Comment organiser votre première réunion de VR
Les réunions sont essentielles pour se retrouver entre collègues et réfléchir, résoudre des problèmes, apprendre ou prendre des décisions importantes. Toutefois,avec une main d’œuvre hybride ou à distance, les connexions possibles par le biais d’interactions en face à face sont plus difficiles à créer.
La réalité virtuelle répond à notre désir naturel d’interaction humaine. Elle permet d’établir et de maintenir les relations plus efficacement que l’expérience typique de la vidéoconférence. Il permet également d’économiser les ressources habituellement nécessaires pour réunir des équipes disparates dans le monde physique.
Par une planification et une préparation adéquates, les réunions en VR peuvent être une force motrice pour l’innovation et la productivité, tout en témoignant d’une culture d’entreprise positive et solidaire. Il existe également une procédure claire, étape par étape, pour les réaliser correctement.
1. Trouver le bon casque VR
Le choix des bons casques Meta Quest commence par la connaissance de l’objectif de la réunion, des lieux concernés et des personnes qui seront présentes.
Pour les réunions publiques habituelles, les évènements et autres grandes réunions animées par une personne, le Meta Quest 3S au budget plus raisonnable pourrait être la meilleure option pour un déploiement à grande échelle.
Pour des réunions plus interactives et immersives auxquelles participe le personnel à distance, le puissant Meta Quest 3 est une bonne idée. Grâce à la réalité mixte (MR), il améliore également le processus de collaboration, en permettant à plusieurs équipes et parties prenantes de travailler ensemble en temps réel.
Pour les démos et présentations de produits, le Meta Quest 3 crée une expérience VR de pointe grâce à la modélisation 3D et aux prototypes virtuels. Le suivi des mains, des visages et des yeux vous permet également de mieux contrôler l’environnement virtuel.
Une fois vos casques choisis, Meta Quest for Business permet un déploiement rapide, évolutif, fluide et sûr. Vous pouvez gérer l’accès en contrôlant chaque casque, et bénéficiez d’assistance pour vous aider à vous lancer. Vous pouvez y gérer les applications pour une expérience plus personnalisée avec celles disponibles dans le Meta Quest Store.
2. Évaluer les options pour vos applications de réunion en VR
Les applications rendent la VR pertinente pour vos équipes et peuvent également vous aider à combiner l’environnement 3D avec les outils 2D qui leur sont déjà familiers.
Pour rester dans l’écosystème Meta, essayez Horizon Workrooms. Cette solution s’intègre à Zoom, de sorte que les réunions sont ouvertes à tout le monde, avec ou sans casque VR.
Faites entrer vos produits Microsoft dans l’espace 3D avec Microsoft Mesh. Vous pouvez participer à des réunions Microsoft Teams via l’application et utiliser votre logiciel MS existant. Découvrez cinq avantages des réunions immersives avec Microsoft Mesh sur Meta Quest.
Application VR sociale conçue pour ressembler à un salon de discussion, Arthur s’accompagne de plusieurs fonctionnalités permettant la productivité, notamment des panneaux d’affichage, des organigrammes et le partage de fichiers en 3D.
Si ces applications ne correspondent pas à ce que vous recherchez, vous pouvez toujours créer la vôtre. Le pack OpenXR de Meta fournit un cadre pour le développement de la MR sur les appareils Meta Quest.
3. Trouver le lieu de réunion en VR idéal
C’est vous qui contrôlez l’aspect et la convivialité de vos salons de réunion virtuels. Vous pouvez ainsi choisir une solution standard ou entièrement personnalisée.
Espaces virtuels prêts à l’emploi
Qu’il s’agisse d’une réunion d’affaires ou d’une réunion en petit comité, vous trouverez forcément un espace virtuel adapté et inspirant. Pensez à une vue sur l’océan ou à des montagnes. Les salons peuvent être agrandis ou réduits en fonction du nombre de personnes présentes.
Personnaliser un espace dans une application existante
Vous pouvez modifier la composition et les caractéristiques du salon et ajouter des images ou des vidéos sans codage nécessaire. À l’aide d’une boîte à outils comme celle qui est fournie avec Microsoft Mesh, les salons de réunion virtuels sont entièrement personnalisables.
Concevoir un espace de réunion en VR à partir de zéro
Vous aurez besoin de l’aide d’équipes de développement tierces, mais il est également possible de concevoir un espace de travail virtuel à partir de zéro. Créez une réplique digitale de vos bureaux physiques ou une représentation visuelle de votre philosophie d’entreprise.
4. Choisissez les caractéristiques de votre salon de réunion en VR
Présentations, examens, réflexions, ateliers, accueil de recrues, réunions 1-2-1, sessions de coworking et de networking : tout peut se faire dans le métavers.
Avatars personnalisables : l’identité, l’individualité et la première impression sont importantes.
Outils de collaboration : tableaux blancs, partage de fichiers, partage d’écran, panneaux d’affichage, systèmes kanban et cartes mentales.
Outils de modélisation 3D : pour favoriser la créativité et l’innovation.
Petits salons de réunion : pour les discussions en petits groupes.
Présentations : pour les conférences et les réunions publiques.
Formats d’ateliers : modèles pour différentes activités, de la réflexion à la formation.
Intégration avec les applications de productivité existantes : pour une planification productive des sprints.
Activités et jeux : pour renforcer l’esprit d’équipe et briser la glace.
Espaces sociaux : cafés et espaces extérieurs.
Halls/salles d’attente : pour gérer les personnes qui participent aux réunions et leur arrivée.
Sondages : pour les grands événements ou lorsqu’un vote privé est nécessaire.
Récompenses dans l’application : pour pousser à l’interaction.
Flux de données : par exemple, mise à jour en temps réel des marchés boursiers, des données sociales, des horaires ou de la météo.
Horloges internationales : pour gérer la collaboration entre différents fuseaux horaires.
5. Invitations à un essai
Vérifiez votre son, vos paramètres audio et la stabilité de votre connexion à Internet. Les membres de votre personnel ont également besoin d’une formation pour les aider à parcourir en toute confiance l’espace de réunion virtuel et à adopter la nouvelle technologie, en minimisant toute résistance.
C’est également le moment de définir une bonne étiquette pour les réunions en VR, notamment :
Être à l’écoute des autres, ne pas couper la parole et couper son micro pour éviter les bruits de fond gênants.
Montrer son implication et ne pas faire plusieurs choses à la fois (ce qui est plus facile en VR lorsqu’on prend pleinement part à l’espace immersif).
Obtenir les consentements nécessaire avant tout enregistrement.
Ne jamais utiliser l’avatar des autres.
Respecter l’espace personnel virtuel des autres.
Souhaiter la bienvenue aux nouvelles personnes et dire au revoir avant de partir.
6. VR, santé et sécurité
Le mal des transports et la désorientation peuvent être un problème lorsque l’on porte un casque VR de même que la fatigue de la tête et du cou. Assurez-vous que vos équipes savent comment prendre soin d’elles-mêmes. La santé et la sécurité ne méritent aucun compromis.
7. Recueillir des avis
Passez en revue toute l’expérience de réunion en VR pour vous aider à résoudre les problèmes et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’ondes. Les formulaires d’avis, les enquêtes succinctes, les votes, les sessions 1-2-1 avec les responsables d’équipe et les boîtes à idées peuvent vous aider à prendre le pouls de personnes qui ont participé.
Il est essentiel d’évaluer les progrès et l’acceptation par des conversations ouvertes et honnêtes. La réalité virtuelle est une expérience partagée qui n’en est qu’à ses débuts.
