfach, aber damit es sich für dein Unternehmen auszahlt, muss alles gut durchdacht und geplant werden. Außerdem benötigen Mitarbeitende, die sich mit der dezentralen, räumlich verteilten Arbeitsweise nicht sofort zurechtfinden, zusätzliche Unterstützung.

Wie können Organisationen also die richtige Balance finden und das Modell erfolgreich umsetzen?

Was genau ist das hybride Arbeitsmodell?

Ein hybrides Arbeitsmodell vereint das Beste aus beiden Welten und bietet eine Kombination aus Vor-Ort- und Fernarbeit. Ein*e Mitarbeiter*in könnte zum Beispiel drei Tage in der Woche von zu Hause aus arbeiten und zwei Tage im Büro verbringen. Oder es gibt von Führungskräften festgelegte Tage, an denen die Mitarbeitenden persönlich an Meetings teilnehmen müssen. Auf diese Weise bleibt den Beschäftigten die Flexibilität erhalten, von der sie bei der Arbeit im Homeoffice profitierten. Gleichzeitig können sie aber die für die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden so wichtigen persönlichen Kontakte zu ihren Kolleg*innen pflegen.

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Varianten des hybriden Arbeitsmodells.

Was ist die Motivation hinter der hybriden Arbeit?

Das hybride Arbeiten erfreut sich schon seit einiger Zeit zunehmender Beliebtheit – unter anderem weil schnelleres Internet und Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen und ein ausgewogeneres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben gefördert wird. So richtig in den Vordergrund gerückt ist das Konzept aber erst während der Pandemie, als Unternehmen auf der ganzen Welt gezwungen waren, sich von traditionellen Arbeitsformen zu lösen.

Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, bietet gerade den Beschäftigten viele Vorteile, auf die sie nicht mehr verzichten möchten. Aus diesem Grund wird es für Unternehmen immer wichtiger, hybrides Arbeiten anzubieten, wenn sie qualifizierte Fachkräfte anziehen und halten möchten.

Was sind die Vorteile des hybriden Arbeitens?

Ein gut durchdachtes hybrides Arbeitsmodell kann sich positiv auf die Zusammenarbeit, die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auswirken. Erweitere die nachfolgenden Abschnitte und entdecke sechs Gründe, die für die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells sprechen.

Auch wenn das hybride Arbeitsplatzmodell eine ausgewogene Mischung darstellt, hat es auch seine Schwächen. So gibt es bei der Einführung eines Hybridmodells unter anderem folgende Herausforderungen zu beachten:

1. Schwierigere Aufrechterhaltung von Beziehungen

In einem hybriden Team zu arbeiten, fühlt sich ein bisschen an, wie eine Fernbeziehung zu führen. Um zu funktionieren, braucht es Vertrauen und regelmäßigen Kontakt. Wenn sich Menschen Tag für Tag begegnen, ist es verhältnismäßig einfach, eine gute Zusammenarbeit zu pflegen, Feedback zu geben, bei Bedarf Hilfe zu erhalten, an Meetings mitzuwirken und ein stabiles Fundament innerhalb des Teams zu schaffen.

Und wenn alle Beschäftigten remote tätig sind, wird die virtuelle Zusammenarbeit zur Routine und jede*r weiß, wie man mit regelmäßigen Check-ins und virtuellen Chats in Verbindung bleibt. Bei aufgeteilten Teams kann jedoch eine Kluft zwischen den Mitarbeitenden im Büro und denjenigen entstehen, die von zu Hause aus arbeiten.

2. Fehlende spontane Interaktionen

Viele Menschen schätzen die ungezwungenen Gespräche, die am Arbeitsplatz stattfinden. Beschäftigte, die remote arbeiten, haben oft das Gefühl, dass ihnen etwas entgeht, da sie die Bürokultur nicht live miterleben, keine spontanen Unterhaltungen führen und nicht an Teamaktivitäten teilnehmen können. Wenn man persönlich anwesend ist, fällt es leichter, miteinander zu kommunizieren, sich kurz auszutauschen und nach Feierabend Kontakte zu pflegen. Die meisten Herausforderungen, mit denen hybride Teams konfrontiert sind, hängen damit zusammen, wie einfach man Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten kann.

3. Notwendigkeit für neue Formen der Einbindung bei hybriden Teams

Dafür zu sorgen, dass sich Beschäftigte im Homeoffice eingebunden fühlen, erfordert viel Zeit und Mühe – deshalb schenken manche Führungskräfte diesem Thema möglicherweise nicht ganz so viel Aufmerksamkeit, wie sie sollten. Wenn die Menschen vor Ort arbeiten, verrät einem ihre Körpersprache relativ viel, sodass man bei Bedarf Hilfestellung leisten kann. Bei Menschen, die man nicht in natura sieht, ist es viel schwieriger, ihre Emotionen zu erkennen.

