Organiser votre première réunion en RV
Les réunions sont essentielles au rassemblement des collègues en vue d’un remue-méninges, de résolution de problèmes, d’apprentissage ou de prise de décisions importantes. Cependant, dans le cas d’une main-d’œuvre hybride ou à distance, les liens qui peuvent se créer grâce aux interactions en face à face sont plus difficiles à établir.
La réalité virtuelle répond à notre désir naturel d’interaction humaine. Elle permet d’établir et de maintenir des relations plus efficaces que les solutions de visioconférence classiques. Elle permet également d’économiser les ressources habituellement nécessaires à la réunion d’équipes disparates dans le monde physique.
Avec une planification et une préparation adéquates, les réunions en RV peuvent être un moteur d’innovation et de productivité, tout en reflétant une culture organisationnelle positive et favorable. Il existe également une procédure claire, étape par étape, pour les réaliser correctement.
1. Trouver le bon casque de RV
Choisir les bons casques Meta Quest demande une connaissance de l’objectif de votre réunion, des lieux impliqués et des personnes qui y participeront.
Pour les réunions générales régulières, les évènements et les autres grandes réunions animées par un présentateur, l’économique Meta Quest 3S pourrait être la meilleure option pour un déploiement à grande échelle.
Pour rendre les réunions à distance plus interactives et immersives pour les travailleurs à distance, essayez la puissante solution Meta Quest 3. L’utilisation de la réalité mixte (RM) améliore aussi le processus collaboratif, permettant à plusieurs équipes et parties prenantes de travailler ensemble en temps réel.
Pour les démonstrations et les présentations de produits, le Meta Quest 3 crée une expérience de RV de pointe grâce à la modélisation 3D et les prototypes virtuels. Le suivi des mains, du visage et des yeux vous offre aussi davantage de contrôles dans l’environnement virtuel.
Une fois que vous avez choisi vos casques, Meta Quest for Business rend le déploiement rapide, évolutif, fluide et sécurisé. Cette solution vous aide à gérer les accès, vous permet de paramétrer chaque casque et vous offre une assistance pour vous aider à démarrer. Cette solution comprend également une fonctionnalité de gestion des applications, qui vous permet de personnaliser l’expérience des employés à l’aide d’applications offertes dans la boutique Meta Quest.
2. Évaluer les différentes applications de réunion en RV
Les applications rendent la RV pertinente pour vos équipes et peuvent également vous aider à combiner l’environnement 3D avec les outils 2D qu’elles connaissent déjà.
Pour rester dans l’écosystème Meta, essayez Horizon Workrooms. Cette solution s’intègre à Zoom, ce qui permet à tout le monde de participer aux réunions, avec ou sans casque de RV.
Profitez de vos produits Microsoft dans l’espace 3D avec Microsoft Mesh. Vous pouvez rejoindre les réunions Microsoft Teams à partir de l’application et utiliser votre logiciel MS existant. Découvrez les cinq avantages des réunions immersives avec Microsoft Mesh sur Meta Quest.
Arthur est une application de RV sociale conçue pour ressembler davantage à une salle de discussion. Elle comprend une gamme de fonctionnalités de productivité, notamment des tableaux d’affichage, des organigrammes et le partage de fichiers 3D.
Si ces applications ne correspondent pas à ce que vous recherchez, vous pouvez toujours créer la vôtre. OpenXR de Meta fournit un cadre pour le développement de la RM sur les appareils Meta Quest.
3. Trouver le lieu idéal pour vos réunions en RV
Vous contrôlez l’apparence et le fonctionnement de vos salles de réunion virtuelles. Vous pouvez ainsi choisir une solution standard ou entièrement personnalisée.
Espaces virtuels prêts à l’emploi
Des présentations commerciales aux salles de réunion, vous trouverez un espace de réunion virtuel adapté à vos besoins, avec un décor inspirant. Imaginez une vue sur l’océan ou les sommets des montagnes. Les salles peuvent également être agrandies ou réduites en fonction du nombre de participants.
