Réunions d’équipe : apprendre à travailler en réalité virtuelle

Je suis tellement nerveuse avant ma première réunion en réalité virtuelle que je finis par enfiler le casque que l’on m’a prêté 10 minutes à l’avance, j’entre dans l’espace de réunion et — surprise ! — il n’y a personne. Je retire donc mon casque, fais les cent pas pendant quelques minutes, puis reviens à l’heure prévue comme si de rien n’était.

L’équipe d’Arthur Technologies m’a pourtant donné un cours en ligne hier, durant lequel elle a poliment répondu à plusieurs de mes questions les plus pressantes, comme « Comment puis-je me lever ? » et « Comment puis-je me débarrasser de ce bloc-notes géant flottant que j’ai créé par inadvertance ? ».

Au cours de ma formation, le personnel m’a également enseigné plusieurs autres compétences essentielles pour les entretiens en VR, notamment comment boire du champagne virtuel, comment se téléporter (ce qui me semble plutôt être un saut de puce) et comment placer mes bras de manière à ce que mon avatar ne ressemble pas à un vélociraptor.

Pourquoi je m’inflige tout cela ? Parce que je suis ici pour parler au fondateur et PDG d’Arthur, Christoph Fleischmann. Au moins, nos présentations n’ont rien de gênant : l’avatar de Christoph est facile à reconnaître dans la VR parce qu’il a été créé à partir d’une photo. C’est également le cas du mien : il s’agit en fait d’une photo professionnelle tirée de LinkedIn. Et, en effet, il est possible de choisir sa tenue. L’équipe d’Arthur m’a donné un élégant ensemble blazer et jean, avec une paire de baskets blanches pour la touche décontractée. J’aimerais bien qu’ils m’habillent pour toutes mes réunions.

Ayant grandi à Vienne, loin d’un grand centre industriel, Christoph se sentait isolé de la communauté technologique mondiale. Lorsqu’il a découvert la technologie de la réalité augmentée il y a dix ans, elle était considérée par la plupart comme un gadget marketing. Vous vous souvenez de l’époque où on nous demandait de scanner un code QR pour faire apparaître un logo virtuel ? Cependant, pour Christoph, la graine d’une idée bien plus grande a été plantée. Il s’est dit que cela pourrait être la solution qui égaliserait les règles du jeu, en lui permettant de communiquer différemment, de manière plus constructive, avec une communauté qui évolue à vitesse grand V.

Pour décrire au mieux les points forts d’Arthur, une société dont le logiciel aide les entreprises à se rencontrer, à collaborer et à gérer le travail dans la réalité virtuelle, il suffit de penser à l’histoire d’une évasion de prison. Un de leurs premiers clients, le groupe informatique d’une grande entreprise automobile, travaillait avec eux depuis quelques mois. À l’époque, les entreprises planifiaient la plupart de leurs projets en présentiel, les membres se réunissant pour coller des post-its sur un mur. Au lieu de cela, l’équipe d’Arthur les a rejoints en VR.

Il s’est avéré que le client informatique d’Arthur avait piraté le logiciel afin d’élargir l’espace de réunion pour y inclure une zone plus conviviale, un peu comme celle sur laquelle j’ai rejoint Christoph pour notre conversation (il admet fièrement qu’Arthur a adopté l’idée). Tout le monde est « allé dehors » pour faire une pause et discuter de tout et de rien sans sortir de la VR.

« C’était un moment assez magique », se souvient Christoph. « Nous nous sommes rendu compte qu’il ne s’agissait pas seulement d’un lieu de réunion, mais d’un espace de travail et de création de lien social. »

Je remarque qu’il y a une certaine forme de liberté, une invitation à un type de communication plus décontracté qui découle des douces teintes du coucher de soleil de notre vue virtuelle. Christoph me rappelle que c’est parce que mon cerveau se fait piéger, que ma conscience spatiale se modifie subtilement sans que je m’en aperçoive. Si je m’approchais du bord de cette rambarde VR, par exemple, je ressentirais probablement des picotements dans les pieds.

La présence est l’idée de base sur laquelle repose la création de la société Arthur. Tout a été conçu pour que les personnes se sentent à l’aise et aient l’impression de pouvoir s’exprimer. Cependant, pour que les entreprises adoptent cette solution à grande échelle, la connexion émotionnelle ne suffisait pas.