4. Ungleichgewicht im Umgang mit remote und vor Ort arbeitenden Personen

Manche Menschen haben den Eindruck – ob nun berechtigt oder nicht –, dass Beschäftigte, die vor Ort arbeiten, gegenüber solchen, die remote tätig sind, bevorzugt behandelt werden. Unter Umständen nehmen Führungskräfte Mitarbeitende, die im Büro präsent sind, als engagierter wahr und geben ihnen mehr Unterstützung. Mitarbeitende im Homeoffice könnten das Gefühl bekommen, bei Fortbildungsmaßnahmen und Aufstiegschancen übergangen zu werden, weil sie im Vergleich zu den Mitarbeitenden im Büro weniger stark wahrgenommen werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Gleichbehandlung am hybriden Arbeitsplatz zu gewährleisten.

5. Erschwerte Bedingungen für neue Mitarbeitende, von erfahrenem Personal zu lernen

Hier liegt eine der größten Herausforderungen des hybriden Arbeitens. Für neue Beschäftigte stellt es oft ein Problem dar, die Arbeitsabläufe zu verinnerlichen, wenn sie kaum Zeit mit ihren Kolleg*innen im Büro verbringen. Aufgrund des fehlenden persönlichen Kontakts fällt es ihnen auch viel schwerer, eine Verbindung zu ihren Kolleg*innen aufzubauen. Infolgedessen fühlen sie sich häufig ausgeschlossen und frustriert.

6. Auswirkungen auf die Betriebskultur

Beschäftigte, die nicht dauerhaft vom Büro aus arbeiten, entwickeln oft ein weniger ausgeprägtes Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen. Mitarbeitende im Homeoffice haben manchmal den Eindruck, nicht so gut eingebunden und auf dem Laufenden zu sein, nicht so viel beitragen zu können und letztlich nicht richtig dazuzugehören. Alle Teammitglieder müssen sich dem Erfolg der anderen und des Unternehmens verpflichtet fühlen.

Das hybride Arbeitsumfeld

Bei der Organisation eines hybriden Arbeitskonzepts gibt es ein paar Punkte zu beachten, die du bisher vielleicht noch nicht berücksichtigen musstest. Einer der wichtigsten Aspekte betrifft die Räumlichkeiten. Wenn du zum Beispiel insgesamt 150 Personen beschäftigst, benötigst du kein Gebäude, in dem alle zur gleichen Zeit arbeiten können.

Manche Beschäftigte arbeiten vielleicht nur dienstags und mittwochs im Büro, während andere ihre Wochenendschicht vor Ort verbringen. Es bietet sich daher an, ein Hot-Desking-System zu etablieren. Damit du die passenden Räumlichkeiten für deine Bedürfnisse auswählen kannst, solltest du dir einen genauen Überblick darüber verschaffen, wann deine Mitarbeitenden anwesend sein werden.

Viele Unternehmen führen aktuell eine komplette Umgestaltung ihrer räumlichen Gegebenheiten durch, um sie optimal auf das hybride Arbeiten abzustimmen. Moderne Büros entwickeln sich immer mehr zu flexiblen Räumen, in denen Personen zusammenarbeiten und Teambuilding-Aktivitäten stattfinden, weg von klassischen Arbeitsplätzen, die dauerhaft besetzt sind.

Du könntest zum Beispiel mehr Gemeinschaftsräume einrichten, um deinen Mitarbeitenden vor Ort die bestmöglichen Bedingungen für die Zusammenarbeit im Team zu bieten. Denkbar sind auch sogenannte Hubs, an denen sich die Mitarbeitenden mit Kund*innen treffen können, und Meetingräume, die sowohl für Präsenz- als auch für virtuelle Meetings.

So setzt du das hybride Arbeiten erfolgreich um

Deinen Beschäftigten einfach mitzuteilen, dass sie ihre Arbeitszeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen können, und zu hoffen, dass alles reibungslos funktioniert, wird nicht reichen. Was du wirklich brauchst, ist eine tragfähige Strategie für die hybride Arbeit. Nachfolgend findest du ein paar Punkte, die du beachten solltest, um das Konzept erfolgreich umzusetzen.

Transparente Richtlinien für die hybride Arbeit

Formuliere eindeutige Richtlinien, in denen festgelegt ist, was von deiner Belegschaft erwartet wird. Wenn manche Beschäftigte remote arbeiten dürfen, andere aber nicht, müssen die Mitarbeitenden die Gründe dafür nachvollziehen können. Nur so lassen sich Konflikte und Unmut vermeiden. Du solltest dir unter anderem zu den folgenden Fragen Gedanken machen:

• Wie viele Tage sollten die Mitarbeitenden im Büro sein?

• Welche Arbeit lässt sich besser persönlich als virtuell erledigen?

• Sollten bestimmte Mitarbeitende zur gleichen Zeit im Büro sein, damit sie Meetings abhalten und zusammenarbeiten können?