Personnaliser un espace sur une application existante
Vous pouvez modifier la disposition et les fonctionnalités des pièces, et ajouter des images ou des vidéos sans écrire une seule ligne de code. Grâce à une boîte à outils telle que celle fournie avec Microsoft Mesh, les salles de réunion en RV sont entièrement personnalisables.
Concevoir un espace de réunion en RV à partir de zéro
Vous aurez besoin de l’aide d’un développeur tiers, mais vous pouvez également concevoir un espace de travail virtuel à partir de zéro. Créez une réplique numérique de vos bureaux physiques ou une représentation visuelle de votre philosophie d’entreprise.
4. Choisir les fonctionnalités de votre salle de réunion en RV
Présentations, examens, remue-méninges, ateliers, intégration, réunions sur l’état d’avancement, présentations, entretiens individuels, sessions de collaboration et de réseautage : tout cela peut se faire dans le métavers.
Avatars personnalisables : l’identité, l’individualité et la première impression comptent.
Outils de collaboration : tableaux blancs, partage de fichiers, partage d’écran, tableaux d’affichage, tableaux de kanban et cartes mentales.
Outils de modélisation 3D : pour favoriser la créativité et l’innovation.
Salons secondaire : pour les discussions en petits groupes.
Présentations : pour les conférences et les assemblées publiques.
Formats de style atelier : modèles pour différentes activités, du remue-méninges à la formation.
Intégration avec les applications de productivité existantes : pour optimiser la planification rapide.
Activités et jeux : pour le renforcement d’équipe et pour briser la glace.
Espaces sociaux : inclus les cafés et les espaces extérieurs.
Salles d’attente et salles de réception : pour gérer qui participe aux réunions et à quel moment.
Sondages : pour les grands évènements ou lorsque le vote privé est requis.
Récompenses dans l’application : pour favoriser l’interaction.
Flux de données : par exemple, mises à jour en temps réel sur les marchés boursiers, les réseaux sociaux, les horaires ou la météo.
Horloges internationales : pour gérer la collaboration entre différents fuseaux horaires.
5. Inviter les participants à faire un test
Vérifiez le son, l’audio et la stabilité de votre connexion Internet. Les employés ont également besoin d’une formation pour les aider à naviguer en toute confiance dans l’espace de réunion en RV et à adopter cette nouvelle technologie, afin de minimiser toute résistance.
C’est également le moment idéal pour établir un code de conduite pour les réunions en RV, incluant notamment ce qui suit :
Être attentif aux autres conversations, ne pas parler en même temps que quelqu’un d’autre et couper le micro pour éviter les bruits de fond gênants.
Être présent et ne pas faire plusieurs choses à la fois (ce qui est plus facile en RV lorsque vous participez activement dans un espace immersif).
Obtenir le consentement avant d’enregistrer.
Ne jamais utiliser l’avatar de quelqu’un d’autre.
Respecter l’espace personnel virtuel des autres.
Accueillir les nouveaux participants et dire au revoir avant de partir.
6. Veiller à la santé et à la sécurité en mode réalité virtuelle
Le mal des transports et la désorientation peuvent être problématiques lorsque vous portez un casque de réalité virtuelle, tout comme les tensions à la tête et au cou. Veillez à ce que vos équipes sachent comment prendre soin d’elles-mêmes. La santé et la sécurité ne devraient pas être une préoccupation secondaire.
7. Obtenir une rétroaction
Examinez l’intégralité de la réunion en RV afin de vous aider à résoudre tout problème et à vérifier que tout le monde est prêt. Les formulaires de rétroaction, les sondages courts, les votes, les rencontres individuelles avec les chefs d’équipe et les boîtes à suggestions peuvent vous aider à avoir une vue d’ensemble plus complète de la situation.
Il est essentiel d’évaluer les progrès et l’acceptation au moyen de conversations ouvertes et honnêtes. La réalité virtuelle est une aventure partagée qui ne fait que commencer.