Christoph aime parler du diagramme de Venn qui met en relation la présence et la productivité. Nombreuses sont les entreprises qui s’interrogent sur la manière de concilier ces deux concepts, plutôt que de choisir l’un au détriment de l’autre. Chez Arthur, « une productivité bien conçue vous permet de vous sentir plus présent·e et plus impliqué·e ». Il décrit une réunion de dix personnes. Dans un appel vidéo de cette taille, il est difficile pour l’ensemble des participant·es d’intervenir de manière active et régulière. Dans le cas présent, « tout le monde est impliqué, prend des notes, déplace des éléments sur le tableau blanc, entame des conversations en marge de la réunion ».

L’audio concentre une grande partie de la puissance du média. Si Christoph se déplace vers ma gauche pendant notre conversation, la direction du son de sa voix change. S’il s’éloigne, il devient plus difficile de l’entendre. De par leur conception, certaines salles de réunion d’Arthur sont « insonorisées », de sorte qu’une personne se trouvant derrière la porte ne peut ni entendre celles et ceux qui se trouvent à l’intérieur, ni leur parler. Je l’ai appris à mes dépens pendant mon intégration, lorsqu’un « saute-mouton » malencontreux m’a fait sortir du champ.

Ma plus grande crainte lors de ces sauts, qui sont une fonctionnalité importante et nécessaire pour naviguer sur la plateforme, est d’atterrir accidentellement sur quelqu’un qui se trouve de l’autre côté. Bien sûr, cela arrive. Grâce à nos avatars très légers, personne n’est blessé lors de la collision, et nous en rions. Christoph doit y être habitué. Enfin, je l’espère.

« Il y a tout un test de personnalité que l’on pourrait concevoir autour de la VR », me dit-il. Alors que nous entrons dans l’ère des nouvelles technologies et des nouveaux modes de communication, certaines vérités relatives à l’expérience humaine demeurent : nous avons toutes et tous des goûts et des besoins différents. Certaines personnes préfèrent les petits espaces, soigneusement conçus, tandis que d’autres s’épanouissent dans des grands espaces ouverts faits pour se réunir.

Les entreprises apprécieront les solutions comme Arthur qui leur permettent d’accompagner leur équipe grâce à divers environnements, allant des salles de réunion conçues pour le brainstorming aux amphithéâtres qui peuvent accueillir tous les membres, en passant par les toits-terrasses parfaits pour porter un toast. « Nous avons ajouté la réalité mixte, précise Christoph, pour que vous puissiez inviter vos collègues dans votre salon ». Je commence immédiatement à m’inquiéter du choix de mes coussins.

Alors que Christoph m’emmène dans une salle de travail virtuelle, me montrant comment le logiciel peut importer des données et reproduire d’autres solutions de travail comme les tableaux blancs, les notes autocollantes et les flux kanban, je m’imagine en train de conduire une séance de brainstorming ou une réunion de planification trimestrielle avec mon équipe dans cet espace. Cela étant dit, je suis heureuse qu’il ne me demande pas de rédiger une note. Je ne suis pas certaine de pouvoir interagir sans heurts sur la plateforme. Toutes les fonctionnalités sont accessibles et conviviales. Je sais juste que, du moins aujourd’hui, je n’aurai pas l’air cool en essayant de le faire devant une caméra.

Lorsque je fais part de mes craintes à Christoph, il me rassure : « C’est normal que cela ne paraisse pas naturel, parce que ce ne l’est pas. Si cela n’était pas bizarre, ce ne serait pas un changement suffisamment important. C’est un énorme changement ».

Ce constat s’applique peut-être aux premier·ères utilisateur·ices de solutions comme Arthur et de plateformes comme la VR en général : cette technologie s’adresse à toute personne prête à accepter un peu de bizarrerie dans sa quête de nouvelles frontières.

« Les utilisateur·ices doivent s’attendre à passer du temps à se former et à consacrer de l’attention à cette expérience en vue de véritablement se familiariser avec elle », conclut Christoph.

Comme pour lui donner raison, mon nez commence à me démanger horriblement au milieu de sa phrase. C’est inévitable. Je vais devoir trouver un moyen d’abaisser ma manette et de relever mon casque pour y remédier. Je n’ai aucune idée de l’effet que cela aura sur mon avatar ni de ce que les autres verront. Je me sens obligée de les avertir, et nous en rions. C’est un autre moment, anodin mais fort, qui renforce la puissance et la réalité de notre présence commune.

Je suis quand même soulagée de ne pas avoir eu à éternuer.

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