Hol unbedingt Feedback zu den neuen Richtlinien ein und passe sie kontinuierlich an, bis du ein Hybridmodell entwickelt hast, das optimal zu deinem Unternehmen passt.

Dienstpläne für die hybride Arbeit

Unternehmen mit einem Schichtbetrieb setzen bei der Organisation auf genaue Dienstpläne. Dieses Prinzip solltest du auch für deine hybrid arbeitenden Teams in Betracht ziehen. So kannst du vermeiden, dass deine Mitarbeitenden vor Ort immer auf dieselben Personen treffen oder allein im Büro sind, während alle anderen von zu Hause aus arbeiten.

Mithilfe von Dienstplänen ist nicht nur ersichtlich, von wo aus die Beschäftigten an einem bestimmten Tag arbeiten, sondern auch, woran sie gerade arbeiten. So bleiben alle auf dem Laufenden. Alternativ kannst du auch gemeinsame Kalender nutzen, damit die Mitarbeitenden wissen, welche Person wann im Büro sein wird.

Aufgabenzuweisung

Bei der Optimierung von Zeitplänen sollten Team Leads berücksichtigen, welche Art von Arbeit sich besser für das Büro oder für zu Hause eignet.

Asynchrone Aufgaben können unabhängig von anderen erledigt werden, z. B. Dateneingabe oder das Erstellen einer eigenständigen Präsentation. Diese Aufgaben sind ideal für das Homeoffice, da Personen zu Hause große Zeiträume einplanen können, in denen sie nicht gestört werden. Synchrone Aufgaben sind hingegen besser für das Büro geeignet. Solche Aufgaben erfordern die Zusammenarbeit in der Gruppe, gemeinsame Brainstorming-Sessions bzw. Gespräche oder den kreativen Austausch.

Vertrauen

Vertrauen ist die Basis für jeden hybriden Arbeitsplatz. Selbst nach der erfolgreich umgesetzten Fernarbeit während der Pandemie glauben manche Manager*innen weiterhin, dass Beschäftigte, die remote arbeiten, ihre Freiheiten ausnutzen und häufig Zeit vertrödeln. Manager*innen müssen ihren Mitarbeitenden vertrauen, dass sie ihre Arbeit auch ohne konstante und genaue Kontrolle erledigen können.

Zu lernen, die Zügel locker zu lassen, schafft ein insgesamt ruhigeres Arbeitsumfeld – vor allem für Mitarbeitende im Homeoffice, die oft das Gefühl haben, dass sie länger arbeiten müssen, um ihr Engagement zu demonstrieren. Dennoch ist der regelmäßige Austausch mit ihnen wichtig für ihre Zufriedenheit.

Kommunikation

Zwischen Beschäftigten vor Ort und solchen, die remote arbeiten, gibt es hinsichtlich der Kommunikation Unterschiede, die zusätzliche Beachtung erfordern. Eventuell ist es häufiger nötig, sich zu erkundigen, wie die Beschäftigten mit der Arbeit von zu Hause aus zurechtkommen und ob sie zusätzliche Unterstützung benötigen – sei es in Form von besserer IT, einem bequemeren Arbeitsstuhl oder Achtsamkeitsübungen.

Regelmäßige Pulsbefragungen und „Ask-Me-Anything“-Sessions können hilfreich sein, um unmittelbares Feedback zum Arbeitseinsatz und zur Arbeitsmoral in einem hybriden Arbeitsumfeld zu erhalten. Ermutige deine Mitarbeitenden, ihre ehrliche Meinung zu äußern. Gib ihnen zu verstehen, dass auch Zeichen von Schwäche nicht negativ aufgefasst werden und dass jede einzelne Stimme Gehör findet.

Inklusion

Mach dir ausführliche Gedanken zur Inklusion und dazu, wie Teams in einem hybriden Arbeitsumfeld harmonisch zusammenarbeiten können. Auf gar keinen Fall dürfen bestehende Ungleichheiten noch verstärkt werden, indem diejenigen benachteiligt werden, die hauptsächlich remote arbeiten, wie etwa Betreuungspersonen, berufstätige Eltern und Menschen mit Behinderungen. Oft herrscht eine unbewusste Voreingenommenheit gegenüber Personen, die von zu Hause aus arbeiten. Deshalb solltest du dafür sorgen, dass sie die gleichen Chancen erhalten und sich genauso wertgeschätzt fühlen wie diejenigen, die ins Büro zurückkehren.

Manager*innen sollten zudem ein besonderes Augenmerk auf das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen legen, damit sie sich nicht ausgegrenzt fühlen. Es ist wichtig, dass sie Kontakte zu ihren Kolleg*innen knüpfen können. Zu Beginn sollten sie die meiste Zeit vor Ort mit Kolleg*innen zusammenarbeiten, die ihnen als Mentor*innen zur Seite stehen und alle Fragen beantworten können. Auf diese Weise können sie optimal in das hybride Arbeitsumfeld integriert werden.